会社に戻ってからの業務日報作成がネックに

前回は架空の「マイナビ事務機」を事例に、「Google Maps Coordinate」の導入前後における現場での使い勝手などを紹介した。今回は引き続き営業・保守業務担当者と、システム管理者の利便性について見ていこう。

営業・保守業務など外出が多い担当者は、日々時間に追われているもの。1日のビジネスタイムは限られており、その中で顧客の都合に応じてスケジュールをこなしていく必要がある。もちろん、途中で予定に遅れが出れば、どこかで巻き返さなければいけない。

こうした状況下において、非常にネックなのが業務日報の作成作業だ。

マイナビ事務機が使用していた従来システムでは、営業・保守業務担当者用の進捗報告表とは別に業務日報が存在していた。これは当初「外出先であまり長々と文章を入力するのは面倒だろう」と考え、進捗報告表には業務日報に必要な項目を設けていなかったのである。

しかし、外出時における営業・保守業務担当者の負担を減らそうとした結果が裏目に出てしまった。営業・保守業務担当者は1日のスケジュールをすべて終えた後、必ず会社へ戻って業務日報を作成しなければならないのだ。

"社内でしかできないこと"を減らす業務改善

会社へ戻る時間を省き、社外からでも業務日報の作成ができれば、その分だけ訪問件数を増やすことが可能だ。また、いくら予定時間通りに進めようとしても先方の都合で打ち合わせが長引いたり、思わぬトラブルで修理が終わらなかったりといったことは多いもの。営業担当者なら得意先と食事に行くことだってあるし、こうした付き合いが新しい案件獲得につながる可能性も考えられる。さらに最後の訪問先が自宅付近だった時は、業務後に早く帰って家族サービスをしたい時もあるだろう。

マイナビ事務機ではGoogle Maps Coordinateの導入にあたり、こうした従来システムで不評・非効率的だった部分の改善を図った。

Google Maps Coordinateでアプリに表示する項目は、企業のニーズに応じて自由にカスタマイズが行える。これを利用し、新たに業務日報が入力できる項目を追加。業務フローについても帰社を必須にするのではなく、状況に応じて社外からでも業務日報の作成ができるようにしたのだ。

もちろん、スケジュール完了後の場所や時間によっては、従来通り帰社後に業務日報を作成してもよい。この柔軟な対応は営業・保守業務担当者用にかなり好評で、営業・保守業務とも顧客訪問数の増加につながっている。単純にシステムを入れ替えるだけでなく、"社内でしかできないこと"を減らす業務改善が、営業・保守業務の効率化を実現した例といえるだろう。

システム管理者にとっても使いやすいシステム

Google Maps Coordinateの導入は、営業・保守業務担当者や業務指示を出すコーディネーターだけでなく、システム管理者にとってもメリットがある。まず挙げられるのが、アプリで表示・入力できる項目を簡単にカスタマイズ可能な点だ。

Google Maps Coordinateは、「ジョブの属性」として様々な管理項目を追加できる。しかも「ジョブのチェックアウト時に入力必須にする」というチェックボックスをオンにすると入力必須項目が作れるので、営業・保守業務担当者の入力忘れも防げる。後から担当者に「○○月××日の□□項目が未入力です」といった通知を送る手間も省けるのである。

ジョブとして管理項目を追加できるほか、入力必須項目の設定もできる

また社内システムを入れ替えると、場合によってはシステム管理者の負担が増えてしまうのが悩みの種だ。しかしGoogle Maps Coordinateなら、作業ログを一括してCSV形式でダウンロードできるので、今回のようにアプリから入力できる項目を追加しても心配無用。ほかの項目と同じように、まとめてデータ処理が行えるのである。

Google Maps Coordinateでは作業ログを一括してCSV形式でダウンロードできる

多様な業界・業種で活用できるGoogle Maps Coordinate

ここまではマイナビ事務機という架空の企業を用いて、Google Maps Coordinateが持つメリットを導入事例形式で紹介した。ここではオフィス事務機器の販売・保守を手がける企業という設定だったが、Google Maps Coordinateはカスタマイズ性の高さから、実にさまざまな業界・業種で活用できる。

例えば物流関係では、車両運行管理用のシステムを導入するのにかなりの初期投資が必要になってしまう。大手企業ならば投資可能な金額でも、資金的に余裕がない場合に中小企業が導入するには大きな壁となる。しかし、物流関係はその特性上、車両や荷物の場所を可能な限り社内で把握しておく必要が出てくる。かといって、運転中のドライバーに無線や電話でその都度連絡を入れるのは非効率であり、なにより安全面に支障をきたしてしまうっては本末転倒だ。

その点、Google Maps Coordinateなら中小企業でも簡単に導入が可能。高額なハードウェアや車両への取付作業などを行わなくても、スマートフォンだけでリアルタイムに現在位置を把握できる。社員の同意が得られれば、BYODで初期費用をさらに抑えることも可能だ。

このようにGoogle Maps Coordinateは、"社員や物の位置をリアルタイムに可視化・管理する必要がある企業"なら、実にさまざまなケースに対応できる。

導入にあたっては30日間の無料試用期間が用意されているほか、サテライトオフィスでも各種の無償支援を実施しているので、気になる方はぜひ一度試してみていただきたい。