請求書は会計処理の証憑(しょうひょう)書類として、7年間保存しなければいけません。紙の請求書で保存すると相応のコストがかかるため、請求書を電子化できる「Web請求書システム」を導入する企業が近年増えています。

これらのシステムを導入すると、コスト削減や業務効率化の効果が見込めます。この記事では、Web請求書システムからおすすめ製品8選を比較して紹介、さらにシステムの選び方も解説します。

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Web請求書システムとは

Web請求書システムとは、請求書や明細書を電子化し、Web上で作成・閲覧などが可能になるシステムのことです。フォーマットを自由に作成できるので、必要に応じてフォーマットを用意することできます。Web請求書システムを活用して請求書をPDF化すると、コスト削減や業務効率化を図ることが可能です。昨今のテレワーク増加の影響もあり、Web請求書システムを導入する企業が増えています。

Web請求書システムのメリット

1、ペーパレス化によるコスト削減

紙の請求書の場合、基本的に印刷代・封筒代・郵送代がかかります。1件あたりで見ると大した額ではないものの、積み重なればかなりの出費です。Web請求書であれば、これらの出費は全て不要なため、コスト削減につながります。

2、業務効率の改善

紙の請求書では、作成から発送までの一連の作業にはかなり手間がかかります。しかしWeb請求書であれば、これらの作業は大幅に簡略化されます。 また、システム化することで計算ミスなどの人的なミスも減るため、大幅な業務効率改善が可能になります。

3、ガバナンスの強化

Web請求書システムの場合、電子データとして会計データが残るためガバナンスの強化にもつながります。 請求周りの業務は不正が起きやすい分野でもあるので、しっかりとした管理体制が大切です。 紙の場合はある程度限界がありますが、システム化してしまえばもっと楽に管理を強化することができるでしょう。

4、請求漏れや誤請求などの回避

手作業で請求書作成を行っていると、どうしても請求漏れや誤請求が発生します。請求漏れは売掛金回収が遅延する元です。また、誤請求は企業の信用問題に発展する可能性があります。どちらのミスも、手戻り作業が発生するだけでなく、大きな問題になり得るため、できる限り防がなくてはなりません。Web請求書システムは、宛先管理をシステムで行い、請求代行機能のある製品なら封筒・請求書の印刷から封入・郵送まで自動で行うことも可能です。これらの機能によって、請求漏れや誤請求を防止できます。

5、社外からの利用が可能になり多様な働き方が可能

Web請求書システムは、社外からのアクセスが可能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスもでき、いつでもどこでもWeb請求書システムを利用できます。出張の多い営業職や管理職、テレワーク中の従業員も、出社せずに請求書の処理ができ、移動時間の短縮や多様な働き方にも対応できます。

6、社内共有・情報管理がしやすい

システム上請求書等の情報を一元管理するため、社内でデータを共有しやすくなります。大規模な企業で多くの請求書を発行する場合だけでなく、中小企業が経理業務をアウトソーシングする場合や、バックオフィスを利用する際も便利です。

Web請求書システムの選び方のポイント

現在、多くの企業からさまざまなWeb請求書システムが販売されていますが、導入すべき製品は企業ごとに異なります。より自社に適した製品を選ぶためにも、製品を選ぶ際のポイントについて理解を深めておきましょう。

1、必要な機能があるか

Web請求書システムの機能は各製品で異なります。帳票類のやり取りだけが行える基本的なシステムもあれば、督促業務まで自動化できるシステムもあります。高機能であるほど製品価格は高くなりますが、自社の経理業務で必要な機能が搭載されている製品を選びましょう。

2、セキュリティは十分か

クラウドサービスを利用する場合は、セキュリティ面を考慮しなければいけません。請求書の枚数が増えるほど情報漏洩のリスクが高まるため、製品のセキュリティ面も比較しましょう。

大半の製品は、通信の暗号化などの基本的なセキュリティを実施していますが、24時間365日監視体制サービスがあるか、バックアップ体制が整えられているかも確認しましょう。

3、サポート体制は十分か

Web請求書システムを利用していくと、外部システムと連携したり、テンプレートのレイアウトを変える必要性が出てくる場合があります。このような悩みが出たときに、相談できるサポート体制が整えられていればスムーズに実行できるため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

