【2021年】グループウェアおすすめ10選を比較！｜機能・価格・特徴をチェック

グループウェアは、情報共有によって部門間・組織間の円滑な意思疎通を促すためのシステムです。グループウェアは、スケジュール管理、掲示板、文書管理などさまざまなツール群で構成されており、部門共通のデスクワークをサポートします。

この記事では、グループウェア10製品について徹底比較するとともに、グループウェアの機能、製品選択のポイントなども解説します。

グループウェアとは

グループウェアとは、会社の部門間・組織間の協業をスムーズに進めるためのツール群で構成されたシステムです。業務でやり取りする情報を電子化・共有化することで、最終的には業務全体の効率化を目指します。また業務効率化だけでなく、オフィスのペーパーレス化やテレワークなど遠隔地からも協業できる環境を整えるといった効果も見込めます。

社内SNSとの違い

よく比較される社内SNSとの違いは、目的と機能にあります。グループウェアは情報共有による業務効率化が目的ですが、社内SNSは社内コミュニケーションの活性化が目的です。どちらにも、情報共有や社員同士のコミュニケーションを取る機能はあります。しかし情報のストック・再利用はグループウェアの方が機能的にやりやすいでしょう。

スピーディなコミュニケーションなら、社内SNSの方が優れています。グループウェア独自の機能は、スケジュール予約や承認ワークフロー機能など、情報共有による業務の可視化・効率化などがあります。一方、社内SNSの独自機能は、チャットやコミュニティなど、フラットな関係性を築きやすい機能が多い点が特徴です。

グループウェアのメリット

1 、スムーズな情報共有による業務効率化

グループウェアの最大のメリットは、情報共有のスピードアップによる業務効率化です。これまで手作業で行っていたことをオンライン化することで、大幅な時間短縮が見込めます。

2、社員の業務状況を見える化

グループウェアで業務をオンライン化することで、社員の業務状況を見える化できます。各業務の進捗や、承認処理がどこで止まっているかといった気になる点も本人に聞かずともシステム上ですぐに確認することが可能です。

3、テレワークや離れた拠点同士でも協業しやすい

グループウェアを使えば、テレワークや支社など、離れた拠点間であってもスムーズにやり取りが行えます。いちいちメールや郵送で送る必要があったものも、オンラインで完結できれば多くの工数が削減されるでしょう。

4、単純作業の工数削減・効率化

グループウェアによって、会議の予約や承認処理など、単純ですが複数の人間がかかわり、取りまとめに時間がかかる単純作業の工数削減・効率化が可能です。例えば、会議を予約する場合、会議室・会議用の設備・会議の参加者すべての予約が必要です。例えばスケジュール管理機能なら、すべての予定が空いている時間に会議予約を入れ、その場で出欠確認・会議案内の連絡を送付するまでをすぐに済ませられます。

5、生産性のある議論を記録・利用できる

グループウェアには、電子掲示板やチャット、社内回覧機能など、コミュニケーションを円滑にするツールが数多く備わっています。これらの機能を有効活用することで、テーマに沿った生産性のある議論があったとき、すぐに情報共有可能です。情報共有された内容は検索機能で簡単に発掘でき、必要なときに必要な人が自由に参照できます。「生きた」情報を蓄積・利用する文化を醸成することで、社内全体の業務効率化も可能です。

6、リアルタイムでのフォローが可能

承認ワークフロー機能によって、承認処理がどこで止まっているのかがすぐに分かり、リアルタイムにフォロー可能です。差し戻し後もすぐに対応できるため、承認処理は劇的にスピードアップします。

グループウェアのデメリット

ここまでご紹介したように便利なグループウェアですが、デメリットもありますので順番に説明していきます。

1、スピーディなコミュニケーションには向かない

グループウェアは業務に必要な情報を蓄積して共有する「情報のストック」は得意なのですが、その場で流れる情報の処理には向いていません。グループウェアにもチャット機能はありますが、ある文書や電子会議室でのやり取りがメインであり、迅速な反応が得られにくい傾向にあります。一方、ビジネスチャットや社内SNSは、スピーディなコミュニケーションが行え、社内全体の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

