経費精算システムは、小売業の経費精算業務を効率化するための機能を数多く提供しています。本稿では、小売業が抱えている経費精算業務の課題を整理した後、小売業で経費精算システムを導入するメリットと注意点、製品を選ぶ際のポイントについて解説します。最後に小売業向けのおすすめ経費精算システムも紹介します。

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説

経費精算システム導入前にチェック!小売業の抱える課題8つ

経費精算システムの導入を検討する前に、小売業の経費精算業務が抱える課題は何があるかを確認しましょう。自社に当てはまる課題を確認し、その課題を解決できる製品を選ぶことが重要です。

1 多店舗展開による経費精算業務の負担増大

小売業は、複数店舗を展開することが多々あります。店舗が増えていくと事業も成長しますが、それにつれて出張や店舗間の移動なども多く発生し、経費精算の処理件数も急増するケースが多く見られます。その結果、経費精算業務の負担も増大しがちです。

特に本社と店舗の間で、経費に関する紙の申請書や現金のやり取りが多く発生すると、経理部門は時間も手間も取られてしまいます。経理精算業務ばかりに時間が奪われ、他の重要な経理業務を進めるリソースを圧迫します。

2 複数店舗マネージメントによる経費精算業務増大

多店舗展開をする場合、複数の店舗を掛け持ちでマネージメントをする兼任マネージャーが出てきます。人材不足で、掛け持ちせざるを得ない場合もあるでしょう。

兼任マネージャーは担当店舗を巡回して仕事を進めるため、交通費が頻繁に発生します。経理部門で処理する交通費精算の件数も大幅に増加し、経費精算業務が増大します。

3 経費の発生とそれに伴う処理が煩雑

経費が発生すると、従業員とその上司、経理部門それぞれの処理がとても煩雑になります。特に紙の申請書をやり取りする場合、申請書の記載内容にミスがあれば手戻りが発生し、処理は数日単位で遅れることも少なくありません。本社と各店舗の間では紙の申請書を送付する時間やコストも必要です。

経費が発生した従業員は、経費の申請書を紙で作成し、紙の領収書を貼り付けて上司に承認を依頼。上司は、その内容をチェックして承認し、経理部門へ送付します。経費の申請書を受け取った経理部門は内容のチェックを行い、記入内容にミスがあれば返送して再申請を求める、という手戻りが発生します。

申請書の内容が正しいことを確認して、会計システムに入力あるいはExcelで作成した独自の管理表に記入。申請内容に従って、経費を立て替えた従業員の銀行口座に経費の振込みを行います。立替払いが多い会社の場合、銀行の振込処理も大きな負担です。

4 不正な経費申請がないかのチェックが大変

経費の申請書が各部門から届くと、経理部門では記載内容に間違いがないか、不正申請ではないかなどのチェックを行います。経費の妥当性や日当の確認などチェック項目は多く、確認作業は大変です。

不正防止のため、出張旅費や交際費などは事前申請を行って承認を得てから仮払いをするという会社も見られます。この場合、事前申請の手間も増え、経理部門の負担はかなり重くなります。

5 申請者と経理間のコミュニケーションによるストレス

経費の申請書にミスがある場合、申請者と経理部門ではやり取りが頻繁に発生します。申請・承認が遅れている場合はフォローもしなければなりません。経理部門は多くの申請対応が必要になるため、コミュニケーションが多くなり、相当なストレスがかかります。

6 領収書紛失や計算ミスなど人的ミスの発生

紙の領収書を紛失、経費精算で計算ミスなど、手作業で経費精算を行うと、どうしても人的ミスが発生します。申請書のフォーマットにExcelを用いてチェック用の関数を入れると計算ミスはある程度防止可能です。しかし経費精算に関するルールが変更になると、フォーマットの計算式を修正する手間が発生します。

7 出張が多い人ほど経費処理する暇がなく承認にも時間がかかる

複数店舗を担当するマネージャーや、仕入れなどのために海外出張が多い人ほど、経費精算の頻度は高くなります。しかし、多忙で職場に戻る機会が少なく、なかなか経費精算が進みません。出張の多い管理職が経費精算の承認者になっていると、承認処理も溜まりがちです。

8 経費の最適化ができていない

経費精算の件数が多いと、経費処理をするだけで手いっぱいになってしまい、経費の予実管理は実質無理な状態です。予実管理ができていないと、予算として見込んでいた経費が現時点でどれほど増えているかが見えません。結果として、期末近くになってようやく予算オーバーに気づき、対策は後手に回ってしまいます。