Web請求書システムおすすめ8選を徹底比較

基本機能を揃えながら低価格の料金を実現「BtoBプラットフォーム請求書」
株式会社インフォマート

POINT
  • 価格:5,000円~
  • 提供形態:クラウド・SaaS・ASP
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お申込みから2ヵ月~3ヵ月
  • 補足:初期費用10万円~が別途かかります

BtoBプラットフォーム請求書は、51万社以上の企業に導入されているWeb請求書システムです。請求書を自動作成して発行できるため、経理業務を約90%短縮できます。また、業務を自動化することで、ヒューマンエラーの防止もできます

インターネット環境がある場所であれば、ログイン可能なため、どこからでも確認が可能。請求書の承認もテレワーク環境で完結できます。また、会計システムや販売管理システムと連携すれば、会計処理も効率化ができます。

基本機能が搭載されていながら、月額利用料5,000円のリーズナブルな料金体系で人気を集めている製品です


業務代行で帳票発行業務から解放される「楽楽明細」
株式会社ラクス

POINT
  • 価格:2万4,000円~
  • 提供形態:クラウド・SaaS・ASP・サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お申込みから最短1ヵ月
  • 補足:初期費用10万円~がかかります

楽楽明細は、1,600社以上に導入されているWeb帳票発行システムです。システム上で作成した帳票はデジタルデータで送ることもできれば、郵送やFAXで送ることもできます。

郵送する場合は、「印刷・封入・発送」の手間がかかりますが、楽楽明細のシステムで郵送を選択すれば、郵送業務を代行依頼できます。そのため、社内で行っていた「印刷・封入・発送」の作業から解放されるはずです。

また、シンプルなUI設計のため、システムが苦手な方でも簡単に操作することができます。そのため、帳票の発行業務を簡略化したい企業に適した製品です。


請求・集金・入金消込・催促業務を自動化「請求管理ロボ」
株式会社ROBOT

POINT
  • 価格:5万円~
  • 提供形態:クラウド・SaaS・サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お問い合わせ
  • ※運用・定着支援費用が別途かかります

請求管理ロボは、500社以上の企業に導入されているWeb請求書システムです。他社の製品との大きな違いは、請求・集金・入金消込・催促業務まで自動化が行えることです

請求書作成や決済サービスとの連携、入金管理の一元管理化、督促メールの自動送信などの機能が標準仕様で搭載されています。

また、オプションサービスを利用することで、請求・集金・入金消込・督促業務を全て丸投げすることも可能です。そのため、督促業務から解放されたいと考えている企業に適した製品です。


煩雑した帳票類をキレイにまとめられる「SVF TransPrint」
ウイングアーク1st株式会社

POINT
  • 価格:6万5,000円~
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お問い合わせ
  • 初期費用80万円がかかります

SVF TransPrintは、請求書・納品書・検収書の帳票の発行業務を完全自動化できる請求書Web配信サービスです。社内で帳票をアップロードできるだけではなく、サービスを契約していない取引先もアップロード機能が利用できるため、クラウド上で効率的な取引が行えます

また、クラウド上で請求書を作成したら、取引先ごとにフォルダを自動生成して、自動仕分けをしてもらえます。また、OCR機能が搭載されているため、社内にある様々な形式の帳票を標準規格化した電子ファイルへ変換することも可能。そのため、煩雑した帳票類を整理したい企業に向いている製品です。


徹底したセキュリティ対策とログ管理が行える「ナビエクスプレス Web請求書」
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社

POINT
  • 価格:利用料金4万5,000円~ 従量料金5円~ ※メールの場合
  • 提供形態:クラウド・サービス
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お問い合わせ

ナビエクスプレスは、数万社の企業に導入されている電子帳票ソリューションです。セキュリティ面にこだわった製品で、基本的な接続方法はHTTPS接続(SSL通信)となっており、通信を暗号化しています

メール配信で帳票を送付する場合は、帳票ごとにパスワードを付与することができるため、送付先にも安心してもらえます。また、独自機能として「受け取り確認機能」が搭載されています。また、取引先の帳票の開封状況を管理画面から確認することも可能です。