2、共有情報内に機密情報があるなど情報漏えいリスクがある

グループウェアは、積極的に情報共有を行うことが重要です。しかし、共有する情報の中に、他部門に見せてはいけない機密情報や特定の個人情報まで出してしまっているケースが散見されます。さらに、クラウド型のグループウェアを利用していると、情報漏えいリスクは高まります。グループウェア製品を選ぶ際は、セキュリティに強い製品かどうかを確認することも重要です。さらに、グループウェアを利用する従業員全員に、セキュリティ意識を高めるよう定期的な研修も行う必要があります。

グループウェアの機能

グループウェアには情報の共有や効率化に役立つさまざまな機能が備わっています。製品を選ぶ前に、どのような機能があるかを確認しておきましょう。

1、基本的な機能

グループウェアの基本的な機能は以下の通りです。

・スケジュール管理

スケジュールを全社で共有。アポ取りや会議参加予約などに利用します。グループウェアの中でも日常的に利用する機能であり、使い勝手にはこだわりたい機能です。

・設備予約

会議室やTV会議システムなど設備のスケジュールを公開・予約に利用します。

・掲示板

全社・部門別の連絡に使います。メール一斉送信に比べて通信回線の負荷がかからず、既読・未読確認も可能です。

・ワークフロー

申請業務を電子化・自動化します。どこまで柔軟に自社の承認経路に合わせられるかは製品によって違うため、確認したいポイントです。

・文書管理

ファイル共有と版管理が主な機能です。文書管理を利用することで、メール添付では流れやすい情報を蓄積し、探しやすくする効果もあります。

・電子会議室

チャットベースの会議室。文字ベースの情報交換なので、後から検索してナレッジベースとして活用することもできます。

・タスク管理

自身の作業管理だけでなく、他人に依頼した作業も管理できます。

2、その他機能

製品によっては、基本的な機能以外にも便利な機能を備えています。そのうちいくつかを紹介します。

・Web打刻（タイムカード）

電子的なタイムカードで、出勤時刻と退勤時刻の記録を行う機能です。勤怠管理システムと連携して給与計算や労務管理の入力データとしても活用できます。

・Web会議

遠隔地の人とビデオや音声通話で会議をする機能です。独自機能ではなく、Zoomなど外部アプリと連携できる仕組みを持つ製品もあります。

・安否確認

災害などの緊急時に行う安否確認を行う機能です。緊急連絡の一斉送信、安否確認の情報登録などにより、迅速に安否確認が取れるようにサポートします

グループウェアの選定ポイント5つ

グループウェア製品を選定する際、検討したいポイントを5点紹介します。

1、使いたい機能が揃っているか

グループウェアは多くの機能を持つ製品ですが、すべての機能を自社が使うとは限りません。よく利用する機能を見極め、使いたい機能があるかどうかを確認しましょう。

2、提供形態はオンプレミスかクラウドか

提供形態は、大きく分けてオンプレミスかクラウドのどちらを選ぶか検討しましょう。システムをクラウド化する、あるいはすでにクラウド化している場合はクラウドタイプがおすすめです。機密性の高い情報を扱っていて社外に情報を持ち出したくない場合はオンプレミスが適しています。

3、既存システムやアプリケーションと連携しやすいか

社内で現在使用している既存システムやアプリケーションをそのまま使い続ける場合もあるでしょう。そのような場合、外部システムはアプリと連携しやすい拡張性がある製品を選ぶことも検討してください。

4、ITシステムに慣れていない人にも使いやすいか

グループウェアは、全社で使うシステムです。そのため、ITシステムに使い慣れていない部門の人にも使えるかどうかを確認しましょう。確認には、無料試用版の利用を検討してください。比較対象の無料試用版を複数用意し、業務でよく使う機能をひと通り操作してもらうことで、使いやすさは確認できます。

