予定表を作成して共有する

予定と予定表

Office 365では、予定表で予定を管理できます。あらかじめ「個人の予定表」という予定表がユーザーごとに用意してあります。さらに、必要に応じてユーザーが自分で予定表を追加作成できます。用途に応じて使い分けるといいでしょう。

また、同じテナントの他のユーザーと情報を共有してグループ作業を円滑にするために、他のユーザーと予定を共有したり、あるいは予定表自体を他のユーザーと共有したりできます。たとえば、部署内で互いの予定表を共有し、部署内全員のスケジュールを把握しやすくしたりできます。

今回は、予定や予定表を他のユーザーと共有する方法を紹介します。

なお、プロジェクトなどの共同作業のために予定表を共有するときは、予定表を共有するよりもグループを作成するのが便利です。グループでは、同じグループのメンバーで、予定表だけでなくファイルやメッセージも共有できます。グループについては、次回の記事で紹介します。

予定表を使用するために、まず、Office 365にサインインして、左上のアプリメニューアイコンをクリックし、「予定表」を開いてください。

予定の作成と共有

予定を作成するときに、出席者として他のユーザーを入力することで、同じ予定を他のメンバーと共有できます(連載第36回の会議室の予約も参考にしてください)。

(1)Office 365の予定表ページを開き、「新規作成」をクリックします。

(2)イベント名、開催場所、日時や予定の内容などのほか、出席者を入力します。

出席者の欄に、同じテナントのメンバーの名前またはメールアドレスを入力し始めると、自動的に条件に当てはまるメンバーをリスト表示します。クリックして選択してください。

(3)予定表作成画面の左上の「保存」ボタンは、出席者を登録すると「送信」ボタンにかわります。出席者欄にメンバーを追加したことを確認したら、「送信」をクリックします。

(4)出席者には、メールで予定を通知します。「承認」または「仮の予定」をクリックすると、同じ予定が自動的に出席者の予定表に追加されます。予定に参加しない場合は「辞退」を、日時を変更してほしいときは「新しい時間を提案」をクリックします。いずれの場合も、どのように対応したか、予定の作成者にはメールで自動通知します。

予定表の作成

Office 365のユーザーには、あらかじめ初期設定で「個人用の予定表」が用意されていますが、自分で新しい予定表を作成して追加できます。

(5)Office 365の予定表ページを開き、「個人用の予定表」にマウスを合わせると、「＋」(予定表の新規作成)が表示されます。「＋」をクリックしてください。

(6)新しく作成する予定表の名前を入力します。

(7)新しい予定表を作成しました。

予定表ごとに独立したページで表示するのではなく、1つのカレンダーに、予定表ごとに色分けして予定を表示します。予定表タイトルの先頭にあるチェックボックスをオン、オフにすることで、その予定表を表示するか、非表示にするか、切り替えられます。

予定表の共有

自分の予定表を他のユーザーと共有できます。言い方を変えれば、他のユーザーに自分の予定表に対するアクセス許可を与えます。また、他のユーザーに自分の予定表を見せるだけなのか、予定の編集まで許可するのか、共有する相手ごとに権限レベルを設定できます。

(8)Office 365の予定表ページを開き、他のユーザーと共有したい予定表を右クリックして、「予定表の共有」をクリックします。

(9)「共有するユーザー」に、予定表を共有するユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。

(10)登録したユーザーがリスト表示されるので、確認します。もし、ユーザーを削除するときは、右側の「×」をクリックします。

(11)それぞれの共有ユーザーに対して、予定表の閲覧だけを許可するときは「詳細情報」を、予定表の編集も許可するときは「編集者」をクリックして選択します。

(12)「送信」をクリックします。

(13)共有相手のユーザーには、予定表を共有するという通知メールが届きます。「承諾」をクリックしてください。

(14)自分の予定表ページに、他のユーザーが作成して共有許可した予定表を表示します。