小売業の経費精算業務には、このように解決すべき課題を数多く抱えています。経費精算システムを導入することで、これらの課題はどのように解決できるでしょうか。

小売業で経費精算システムを導入するメリット9つ

経費精算システムを挿入することで、小売業には多くのメリットがあります。ここでは、9つのメリットについて解説します。

1 負担が大きくなりやすい小売業の経費精算業務を効率化

経費精算システムは、特に交通費精算を自動化する機能が充実しています。小売業は、多店舗展開や仕入れなどで交通費精算が大きな負担になりがちですが、その負担を大きく軽減できます。

外部の乗換サービス連携・定期区間の自動控除機能や、交通系ICカードのデータを読み取り、そのまま経費申請にできる機能などはその例です。

また、本仕入前のサンプル購入などで、従業員が多額の支払いを行う場合もあるでしょう。その場合は、法人用のクレジットカードであるコーポレートカードや、キャッシュレスで支払えるプリペイドカードと連携できる経費精算システムがおすすめです。利用履歴を連携して自動で経費精算処理を行い、経費精算業務の負担を大幅に削減します。

2 社外から申請・承認できる

経費精算システムの多くはクラウドサービスとして提供され、社外からもアクセスできます。これまで職場に戻らなければ処理できなかった経費精算に関する業務が社外でも行えるようになり、処理全体のスピードアップが可能に。モバイルデバイスが使えるため、移動中など少し空き時間ができたときにも対応できます。

3 領収書の写真撮影による申請で申請者の手間を削減

経費申請書も、紙ではなくなり、領収書の添付はスマートフォンの写真撮影で作った画像データの添付で済みます。申請書を印刷して紙の領収書を貼り付けるという手間もかからないので、職場に戻って申請する必要もありません。

経費申請書に間違いがあり経理部門から差し戻された場合も、データを修正するだけで、すぐに再申請が可能です。申請書を作成する際入力チェック機能もあるので、そもそも入力ミスそのものも軽減できます。

4 経費精算のペーパーレス化により領収書の紛失リスク軽減

電子帳簿保存法の数度にわたる改正により、領収書は電子データでの保管が認められています。

事前に法律に対応した経費精算システムを導入し、税務署へ申請して管轄税務署長の事前承認を得ることで、領収書のペーパーレス化が可能になります。また、2021年(令和3年)3月の改正により2022年(令和4年)1月1日からは、 税務署長の事前承認は不要に。領収書のペーパーレス化対応の作業はさらに簡略化されます。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムは、経費申請時に画像データを添付することで、電子データ保存の要件に沿った処理を行います。

電子帳簿保存法の対応には手間がかかりますが、対応が完了すれば紙の領収書を紛失するリスクを軽減できます。さらに紙の領収書の整理・保管の手間、保管場所も不要に。保管場所にかかるコストや、整理・保管作業にかかる人件費も節約できます。

5 経費精算完了までの時間短縮

経費精算システムによって、経費申請から承認・支払処理まですべての業務はオンラインで完結します。経費の申請と承認は会社にいなくても行えるため、承認完了までにかかる時間は大幅に短縮。経理部門の処理も、入力チェック機能や振込データの自動作成などにより、ほとんど手間がかからず振込処理まで完了します。

6 システム化による不正防止

従来は、交通費は手計算で確認しなければならず、経費も手書きの領収書では不正かどうかを確認するのに時間がかかっていました。

経費精算システムを導入することにより、先述した交通費の自動計算機能やクレジットカードの利用履歴連携により、正しい金額が確認可能になります。これらの機能や申請データのチェック機能などにより不正使用を防止できます。

7 経費精算の自動化による人的ミス防止

経費精算システムが提供する交通費の自動計算機能やクレジットカードの利用履歴連携などは、経費精算を自動化します。経費精算の自動化により、手入力がなくなり人的ミスを防止できます。

また、多くの経費精算システムでは、申請データの入力チェック機能も提供。申請前にチェックが入るため、単純ミスの多くをなくすことができます。経費精算の自動化や入力チェック機能によって、経理部門の経費精算業務は大幅に効率化。差し戻しによる手戻り作業も大幅に減少します。