5、社外からのアクセスができるかどうか

テレワークや出張先からも利用できると、場所や時間に囚われずに業務が続けられます。クラウド版の場合はそのままで社外からアクセスできますが、オンプレミス版の場合は、社外からのアクセスが可能かどうか確認しましょう。

グループウェア10選を徹底比較！

「Google Workspace」
株式会社 USEN Smart Works

「Google Workspace」 はメール、カレンダー、チャット、ストレージなど多数の機能を備えたクラウド型グループウェアです。特に生産性向上とコラボレーションに重きが置かれており、業界をリードするGoogle社の基準で守られたセキュアなサーバ上で安全性と多様性の両面から働き方改革を実現できるソリューションです。

株式会社 USEN Smart Worksは、延べ数千社を超える企業の成長を支援してきたクラウドサービス専門の代理店。Google Workspaceに関しては、2008年に前身であるGoogle Apps が日本で提供開始されて以来10年以上にわたる取り扱い実績があります。また、Google 社の最上位パートナーであることを示す「プレミアパートナー」の認定を受けており、2020 年には Google Workspace の日本国内における拡販実績No.1 を表彰するアワード「Google Cloud Expansion Partner of the Year 2020 – Japan」を受賞しています。

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「Microsoft 365」
株式会社 USEN Smart Works

「Microsoft 365」は、日本企業の多くが採用してきたWord、Excel、PowerpointなどのOfficeアプリと、これらをwebブラウザから利用できるOffice Online、メールサービスExchange Online、コラボレーションツールのTeams、Sharepoint Onlineなど、ビジネスの生産性向上に必要な機能を取りそろえたMicrosoftのクラウドソリューションです。中小規模から大企業向け、24/365でサポートを提供する拡張プランなど、多岐に渡るサービスラインナップから自社の要望にあったプランを選択できます。

USEN Smart Worksでは、Azureを除くMicrosoft Online Servicesの製品を取り扱っています。Microsoft 365に限らない広範なサービスをMicrosoft CSPプログラムから提供。Google Workspaceの販売代理店でもあるため、GoogleとMicrosoft両者の比較提案、Googleからの切替えといった要望にも対応可能です。

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「kintone」
株式会社 USEN Smart Works

「kintone」は顧客管理や、日報、交通費申請、備品在庫管理など、業務に必要なアプリをノンプログラミングで作成できるグループウェアです。煩雑化しているデータや申請フローをひとつにまとめることができ、業務の効率化に繋がります。

株式会社 USEN Smart Worksは、自社の人事評価制度管理ツールとして同社が所属するグループ全体でkintoneを活用しているので、実体験にもとづいた詳細な提案ができる点が強みです。サイボウズ製品の販促活動における実績を評価され、サイボウズ主催の「CYBOZU AWARD」においては『セールス賞』及び『セールスアドバイザ・オブ・ザ・イヤー』を受賞。kintoneのエキスパートが各企業の課題に寄り添った提案をしてくれます。各種kintoneプラグインサービスも取り扱っているので、「kintoneでこんなことできる？」といった相談にも対応可能です。

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「Garoon（ガルーン）」
サイボウズ株式会社

「Garoon」は、利用者の92％が使いやすいと評価しており、誰でもすぐに使える分かりやすさが魅力の製品です。スケジュール管理、施設予約、掲示板など定番機能のほか、大規模組織で特に重要となる管理機能やアクセス設定などの機能も充実しています。

連携APIを使った外部システムとの連携ができ、既存システムやアプリケーションがある場合にも導入しやすいという特徴があり、小規模から大規模までさまざまな規模の企業に対応できる製品です。

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「Coo Kai for Office 365）」
株式会社ピーエスシー

Office 365のアドオンアプリ「Coo Kai for Office 365」。Office 365自体がグループウェア機能を備えていますが、さらに便利な機能を追加して、Office 365をより使いやすくする点が大きな特徴です。