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手厚いサポート体制で安心して導入できる「@TOVAS」
コクヨ株式会社

POINT
  • 価格:1万円~(スタンダードプラン)
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お申込みから最短2営業日
  • 補足:初期費用12万円が別途かかります

@TOVASは、オフィス機器用品を販売するコクヨ株式会社が提供している帳票Web配信クラウドサービスです。他社との大きな違いは、手厚いサポート体制です

@TOVASは、さまざまなシステムと連携することができるため、社内の帳票業務の状況や利用中のシステム環境に合わせた最適なプランを提案してもらえます。

サポートは、専任担当制のため、製品導入から業務効率化まで、同じ担当者がサポートしてくれます。そのため、Web請求書システムが上手く活用できるか不安に感じている企業も安心して導入できるでしょう。


世界最大規模のBtoB商取引プラットフォーム「Tradeshift」
トレードシフトジャパン株式会社

POINT
  • 価格:0円~
  • 提供形態:クラウド・サービス・SaaS
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お問い合わせ

Tradeshiftは、世界190か国150万社に利用実績があるBtoB向け商取引プラットフォームです。取引のマッチングから、見積書・注文書・請求書などの送付業務がプラットフォーム上で行えます。請求書作成や電子文書の送受信は無料で利用できます

また、Tradeshiftはユーザーインターフェースが整えられているため、トレーニングを行わずに利用できると操作しやすさも魅力となっている製品です。そのため、導入費用を安く抑えたいという企業に適した製品です。


初期導入費用が0円!気軽に導入できる「請求上手」
株式会社ティエラ

POINT
  • 価格:1万8,000円~
  • 提供形態:クラウド
  • 対象従業員規模:全ての規模に対応
  • 導入までの期間:お問い合わせ

請求上手は、初期費用が0円なため、導入しやすいクラウドWeb請求システムです。クラウド上で帳票類のやり取りをすることで、タイムラグが発生しません。また、電子書類化してクラウド上に保存することで、書類を紛失する心配もありません。

セキュリティ面にもこだわって作られた製品で、全ての通信は暗号化されています。また、24時間365日体制で監視されており、データは常時バックアップしているため、データを復旧することもできます。そのため、気軽に導入できる製品をお探しの場合に適した製品です。

Web請求書システムおすすめ8選比較表

                            
製品名 提供形態 参考価格導入までの期間
BtoBプラットフォーム請求書 クラウド/SaaS/ASP 5,000円~お申込みから2~3ヵ月
楽楽明細 クラウド/SaaS/ASP/サービス 2万4,000円~お申込みから最短1ヵ月
請求管理ロボ クラウド・SaaS・サービス 5万円~別途お問い合わせ
SVF TransPrint クラウド 6万5,000円~別途お問い合わせ
ナビエクスプレス Web請求書 クラウド/サービス 利用料金4万5,000円~,従量料金5円~,※メールの場合別途お問い合わせ
@TOVAS クラウド 1万円~(スタンダードプラン)お申込みから最短2営業日
Tradeshift クラウド/サービス・SaaS 0円~別途お問い合わせ
請求上手 クラウド 1万8,000円~別途お問い合わせ
 

無料で使えるWeb請求書システム

「INVOY」FINUX株式会社

「INVOY」は、無料で請求書・領収書・見積書が作成できるWeb請求書システムです。納品書から請求書への変換や、請求書から領収書への変換も簡単に行え、スムーズに請求書を発行できます。すべての機能を無料で使いたいという場合は、「INVOY」もおすすめです。ただし、毎月発行額が10億円以上、あるいは毎月の請求書発行枚数が5,000枚以上の場合は別途Enterpriseプラン(料金は別途問い合わせ)もあります。事業規模によっては、有料となる点には注意してください。

自社にあったWeb請求書システムで業務効率化を!

現在は、各社から様々な種類のWeb請求書システムが販売されていますが、業務内容や必要な機能によって、導入すべき製品は異なります。そのため、上記のポイントを踏まえて自社にあった製品を比較検討したうえで導入しましょう。

この記事でも、各社が販売しているWeb請求書システムの特徴をご紹介しましたが、より詳しい情報に関しては、ぜひこちらから資料請求をしてみてください。

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