Office 2013のパッケージが2月7日に発売されてから早いもので半年が過ぎた。Windows XPのサポート期限が来春に切れることもあり、新しいPCが寄与された・あるいは新しいマシンを購入して、プレインストールされていたOfficeのバージョンがOffice 2013になったという方も少なくないのではないか。

この連載では、知っておくと便利な、業務に効くExcel機能について紹介する。まず第一回目は、クイックアクセスツールバーについて説明する。

Office 2013のインタフェースはOffice 2007から搭載されたリボンが継承されている。当初は使いづらいと思っていた「リボン」ではあるが、使用している間に慣れてきたのか、最近では問題なく使用できる。1カ月も使えば慣れると思うので、Office XPからOffice 2013を使うようになったユーザーのみなさんは、頑張って使ってほしい。

しかし、リボンのインタフェースで未だに不便だと感じる点がいくつかある。最も不便だと思うのは、[印刷]に関する機能が[ホーム]タブにない点だ。月末、続けざまに印刷したい場合に、いちいち、[ファイル]メニューから[印刷]とマウスを動かすのは非効率だ。そこで、説明したいのが「クイックアクセスツールバー」だ。

クイックアクセスツールバーは、タスクバーの左側に存在するツールバーとなっており、デフォルトでは[上書き保存]、[元に戻す]、[やり直し]ボタンの3つが存在している。また、一番右のボタンが[クイック アクセス ツールバーのユーザー設定]ボタンとなっており、このボタンでカスタマイズを行うことができる。

まず、[クイック アクセス ツールバーのユーザー設定]ボタンをクリックする

今回は、[印刷プレビューと印刷]と[クイック印刷]を追加した。[クイック印刷]ボタンをクリックすると、即座に通常使うプリンターに設定しているプリンターに印刷ジョブが送付される

[その他のコマンド]では、候補以外のボタンを追加したい場合に使用する

そして、このクイックアクセスツールバーにボタンを登録するもう一つのメリットは、キーボードだけで操作ができるようになる点だ。これは、アクセスキーで実行する方法を組み合わせた使い方で、アクセスキーは、「Alt」+「数字」キーで実行できる

クイックアクセスツールバーに表示されたボタンは左から、「1」、「2」・・・と表示されるため、今回追加した[印刷プレビューと印刷]は「Alt」+「4」、[クイック印刷]は「Alt」+「5」となる。

これで、印刷を次々に実行したい場合には、印刷したいファイルを開き、[クイック印刷]は「Alt」+「5」でOKとなる。かなり効率的に実行できるはずなので、ぜひ試してみてほしい。

そして、このクイックアクセスツールバーにボタンを登録するもう一つのメリットは、キーボードだけで操作ができるようになる点だ。これは、アクセスキーで実行する方法を組み合わせたつかい方で、アクセスキーは、「Alt」+「数字」キーで実行できる