Coo Kai for Office 365には、以下の機能があり、好きな機能を選んで導入できます。

– Coo Kai組織階層型アドレス帳 – Coo Kai組織階層型カレンダー – Coo Kai BBS/掲示板 – Coo Kai誤送信防止ツール

アドレス帳やカレンダー機能はOffice 365にもともとありますが、Coo Kai for Office 365を導入すると組織階層に合わせた操作が可能となります。また、掲示板機能やメールの誤送信防止機能も便利です。

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「J-MOTTOグループウェア」
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

「J-MOTTOグループウェア」は、25もの機能があり、10名以上1,000名未満の小中規模組織向けのグループウェア製品です。基本的な機能はもちろん、ワークフロー、議事録、購買予約、安否確認など、他製品ならオプションで提供されるような機能も標準で提供しています。

ここまで多機能ながら、20ユーザーで月額3,000円と安価な点も魅力です。全社レベルで共通の社内システムを探している場合や、安価で機能豊富なグループウェア製品を探している場合におすすめです。

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「desknet’s NEO」
株式会社ネオジャパン

「desknet’s NEO」は、提供形態がオンプレミス・クラウド両方あり、社内のITシステムの状況に合わせたタイプが選べるグループウェア製品です。標準機能は27もあり、Amazonビジネス連携や健康サポートなど、ユニークな機能もあります。

オプションは、Web会議機能と独自業務アプリ作成ツール「AppSuite（アップスイート）」を用意。AppSuiteは、ノンプログラミングで自社に合わせた業務アプリを簡単に作ることができます。

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「HotBiz8」
株式会社ASJ

「HotBiz8」は200名まで月額10,000円固定で、最安で月額1名50円から利用できるクラウト型のグループウェア製品です。社員同士のコミュニケーションを活性化するメッセージ（ビジネスチャット）機能やワークフロー機能などがあり、テレワークしやすい環境を提供します。

既存システムとの連携を気にする必要がない場合や、社内システムをこれから揃えていく場合などに向いています。

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「Liferay DXP」
日本ライフレイ株式会社

従業員規模500名以上からと中規模から大規模組織向けのグループウェア製品「Liferay DXP」。大規模組織ならではの事情に即した機能が特徴的な製品です。

大企業の場合、一般的にいくつかの既存システムを稼働させています。本製品の連携機能は、既存システムはそのまま活かしつつ、組織間の情報共有化や社内コミュニケーションの円滑化を促進したいというケースに最適です。

また、用途に応じたデザイン変更や多言語対応もしているため、国内だけでなく海外に拠点を持つ企業にも対応しています。

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「WaWa Office」
株式会社アイアットOEC

「WaWa Office」は、コミュニケーションや情報共有の効率化に適した基本的な機能を搭載したグループウェア製品です。

豊富なオプション機能がある点が特徴で、ワークフロー「WaWaFlow」、営業日報管理「WaWaFrontier」簡易データベース「WaWaD-Be」などがあります。データはCSV出力が可能なので、他システム連携がしやすい点もポイントです。

無料で使えるグループウェア

ここまで有料のグループウェアをご紹介してきましたが、導入したいけどコストをかけるのは難しいという場合もあるでしょう。そこでここでは、無料で使えるグループウェアをご紹介します。

Microsoft Teams

有名な無料のグループウェア製品「Microsoft Teams」。「Microsoft Office」に付属しており、会議、チャット、通話、共同作業、セキュリティ機能など、グループウェアに必要な機能はひと通り揃っています。会社の多くは社内のパソコンに「Microsoft Office」を導入しています。そのため、グループウェア用のアプリなどを買い足すことなく、すぐに「Microsoft Teams」し、情報共有を始められます。

まとめ

部門共通の業務効率化を支えるグループウェアは、全社員が利用してこそ効果を発揮するシステムです。導入の際は、単に機能や価格だけを比較するのではなく、無料トライアル版をうまく利用して現場の人に試してもらい、使いやすい製品を探しましょう。

グループウェアはさまざまなベンダーが製品を提供しており、候補を選定するのにも手間がかかります。グループウェア製品の選定に必要な情報をお探しの場合、ぜひこちらの資料もご活用ください。