8 本業に人的リソースを集中できる

経費精算システムによって、申請者・承認者・経理部門全体で、経費精算にかける時間を節約できます。申請者や承認者は本業の販売・仕入れやマネージメントなどの本業により多くの時間をかけられるようになり、生産性向上も可能に。経理部門も、予算管理など経営に直結する業務に集中できます。

9 経費の可視化で無駄な出費を見直せる

経費精算システムを利用すると、経費の実績をリアルタイムで可視化できます。管理画面では、部門・店舗・従業員等の単位で、どの程度経費を使っているかもチェック可能です。予算と実績の管理をリアルタイムで行うことで、予算オーバーを予測し、無駄な出費を見直し、対策をいち早く実施できます。

ここまで見てきたように、経費精算システムは、小売業の経費精算業務全体を大幅に効率化します。ただ、経費精算システムを導入する際は、いくつかの注意点もあるため、以降で解説します。

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小売業で経費精算システムを導入する際の注意点6つ

小売業で経費精算システムを導入する場合、いくつか気をつけなければならない点があります。ここでは、6点の注意事項について解説します。

1 入力の手間が完全になくせるとは限らない

経費精算システムは、経費の申請で、金額の自動計算や購入した物品の名前を自動連携でき、入力の手間を大きく削減できます。例えば、経費精算の中でも精算回数の多い交通費は、交通系ICカードと連携することで自動的に経費精算可能な「SmartGo Staple」のような製品もあります。

ただ、入力の手間が完全に不要になるとは限りません。例えば、クライアントと会食をして、交際費を経費申請するとします。交際費の場合は、利用目的・同席者の名前や人数など、領収書やレシートでは読み取れない情報の入力が必要です。

経費精算システムを導入することでどれだけ効率化できるかについては、自社はどのタイプの経費精算が多いかを事前に把握した上で比較検討しましょう。

2 社内に浸透するまで時間がかかる場合も

ITシステムを使い慣れない従業員が多い場合は、経費精算システムを導入してもなかなか利用されない、という可能性もあります。

製品を選ぶ際は、無料版やトライアル版など、無料でテスト利用できる製品を選んで、操作性を比較しましょう。特に経費申請と承認は、多くの従業員が利用する機能なので、スマホアプリの有無と使いやすさを重視して確認します。

3 セキュリティ体制を整える必要がある

特にクラウド型の経費精算システムを選ぶ場合は、情報漏洩を起こすことのないよう、どのようなセキュリティ体制を取っているか確認しましょう。暗号化通信や保存データの保護、データを格納しているデータセンターのある場所などは確認しておきたいポイントです。トラブル発生時のサポート体制も併せて確認しましょう。

4 クラウド型かオンプレミス型か

近年の経費精算システムは、インターネットで公開されているクラウドサービスとして提供される製品が増えてきています。クラウド型の経費精算システムは、自社に環境を作る必要がないためサーバーマシンなどのハードウェアも不要で、運用の人件費もかからず、短期間で導入が可能です。

オンプレミス型の製品は、自社で環境を構築するため拡張性が高い点が特徴です。コストはかかりますが、経費精算に自社独自のルールが多い場合は、オンプレミス型の製品も視野に入れて検討してください。

5 会計ソフトなど他システムとの連携があるか

すでに会計ソフトや予算管理システムなどを導入している場合は、それらとの連携が可能かどうかを確認しましょう。経費データをCSVファイルなどに出力できれば、多くの場合は連携できますが、ファイルの出力・読み込みの手間はかかります。

既存システムと同シリーズの経費精算システムがあれば、自動でデータ連携が可能なので便利です。製品を比較検討する際は、連携したい既存システムも洗い出し、連携の可不可を確認しましょう。

6 コストの問題

製品を比較検討する際は、標準機能で自社の経費精算ルールがそのまま利用できるかを確認し、カスタマイズの有無を確認しましょう。カスタマイズが必要な場合は、オンプレミス型が向いていますが、導入・運用コストが増大します。カスタマイズ不要な場合は、比較的低コストで利用できるクラウド型がおすすめです。

