今回はユーザーアカウントの追加と、Office 365の最も基本的なサービスであるOutlookを利用するまでを紹介します。

ユーザーアカウントの追加

ユーザーアカウントを追加するには、管理者権限を持つアカウントでOffice 365にログオンします。

(1) http://portal.microsoftonline.comに接続し、管理者アカウントでログオンします。次に、「ユーザーの追加、パスワードのリセットなど」をクリックします。

「ユーザーの追加、パスワードのリセットなど」をクリック

※ライセンス数が不足するときは、「ライセンスの管理と購入」をクリックして追加購入します。

(2)「+」をクリックします。

「+」をクリック

(3)追加するユーザーの情報を入力し、「次へ」をクリックします。ユーザー名はログオンアカウント名でありメールアドレスにもなります。「追加の詳細」をクリックすると、住所や電話番号等の情報も入力できます。

ユーザーの情報を入力

※複数のドメイン名を割り当てているOffice 365の場合には、使用するドメイン名も選択します。

(4)管理権限の有無と所在地を選択して「次へ」をクリックします。

管理権限の有無と所在地を選択

(5)複数のプランを購入済みのとき、割り当てるライセンスを選択し、「次へ」をクリックします。

割り当てるライセンスを選択し、「次へ」をクリック

(6)作成したユーザーアカウント名やパスワードを通知するメールアドレスを入力して、「作成」ボタンをクリックします。

メールアドレスを入力して、「作成」ボタンをクリック

※追加するユーザーがすでに他のメールアドレスを持っているのであれば、Office 365のユーザーアカウントと一時パスワード(仮パスワード)を、そのメールアドレスに送信するといいでしょう。

(7)ユーザーの追加が完了して、ユーザーアカウントと仮パスワードの確認画面。続けて別のユーザーを追加するときは「別のユーザーを作成する」をクリック、ユーザーの追加を終了するときは、「完了」をクリック。

ユーザーアカウントと仮パスワードの確認画面

Outlook Web App

さっそく、Outlook Web Appにアクセスしてみましょう。Outlook Web AppはWebアプリケーションですので、インターネットに接続できる環境とInternet ExplorerやFirefox、ChromeなどのWebブラウザがあれば、すぐに利用できます。また、PCに送受信メールや住所録などのデータを残すこともありませんので、複数のユーザーで同じPCを共用している場合などに最適です(ユーザー名とパスワードを保存しないように注意)。

(8) http://portal.microsoftonline.comにアクセスしてログインし、Office 365の「Outlook」をクリック。

「Outlook」をクリック

(9)Outlook 2013と似たデザインのOutlook Web Appが開きます。OutlookやOutlook Expressを使った経験がある方なら、違和感なくすぐに使うことができるでしょう。

Outlook Web App

※直接Office 365のサーバ(Exchange Online)を利用するため、軽快に利用できます。特に、メールボックスの膨大なメールから目的のメールを検索するときは、ローカルPCにインストールしたOutlook 2013よりOutlook Web Appの方が非常に高速です。

Office 365 ProPlusのインストール

Office 365 ProPlus付きのライセンスを契約しているときは、Office 365 ProPlus(実質的にMicrosoft Office 2013 Professional Plusと同じパッケージ)をダウンロードしてインストールできます。もちろん、Outlook 2013も含まれています。

※Office 365 ProPlusをインストールできるのは、Windows 7以降のWindows。Vistaは非対応。

(10)Office 365にログインし、一般ユーザーの場合は「ソフトウェアをインストールしてOffice 365に接続する」をクリックします。

「ソフトウェアをインストールしてOffice 365に接続する」をクリック

(11)管理者ユーザーの場合、「ソフトウェア」をクリックします。

「「ソフトウェア」をクリック

(12)「ソフトウェアをセットアップする」をクリックします。

「ソフトウェアをセットアップする」をクリック

(13)32ビットOSを使っているときは「インストール」をクリックします。64ビットOSを使っているときは、「高度」をクリックして、64ビット版のOffice 365 ProPlusをインストールします。

「インストール」をクリック

※画面では32ビット版が「推奨」と表示されていますが、64ビット版ではより大容量のデータを扱うことができるため、64ビットOSを利用しているのであれば64ビット版をインストールすべきです。たとえばExcelでビッグデータの分析をする場合などは、64ビット版が必要。

※インストールを開始するとすぐにOfficeの案内画面が表示されますが、実際にインストールを完了してOfficeを使用できるようになるまでは、しばらく時間がかかります。

Outlook 2013のセットアップ

Office 365 ProPlusをダウンロード・インストール後、のOutlook 2013を起動します。

(14)初めてOutlook 2013を起動すると、メールアカウントを設定するウィザードを開きます。アカウントの設定を選択して「次へ」をクリックします。

アカウントの設定を選択して「次へ」をクリック

(15)メールの差出人名を「名前」に、Office 365のユーザーアカウントを「電子メールアドレス」に入力し、パスワードを入力して「次へ」をクリックします。あとはウィザードに従って最後まで進んでください。

メールのアカウント情報を入力

(16)Outlook 2013で、Office 365のメール送受信、予定表、連絡先、タスク、メモ…等々の機能を利用できるようになります。

セットアップの完了

※1ユーザーで最大5台のPCにインストールできます。PC単位のライセンスではなく、あくまで1ユーザー1ライセンス。1人が複数のPCを利用することが多くなった現代環境に最適です。

Office 365の契約

本連載では、一番一般的な方法として、マイクロソフトのOffice 365サイトから直接Office 365の申し込み、契約をする方法を紹介しています。  しかし、法人契約の場合、マイクロソフトパートナーになっているSI業者を通して契約すると、各種のお得なキャンペーンがあったり(キャッシュバックやユーザーサポート、コンサルティング)、あるいは、Office 365サイトからの契約では年間契約しか選択できないEプランで、月ごとにユーザーの増減を契約できたり、さまざまな特典を利用できることがあります。法人契約の際には、SI業者にも相談してみるといいでしょう。