取引先や顧客先へ訪問した際に受け取る名刺は、数が増えてくるにつれて管理が面倒になっていくものです。名刺専用のファイルを活用すれば比較的簡単に管理することは可能ですが、それでも誤って紛失や破棄してしまうケースがあります。
そこで、効率的な名刺管理のためにおすすめなのが、スマートフォンで手軽に利用できる名刺管理アプリです。名刺管理アプリには無料で利用できるものも多いですが、有料アプリと比べてどのような違いがあるのでしょうか。今回の記事では、おすすめの無料で使える名刺管理アプリ3選の紹介をはじめ、無料の注意点や名刺管理アプリの選び方を解説します。
無料で使えるおすすめの名刺管理アプリ3選
１、Wantedly People ／ ウォンテッドリー株式会社
ビジネスSNS「Wantedly」を運営するウォンテッドリー株式会社が手がける名刺管理アプリです。1度の撮影で最大10枚の名刺をデータ化できるため、効率的に作業できる点が魅力と言えます。また、スマホの連絡と同期することで着信時に相手の名前を表示できたり連絡先をExcelに書き出してCSVで保存することも可能です。
2、Eight ／ Sansan株式会社
上記でもご紹介した、法人向け名刺管理サービス「Sansan」を手掛ける同社が個人向けに提供している名刺管理アプリです。AIと手入力を組み合わせた技術によって、名刺を撮るだけで素早く正確なデータ化が可能になっています。URLやQRを相手に送付するだけでオンライン名刺交換ができるため、テレワーク時にも役立ちます。また、Eightでつながった相手が昇進や転職などで名刺が変わると通知が届くようになっているため、ビジネスチャンスにいち早く気づくことができるでしょう。
3、myBridge／LINE株式会社
メッセンジャーアプリの「LINE」を手掛けるLINE株式会社が提供する、名刺管理アプリです。登録したデータはLINEのトーク画面で共有することが可能なのが特徴です。 また、共有名刺帳を使えば社内のメンバーとも簡単に名刺のシェア・管理が可能となっています。
名刺管理でありがちな3つの悩み
従来の名刺管理ではどのような悩みを抱えることが多いのか、典型的な事例を3つ紹介します。
1、名刺を紛失してしまう
名刺そのものをファイリングする方法の場合、紛失したり誤って破棄したりする可能性があります。
職種や役職によっては、毎日のように取引先や顧客先を回って名刺交換をするケースも多く、気付かないうちに膨大な量の名刺が溜まってしまうこともあります。定期的に整理したり、使わなくなった名刺などを破棄したりする必要がありますが、あまりにも数が多いと紛失のリスクも高くなります。
2、必要な名刺をすぐに探し出せない
名刺が大量に溜まってくると、誰の名刺をどのファイルに収納したかを忘れてしまい、必要なときにすぐに取り出せない可能性があります。
会社ごとにファイリングをする方法もありますが、「名前は分かるのに会社名が思い出せない」という場合には名刺を探し出すのに膨大な時間がかかってしまいます。
3、名刺データの入力が面倒
物理的に名刺をファイリングするのではなく、PCなどでデジタルデータとして管理する方法もあります。
しかし、従来の名刺管理ソフトは、手元にある名刺から氏名や社名、連絡先などを手入力するのに手間がかかってしまうという問題点があります。これまで管理してきた膨大な名刺も含めるとなると、名刺データの入力だけで丸一日以上かかってしまうことも考えられ、あまり現実的な管理方法とはいえません。
名刺管理の悩みを解決するなら名刺管理アプリを活用しよう
名刺管理におけるさまざまな悩みを解決するなら、名刺管理アプリの活用がおすすめです。
名刺管理アプリは外回りや出張が多い方でも、スマホがあればその場ですぐに入力ができるため、わざわざオフィスに戻ってパソコンを立ちあげなくても簡単に作業ができます。
スマホで入力した名刺データは、アプリからクラウド上に保存され、スマホアプリからはもちろん、PCやタブレット端末からも閲覧ができます。
データで保存するため名刺を紛失する心配もなく、社名や氏名からでも検索できるのは大きなメリットといえるでしょう。
また、名刺管理アプリの最大のメリットは、スマホに搭載されたカメラで撮影するだけでOCRによって文字に変換される仕組みを採用している点にあります。従来の名刺管理ソフトのように、わざわざ氏名や会社名を入力する手間もかかりません。
