人の本質についての考察
あるシンポジウムにパネリストで招かれたときのこと。同じくパネリストとして参加したIT業界の著名人はこういいました。「便利になる流れは止められない」。
次々と生まれるITツールやサービスに対して、批判的でいるより受け入れる姿勢が大切だという主張です。低きに水が集まるように、人が便利に集うことは理解できます。しかし、便利な道具を不便に使いこなすのが0.2な人たちです。
そもそも「便利」とは曖昧な言葉で、GPS携帯により今いる場所の近くにあるレストランがわかるのは「便利」ですが、その「便利」な機能を使い、恋人に位置情報を特定されて生まれるトラブルもあります。
Twitterでの「情報共有」を便利とする人もいれば、つぶやくことに熱心になったがために仕事が溜まり残業が増え、その残業の愚痴をまた呟くことで、さらに帰宅時間が遅くなる悪循環にハマっている人がいます。
ITツールは使い方しだいで「不便」を生み出します。ITツールやサービスは「道具」に過ぎず、道具をすなわち「便利」と断言できる世界(業界)は限られているのです。
自主的な取り組みの結論
舞台は、とある地方自治体の役場。パソコン操作に慣れることが目的の自主的な取り組みとして、「所内文書はワープロ等を使って作成」と定められました。全ての始まりは「e-Japan戦略」です。
インターネットの普及と電子自治体の推進は「国家戦略」と位置づけられ、次々と「電子化」が叫ばれます。それまで「コンピュータは使えないが、部下を使える」と息巻いていた部長級職員も安穏としておられず、密かにパソコン教室に通いはじめました。
自主ルールは総務課で策定されました。会議の席上、コンピュータに詳しい若手職員からワープロソフトを指定してはどうかと提案があり、彼はデファクトスタンダードとなっているマイクロソフトの「Word」を推薦します。それに上司が難色を示します。
上司は5インチFD時代からジャストシステムの「一太郎」を使用していたのです。そこで、「Word推奨」と代換え案としたのですが、今度は別の職員から反対の声が上がります。推奨することでワード利用者が多数派になれば、一太郎利用者が可哀想という理由です。また、ワープロ専用機を使っている職員がいるとの報告もあり、彼らに配慮して「ワープロ等」に落ち着きました。
集計表はハンドパワー
電源の入れ方を毎回若手職員に確認するお局さまに、アラート表示がでるたびに外出中の部下を呼び戻す上司、また始業時間にどこかから聞こえてくる悲鳴は、「保存したつもり」で電源を落として、昨日の仕事がすべて消えた職員のものです。こうした悲喜劇はIT化の黎明期は必ず起こるものです。役人仕事とは決まったことしかやらず、融通が利かないという意味ですが、実直に命令を遂行するという側面を持ちます。イヤな仕事、好きではない取り組みでも決まったことは決まったこと。しばらくすると誰でも簡単な文書を作れるようになり、朝の悲鳴は減りました。大半の職員が「ワープロ」を使えるようになったということです。
電子化の目指すところは合理化や効率化です。「e-Japan戦略」もこれを目指していました。ところが、効率化されたという話は聞こえてきません。ワープロが使えることと効率化はイコールではないのです。ワープロで書類を作れるようになりましたが、「集計表」はワープロソフトの「罫線」で線をひき、数字は電卓で計算してから入力します。表計算ソフトのデータを「埋め込む」というノウハウどころか、「コピペ」を理解していない人もおり、使えるようになったといっても相変わらず、「手書き」よりも多くの時間が投じられているのです。
e-Japan Retry
効率化に欠かせないデータとノウハウの「共有」も手付かずです。デジタルデータは物理的な劣化がありませんから繰り返し使え、制作時間は再利用の度に案分され「初期コスト」が下がります。毎年の恒例行事を伝える書面なら、日付を変えるだけですし、季節の挨拶は毎年使える「データ」です。そして、集計表の計算式やひな形といった「ノウハウ」を組織全体で「共有」することで、生産性がより高まります。
ところがプリントアウトされた「昨年の書類」を見ながらキーボードを叩き、計算式の埋め込まれていない集計表に電卓を叩きながら数字を入力していきます。さらに、「Word派」「一太郎派」「ワープロ派」と使用するソフトが各自で異なることもデータとノウハウの共有を遠ざけます。便利な道具のはずのワープロを使い、作業時間が増えて不便になったワープロ0.2です。
共有しない、できない最大の理由は「縦割り」です。供出したデータにより万が一トラブルが起き、責任追及されてはたまりませんし、「Word等」となった自主ルールも、「決定」することで提案者に責任が集中することを避けるための処世術です。縦割りとは「個人」のリスク回避が積み上げられて制度化したもので、これは民間企業でも起こり「官僚化」と呼ばれます。
便利な道具があっても、便利な使い方を知らなければ不便になります。そして、これはIT業界の問題でもあります。新しいツールやサービスの布教活動にばかり熱心で、いわゆる「カスタマーサービス」が弱いのですから。顧客を大切にしない業界の末路は歴史が証明しています。
エンタープライズ1.0への箴言
「道具を活かす方法を知ることが効率化の第一歩」
