商品を納品した際や、取引先から納品を受けた際に「納品書」が発行されます。日常的に使用される書類のひとつですので、あまり意識することなく発行や受け取りを行っているという方も多いでしょう。しかし、納品書は企業間の取引においてとても重要な役割を持ちます。

この記事では「納品書」の役割や適切な処理の方法、作成方法や「請求書」との違いなどについてくわしくご紹介します。

納品書とは

企業間、または個人事業主などと企業でやりとりを行う場合、一般的には依頼を受けて見積書を発行し、内容や金額に問題がなければ正式に受注します。その後、受注した商品やサービスを納品すると共に発行するのが納品書です。

取引の方法や内容によっても異なりますが、受注した側が発行する書類には前述の見積書や納品書をはじめとした数種類の書類があります。その中でも納品書は特に重要な役割を担っています。

納品書が必要な理由

納品書は内容や金額などを確認して正式な受注につなげる見積書とは異なり、商品やサービスの納品と同時に、あるいはその後に発行します。

内容や金額についてはすでに見積書に記載されているため、必要ないのでは? と思われるかもしれません。しかし、納品書は見積書通りに受注したものを｢納品したこと｣を伝えるための重要な書類です。

発注側は商品を受け取ると正しく納品されているのか確認します。その際に、納品書と発注書(または見積書)と納品された現物を比較するのが一般的です。そのため、納品書が必要なのです。

また、受注する側は毎日多くの商品の納品を受けているケースもあります。その場合、整理するために｢何が届いたのか｣を素早く確認することが必要でしょう。納品書を商品と一緒に同封すれば荷ほどきをしなくても何が届いたのかを把握できるため必要な書類と言えます。

  • 納品書とは

    納品書とは?

納品書と請求書の違い

納品書と似た書類のひとつが請求書です。いずれも納品と同時、またはその後に発行する書類なので混同してしまいがちです。請求書はその名の通り、代金を請求するための書類です。

前述の通り、納品書は品目や数量などを確認するために発行されますが、請求書は金額や振込先や期限などを確認するために使用されます。

受注前に発行する見積書や、発注側から発行される発注書などでも金額は確認できますが、多くの企業では請求書を受け取ってから支払処理を行うという形になります。つまり、請求書は代金を支払ってもらうために欠かせない書類です。

納品書が不要なケース

納品書には明確な役割があるものの、不要となるケースもあります。例えば、小売りなどでその場で代金の支払いと商品の受け取りを行った場合は納品書や請求書が省略されるケースがあります。なぜならその場で双方が商品と金額を確認して取引を行うためです。

また、ある程度の期間にわたって定期納品を行っている場合は、納品のたびに納品書が発行されないケースもあります。数か月～1年といった単位で毎月決まった数の納品を行う場合、納品書を発行せずに支払のタイミングで請求書を発行するという形をとることもあります。そのため、長期の契約を結ぶ場合は事前にどのタイミングで、どの書類が必要なのか確認することが大切です。

受け取った納品書の取り扱い

納品書は、受け取った商品や請求書との整合性の確認という役割が終わったからといって処分していいというわけではありません。くわしくは後述しますが、受け取った後も一定期間保存する必要があります。そのため、どの担当者が受け取り、どうやって保管するのかを決めておくことが大切です。

納品書の作り方

納品書の内容は企業や組織、取引の内容によって異なりますが、企業間の取引の多くで発行するためある程度決まったルールがあります。ここでは、納品書の基本的な作り方やルール、発行時の注意点などをご紹介します。

納品書の必須項目

納品書に記載される項目も、企業や取引の内容によって異なりますが、必須となるのが以下の項目です。

  • 宛先
    納品先の会社名や屋号などです。
  • 取引年月日
    取引を行った年月日です。
  • 発行日
    納品書を発行した日にあたります。基本的に作成した日ではなく相手先に届く予定の日を記載します。
  • 納品者情報
    納品する側(受注者)の会社名や住所、連絡先や必要であれば担当者名なども記載します。同時に会社印も捺印してください。
  • 合計金額
    今回納品した商品の合計金額を記載します。複数回に分けて納品する場合は金額を記載せず、すべて納品を完了した後、金額を請求書のみに記載するというケースもあります。ただし、国税庁では納品書には金額を記入するように指導されていますので、厳密には納品書ではなく｢納品明細｣という扱いになります。また、金額を記載する際には消費税なども忘れないようにしましょう。
  • 納品明細
    商品名や数量、必要であれば単価なども記載します。
  • 備考欄
    その他伝えるべき事項がある際に記載できる項目です。ここにはメッセージを添える場所として使用されるケースもあります。

納品書発行のタイミング

納品書は納品する商品に同封するケースが多いため、商品の準備が完了して出荷する段階になって作成します。ただし、納品とはあくまで商品を相手先に届けることを指します。そのため発行日は出荷日ではなく相手の元に届く日となるので注意が必要です。

何らかの事情で納品と同時に相手先に納品書を届ける場合も、発行日は基本的に納品日になります。ただし、相手先の処理にも関わるので、作成や発送などが遅れる場合は事前に確認しましょう。

納品書発行時の注意点

納品書を発行する際には見積書や発注書、契約書などの他の書類と内容が合致しているのか確認することが重要です。もちろん、実際に納品する内容との合致も必須です。納品書は正しく商品が納品されたことを証明する書類でもあるので、しっかりとした確認を行いましょう。

逆に納品書を受け取る場合も内容をしっかりと確認してください。万が一、納品内容が発注や契約内容と異なっている場合、すぐに対処する必要があります。納品に関する契約に違反している場合、納品書が証拠となってきます。

  • 納品書の作り方

    納品書は正しく作成しましょう

納品書取り扱いに関する注意点

納品書は取引において重要な意味を持つ書類のひとつです。それだけに取り扱いにはいくつかの注意点があります。最後に、納品書を受け取る際、また受け取った後の注意点についてご紹介します。

納品書の保管期間

納品書は納品や支払などが完了しても一定期間保管する必要がある書類です。税法ではその取引を行った年度の確定申告から7年間、会社法では発行から10年間の保存が定められています。

この期間中に誤って処分してしまった場合、納税しなければならない額が増えてしまう可能性もあるので注意しましょう。

最近では納品書の電子保存も認められるようになりました。しかし、一定要件を満たした上で管轄の税務署の承認を受ける必要があるので正しい保管方法を知っておきましょう。

納品書を受け取ったことを相手に伝える方法

納品書そのものの受け取りを相手に対して伝える必要はありません。基本的には納品内容の確認や検品などを追えた後に｢受領書｣を発行するという形で連絡をすることになります。ただし、確認や検品などが遅れてしまう場合は、メールなどで納品書の受け取りのみを連絡するケースもあります。

納品書の再発行について

一定期間保管の義務がある納品書ですが、誤って処分してしまった場合などには再発行を依頼する必要が出てきます。基本的に、納品書は取引先に依頼することによって再発行を受けることが可能です。この場合、管理番号や発行日なども最初に発行されたものと同じになります。

  • 納品書取り扱いに関する注意点

    納品書取り扱いに関する注意点

ビジネスシーンで困らないよう納品書について知ろう

納品書は多くの取引の際に発行される重要な書類のひとつです。そのため、納品書の役割や意味、作り方などをしっかりと頭に入れておく必要があります。

納品書の必須項目などはいつでも作成できるよう確認しておきましょう。また、受け取る場合においても保管期間などが定められていますので注意してください。