BIツールを使いこなせず、失敗するケースは少なくありません。この記事では、なぜBIツール導入に失敗するかについて失敗例から掘り下げ、原因別の解決方法と成功のポイントについて解説します。BIツール導入につまずいている場合は、ぜひ参考にしてください。

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BIツールの典型的な5つの失敗例

BIツール導入後、うまく運用できずに失敗する典型的な例を紹介します。

1 使いこなせない

BIツールを運用していくうえで、データ収集にはデータベースやSQLなどの基礎知識が必要とされ、データ分析にはさらに的確なデータ分析やマーケティング手法などの基礎知識が求められます。画面操作自体はシンプルでも、BIツールを使いこなすには、ある程度データに関する基礎知識が必要です。

また、導入ツールが無料のもので、画面が日本語化されていない場合は、画面が扱いにくくお金もかかっていないことから、そのまま放置となるケースが見られます。

2 使える技術者がいなくなった

BIツール導入当初は知識のある技術者がいたが、その技術者がいなくなり他の人はBIツールを扱えなかったというケースも、よく見られる失敗例です。導入支援のサポートが終了した途端、使えなくなるケースもこの失敗例と似ています。

3 導入目的があいまい

BIツールの導入目的を明確にすることで、どのデータを収集してどのようなデータ分析を行うかがはっきりと決まります。BIツールは製品によって得意分野が異なるため、導入目的があいまいだと、誤ったツールを選択していても気づかず、目的を達成できない可能性もあり要注意です。

4 運用ルールが統一されていない

BIツールは、データを分析して終わりではありません。PDCA(Plan・Do・Check・Action)サイクルを回せるような運用ルールがないと、業務効率化などの目的はなかなか達成できないでしょう。

また、現場ごとに別のBIツールを入れてしまい運用ルールが統一されないままだと、全社として方向性が定まらず、BIツールの効果も限られます。

5 完璧を求めすぎる

より正確なデータ分析を求めて、何度も収集データやデータ分析方法を変えることは必要です。しかし、あまりにも完璧を求めすぎるとなかなか運用に入れず、結果的に運用しないままいつの間にか終わってしまいます。

BIツールの失敗例を解決する5つの方法

ご紹介したBIツールの失敗例は、それぞれに解決方法があります。ここでは、失敗例に対応した解決方法について解説します。

1 運用支援サービスの利用およびデータ分析の意義を再説明

BIツールを使いこなせないまま放置している場合、有料ツールなら運用支援サービスを利用して使い方をじっくり学ぶ機会を作りましょう。運用支援を受けている間にデータ分析の基礎知識を学ぶとともに、データ分析の意義を現場にもう一度説明することも重要です。

導入しているBIツールが無料ツールの場合、運用支援サービスはないため、支援サービスの充実している有料版を利用するかどうかも再検討しましょう。

2 運用マニュアル作成またはBIツール再選定

使える技術者がいなくなった場合は、もう一度BIツールを使える技術者を確保するか、ツールの運用支援サービスを利用して運用マニュアルを作成しましょう。

BIツールそのものが使いにくい場合は、思い切って別ツールを探すのも1つの解決方法です。BIツールはどんどん改善されて簡単に操作できる製品も出てきているため、より使いやすいツールが見つかる可能性があります。

3 ビジネス上の課題を明確にしてアプローチ

「データを分析して未知の規則性を見つける」のは、確かにBIツールでできることです。しかし、その前にビジネス上の課題を明確にしなければ、規則性を見出すことは困難です。

データありきで分析するのではなく、どのような問題を解決するためにデータを分析するのかを明確にしてから、実際のデータ解析を始めましょう。

4 情報システム部門で運用の統一化を推進

全社規模でBIツールを使った業務改善を行う場合は、情報システム部門主導で運用ルールを統一化しましょう。試験的に1部門での運用から始め、運用ルールをある程度固めてから全社に展開すると、よりスムーズに運用を開始できます。

5 まず使ってみる

BIツールで1回データ分析を行っただけで完璧な結果が出ることはほとんどありません。データ分析して改善案を作成・実行した後、その効果を測定、データを再分析してさらに改善する、という手順を何度か繰り返すことで、最終目標を目指します。