名刺管理アプリには上記で紹介したような無料で利用できるものから有料で提供されているものまでさまざまな種類のサービスがあります。
無料名刺管理アプリを選ぶ際の注意点3つ
先述のとおり名刺管理アプリには無料版と有料版のサービスがありますが、無料版の多くは機能が制限されていたり、取り込み可能な名刺の枚数に制限が設けられていたりします。
どのような基準で選べば良いのか、今回は3つのポイントを紹介します。
1、名刺データの入力方法
多くの名刺管理アプリには、無料アプリであっても名刺を撮影するだけでテキストデータに変換してくれるOCRの機能が搭載されています。ただし、OCRの精度もアプリによって異なり、特殊なフォントや文字サイズはうまく読み取れないこともあります。
OCRの精度は実際に使ってみてからでないと判断が難しいため、はじめから有料版を購入するのではなく、まずは無料版やトライアルとして使ってみた上で、納得できる精度の名刺管理アプリを選ぶのがおすすめです。
また、中にはOCRが非搭載で、スマホから直接文字を入力するタイプの名刺管理アプリもあるため、選ぶ際には注意が必要です。
2、管理できる枚数の上限
名刺に印刷された文字をOCRでデータ化するものの、保存できる枚数に上限がある名刺管理アプリも多いです。たとえば「無料で利用できるのは○枚まで、それ以上は有料プラン」といったような制限がないかあらかじめ確認しておきましょう。
主に内勤がメインで、名刺交換の機会が少ない方にとっては無料のアプリでも十分対応できるでしょう。しかし営業職やマネージャークラスの方は名刺交換の頻度も高いため、あっという間に上限枚数に達してしまう可能性があります。
3、セキュリティ対策
名刺交換アプリの多くはクラウドサービスの一種であるため、万全なセキュリティ対策が求められます。セキュリティ対策が十分でない製品を選んでしまうと、クラウドに保存されたデータが外部に流出し、取引先や顧客からの信頼を失うことも考えられます。
名刺管理アプリの選定にあたっては、アプリの提供元がプライバシーマークを取得していて信頼性のある企業か、すでに利用しているユーザーの数や導入している企業なども参考にしてみると良いでしょう。
セキュリティ対策には「これを行っているから100%安全」と担保できるものはありません。しかし、セキュリティ意識の高い企業ほどさまざまな対策を何重にも施し、限りなく100%に近い安全性を実現しています。
名刺管理アプリは無料と有料どちらを選択すべき？
名刺管理アプリには無料のものと有料のものがありますが、必ずしも全ての企業やユーザーに対して、有料アプリのほうが適しているとは言い切れません。
無料アプリは管理できる名刺の数に制限があるものの、それ以外は有料アプリと同等の機能が提供されているものもあります。また、内勤がメインでそもそも名刺の数が多くない場合には、有料アプリではなく無料アプリで十分というケースもあるでしょう。
ただし、はじめのうちは無料アプリで十分と考えていても、部署の異動や役職変更によって名刺の数が増え、有料アプリに切り替えなければならないケースも考えられます。そのような場合に備え、有料版に切り替えた場合にどの程度のコストがかかるのかも想定しながら選ぶようにしましょう。
用途や業務の規模にマッチした名刺管理アプリを選ぼう
名刺管理アプリを選ぶ際には、現在管理している名刺の枚数がどの程度あるのか、さらには今後どの程度の名刺を管理することになるのかなど、用途に合ったものを選ぶことが重要なポイントといえます。
また、セキュリティ対策が不十分なアプリを選んでしまうと取引先や顧客に対して影響が及ぶ可能性もあるため、提供元で実施しているセキュリティ対策の内容も考慮しなければなりません。
今後テレワークで働く労働者が増えてくると、オンラインで打ち合わせや商談を行う機会が増え、名刺交換そのものが減ってくる可能性も考えられます。名刺管理アプリを選ぶ際には、無料の名刺管理アプリと有料のアプリをじっくりと比較しながら、自身に合ったアプリを選ぶようにしましょう。そのためにも、まずは名刺管理アプリの資料を請求のうえ、複数の製品を比較検討してみてください。