自社の経費精算業務に使える製品をいくつか選定した上で、比較検討したい製品ごとに総コストを計算し、費用対効果の高い製品を選びましょう。

ここまで経費精算システムのメリットと導入時の注意点について確認してきました。これらの点を踏まえて、小売業向けの経費精算システムを選ぶためのポイントを解説します。

小売業向けの経費精算システムを選ぶ9つのポイント

経費精算システムは数多くありますが、特に小売業向けの製品を選ぶ9つのポイントを紹介します。

1 自社の規模や組織構造に合っているか

経費精算システムは、中小企業向けのものと大企業向けのものがあります。従業員規模だけでなく、多店舗展開や複数拠点にも対応しているかどうかも重要な確認ポイントです。分からない場合は、製品の販売元に質問して自社の規模や組織構造にフィットできるかどうかを確認しましょう。

2 操作性が確認できるか

想定通りの使い方ができるか、使いやすいかなど、操作性を確認できるかどうかも重要です。

ほとんどの経費精算システムは、何らかの方法で動作確認できる方法を提供しています。機能制限をした無料プランや期間限定のトライアル、デモサイトの操作など、提供方法はさまざまです。操作性を確認する方法があるか、ある場合はどうすれば使えるようになるかを確認しましょう。

3 料金体系

基本的には、インターネット上に構築されているサービスを利用するクラウド型は、月額料金(利用人数分あるいは会社単位)で利用でき、比較的低コストです。月額料金は、選択するプランによって違いがあり、自社に合ったプランを選べます。

ただし、経費精算システムは利用前に初期設定が多いため、導入支援サービスが必要なケースも少なくありません。電子帳簿保存法対応や領収書のデータ入力をオペレーションが代行する場合は、オプション料金が必要なケースもあります。どのオプションを導入するかも確認して、総コストを計算しましょう。

オンプレミス型の場合は、初期費用やカスタマイズ費用が必要で、クラウド型よりも高コストになりがちです。オンプレミス型の製品は、自社でのコスト見積もりは難しいため、販売会社に見積依頼を出しましょう。

4 モバイルデバイス対応かどうか

小売業向けの経費精算システムは、モバイルデバイス対応であることが大前提です。オフィス勤務とは違い、小売業のワークスタイルでは出張や店舗間移動が多く、従業員1人に1台パソコンがあるとは限りません。モバイルデバイスを使って社外で経費精算できる製品を選びましょう。

5 提供形態

基本的には、小売業も近年人気があるクラウド型の経費精算システムがおすすめです。クラウド型はインターネットが繋がる場所なら、いつでもどこでもシステムを利用でき、小売業のワークスタイルに合っています。ただし、自社の経費精算ルールが製品の標準機能で対処しきれない場合は、オンプレミス型の検討も必要です。

6 ワークフロー機能があるかどうか

基本的に、どの経費精算システムでも、経費を申請・承認するワークフロー機能を備えています。ただ、出張旅費や交際費など一部の経費申請に対して事前審査を行いたい場合は、事前申請も行える製品を選びましょう。事前申請も可能な製品なら、経費の不正利用を抑止できます。

7 従業員の経費入力を効率化できる機能があるか

定期区間の自動控除や交通費の自動計算機能、交通ICカードやクレジットカードの利用明細連携などは、経費申請時の入力を効率化します。遠隔地への出張が多い場合は、旅費精算そのものを自動化するサービスと連携している製品がおすすめです。

また、入力領域の予測変換機能も、入力を補助する機能です。実際に経費入力を試してみて、どこまで入力が楽になるかを確認しましょう。

8 会計システム・既存システムとの連携ができるか

自社で利用している会計システム・既存システムがある場合は、連携可能かどうかも確認しましょう。

多くの会計システムと直接連携できる製品もあれば、連携用のテキストデータを出力する製品もあります。経費精算システムと関係の深い原価管理システムや予算管理システム、人事システムなどとの連携も忘れず確認してください。

9 多言語対応しているかどうか(海外拠点がある場合)

海外拠点でも同じ経費精算システムを利用する場合は、画面の表示言語が選べる「多言語対応」ができる製品を選びましょう。対応が必要な言語を選べるかどうかも併せて確認します。

小売業向けのおすすめ経費精算システム3選

小売業の経費精算業務を効率化できる、おすすめの経費精算システムを3製品紹介します。おすすめのポイントを確認し、自社に合ったシステムかどうかチェックしてみてください。

低コストで機能豊富、申請機能が使いやすい「ジョブカン経費精算」
株式会社Donuts

POINT
  • 参考価格:中・小規模の企業向け・1ユーザー 400円/月、大規模の企業向けは別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド、SaaS
  • 対応機能:会計ソフト連携 ,申請承認,振込データ出力,経路探索,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応あり:iOS), 交通系ICカード対応
  • 電子帳簿保存法対応:タイムスタンプオプションで可能
  • カード明細の自動取得:三井住友VISAコーポレートカード