1回目のデータ分析に完璧を求めすぎず、ビジネス課題をはっきり決めた後は、まずBIツールを使うことが重要です。試行錯誤しながらさまざまな角度からデータ分析を行うことから始めましょう。

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BIツールの導入に失敗しない!成功のポイント5つ

これからBIツール導入を検討している場合は、業務効率化を成功させるためのポイントを確認しましょう。押さえておくべきポイントを5点紹介します。

1 要件は現場で検討してBIツールを利用する目的を明確化

BIツールを選ぶ前にやっておくべきことは、BIツールで達成したい目的を明確に数値化までしておくことです。BIツールは、製品ごとに得意分野が異なる場合もあるため、目指す目標に沿ったツールを選ぶことが重要になります。

利用目的は「誰が・どのような目的で・どれぐらいの頻度で」まで明確にしておくと運用ルールを検討する際にも便利です。

経営層なら全社の売上管理、部門責任者は部門のKPI管理、担当者は具体的な数値目標を設定して使う方向で検討します。具体的な数値目標とは、新規顧客獲得〇万人獲得、リピーター〇%増加、売上高〇%達成など、効果測定可能な数字を設定しましょう。

2 情報システム部門でデータの一元管理ができるツールを選ぶ

従来のBIツールは、すべて情報システム部門で現場部門のビジネス目標をヒアリングしながら分析し、レポートを各部門に渡すという使い方が一般的でした。

しかし現在では、BIツールの使い勝手がよくなり、現場部門が使える製品が増えてきました。BIツールは、ある程度現場で自由に使える方がいいのですが、データ基盤の部分まで現場部門主導でやるとデータの一元管理がうまくいきません。

そのため、情報システム部門は、全社で使えるデータ基盤を整え、部門ごとにダッシュボードのデザインを変えて展開することを検討しましょう。ETL機能でデータの収集・加工・登録をして、データ分析しやすいデータウェアハウスを構築することも検討します。

3 現場部門でもある程度カスタマイズできるシステムを選ぶ

実際にデータを活用したい現場部門の従業員自身が使えるように、操作を分かりやすくしたセルフサービスBIが増えてきています。これまでのBIツールに比べて現場目線で自由にカスタマイズができ、ツール操作も容易である点がセルフサービスBIの特徴です。

BIツールは現場部門で活用すると効率がいいため、これからBIツールを選ぶ場合は、セルフサービスBIの中から導入製品を選ぶことをおすすめします。

4 情報システム部門で運用ルールを統一化

運用ルールは、情報システム部門で統一化して作成します。各部門によって違うダッシュボード画面の運用ルールについては各部門でルールを作成するなど、各部門に任せる部分の洗い出しも必要です。

運用ルールを作成する際は、どの部門が何をするのか、データの収集・分析・改善策の検討から実施に至るPDCAサイクルと各部の役割も明示します。役割を明示することで、BIツールを使って業務効率化を達成するまでの流れが明確になり、運用を回せるようになります。

5 現場部門へデータ分析の意義などについてレクチャー

BIツールを日々使うようにするには、現場部門の意識改革が必要です。データ分析の意義や効果的なデータ分析の事例などについてレクチャーする仕組みも、運用ルール作成時に組み込んでおくことを検討しましょう。

利用目的ごとに効果的なデータ分析の事例集は、実際にデータ分析を始める際、非常に役立つ資料です。事例集があると、実際にBIツールを使うときの参考になり、BIツールをより利用しやすくなります。

また、BIツール導入時には、操作をレクチャーする導入教育も行いましょう。操作のレクチャーに関しては、その後も社内で問い合わせができる体制を整えておき、操作でつまずくことがないようフォローするようにします。

BIツール導入に失敗しないためには準備が必要

BIツールは業務効率化や経営目標達成に役立つツールですが、さまざまな理由で活用しきれない失敗が発生しがちです。失敗例からその原因を学び、対策することでBIツール導入・運用を成功させましょう。

製品選びでは、現場で使いやすいこと、情報システム部門で管理しやすいことを重視して選ぶことが重要です。BIツールの製品資料を以下より入手して、各製品の機能を確認・比較し、導入製品の検討にお役立てください。

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