【おすすめポイント】

  • 豊富な通知機能で処理漏れ防止
  • 仕訳・振込データを自動生成で会計システム連携や銀行振込も楽々
  • 分かりやすい画面で直感的に操作しやすい

「ジョブカン経費精算」は、小売業の経費精算業務に必要となる機能を網羅した高機能な経費精算システムです。経理部門の業務を効率化する仕訳・振込データの自動生成機能や、経費の申請や承認がしやすく分かりやすい画面は、本製品の魅力と言えます。

多忙なマネージャーをサポートする、承認が遅れないようフォローするきめ細かなアラート機能もおすすめです。一定期間放置されている、期日が迫っているといった状態の案件を検知して、メールやチャットアプリなどにアラートを通知。承認の漏れや遅れを未然に防止します。

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交通費精算と経費支出の可視化に強みあり「Concur Expense」
株式会社コンカー

POINT
  • 参考価格:別途問い合わせ
  • 提供形態:クラウド、SaaS、ASP
  • 対応機能:会計ソフト連携,申請承認,振込データ出力,経路探索 ,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応あり:iOS Android),交通系ICカード対応
  • 電子帳簿保存法対応:対応
  • カード明細の自動取得:法人用のクレジットカード

【おすすめポイント】

  • 電子帳簿保存法対応のモバイルアプリで申請・承認
  • 交通系ICカードや法人カードなど経費申請を効率化する機能が豊富
  • 経費をリアルタイムで可視化でき、分析機能も豊富
  • 多言語対応ありで海外拠点でも使える
  • あらゆる規模の企業への導入実績

「Concur Expense」は、モバイルアプリで経費の申請・承認ができる経費精算システムです。領収書を撮影して申請時にデータを添付することで、電子帳簿保存法にも対応できます。

経費申請データの入力時は、公共交通機関および自動車を利用した交通費精算を楽にする機能を数多く提供。法人カードの利用明細からの自動連携も可能です。日当・手当入力や、自動規定チェック(入力チェック)もあり、ミスのない経費データを作成できます。

また、経費のリアルタイムでの可視化や多言語対応もあり、さまざまな業態・規模の小売業におすすめできる製品です。

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領収書支払いに対応!交際費単価自動計算もできる「経費BankⅡ」
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

POINT
  • 参考価格:初期費用 0円+10ID単位 3,000円(201ID以上の場合は別途問い合わせ)、オプション(電子帳簿保存法対応・ICカード対応版・添付ファイル ・住信SBIネット銀行 総合振込API連携サービス)あり
  • 提供形態:クラウド、SaaS、ASP
  • 対応機能:会計ソフト連携,申請承認,振込データ出力,経路探索,外貨対応,スマホ対応(アプリ対応なし), 交通系ICカード対応(オプションのICカード対応版かつ別売の専用読取機で可能)
  • 電子帳簿保存法対応:電子帳簿保存法対応オプションで可能
  • カード明細の自動取得:法人向け・個人用クレジットカード

【おすすめポイント】

  • 一括承認や代理承認で経費の承認業務をよりスムーズに
  • 交際費単価自動計算+規定チェックでミスのない申請が可能
  • クレジットカード(法人・個人の両方)連携で立替払いや仮払いの廃止を実現

「経費BankⅡ」は、特に承認ワークフローの機能が充実している経費精算システムです。一括承認や代理承認が可能なので、複数の店舗を管理しており経費の承認依頼が多く集まるマネージャーも、よりスムーズに承認を進められます。

交際費の精算に便利な交際費単価自動計算と自社独自の設定ができる規定チェック機能は、ミスのない申請や不正防止に役立つ機能です。また法人用と個人用両方のクレジットカード連携にも対応。立替払いや仮払いをなくし、煩雑な小口現金の管理をなくすこともできます。

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小売業が抱える経費精算の課題はシステム化で解決

経費精算システムは、小売業が抱える経費精算業務の課題を解決できる機能を提供しています。自社の特徴に合った製品を選び、経費精算業務に取られていた時間を本業に活用し、業務の効率化だけでなく生産性向上も目指しましょう。

経費精算システムおすすめ14選比較記事はコチラ→経費精算システム14選比較!機能や価格は?|選び方のポイントも解説