グループウェアは、社内で使用する情報共有およびコミュニケーション機能を搭載したツールです。製品のなかには多彩な機能を搭載しているグループウェアがありますが、その全ての機能が必要とは限りません。グループウェアのメリットを得るには、どのような機能が搭載されたものを選べばよいのでしょうか。
ここでは、グループウェアに必要な機能を紹介するとともに、Googleカレンダーと同期できるグループウェア3選と、勤怠管理もできるグループウェア3選を紹介します。
グループウェアに必要な機能とは
グループウェアの中には、多機能が売りの製品もあります。機能豊富なグループウェアは魅力的ですが、使いこなせなければかえって使い勝手が悪いと感じてしまう可能性もあるでしょう。そのため、グループウェアに必要な機能が過不足なく搭載されているグループウェアの中から、自社に合った製品を選ぶことが大切です。
それでは、グループウェアに最低限必要とされる機能について、詳しくみていきましょう。
1 メール・掲示板などの連絡機能
グループウェアのメリットは、コミュニケーション機能によって円滑な連絡が可能になることです。そのため、メールや掲示板機能、グループチャットなどの連絡機能は必須でしょう。
中でもグループチャットは、プロジェクトやチーム単位でグルーピングできるため、速やかな情報共有に役立ちます。
2 ファイル共有機能
企業内でプロジェクト関連や契約関連のファイルを送受信する場合、グループウェアが役立ちます。ファイル共有機能があれば、プロジェクトやチームごとにフォルダを分けて、ドキュメントや写真、動画などを整理できます。
速やかにファイルを共有できれば、意思決定や納品物の完成などのスピードが上がり、企業全体の収益アップも見込めるでしょう。
3 Web会議機能
テレワークが推進されている昨今では、Web会議機能はもはや必須な機能と言えます。時間や場所にとらわれず、最新の情報を共有したり、自己判断が難しい場合にすぐに相談したりできます。
また、議事録機能が搭載されていれば、後から会議の内容を見直すことも可能です。参加できなかった社員に議事録を配布して、効率的に業務改善を進められます。
4 Googleカレンダーとの同期機能
Googleカレンダーとの同期機能が搭載されていれば、社員ごとのスケジュールを一括で管理できます。業務の割り振りや営業の外回りの割り当てなど、あらゆる場面で役立つでしょう。
また、有給休暇を取得する日を検討するときなどにGoogleカレンダーを見れば、会社の業務に支障をきたさない日を特定できます。
5 勤怠管理機能
グループウェアの中には、勤怠管理機能が搭載された製品もあります。勤怠管理機能では、出社、外出、戻り、退社などの打刻データを管理できます。時短勤務やフレックスタイム制、夜勤など、あらゆる勤務形態に対応した勤怠管理機能であれば、業務効率が大きく上がるでしょう。
Googleカレンダーと同期できるグループウェア3選
グループウェアの機能の中でも、Googleカレンダーと同期できる製品は特におすすめです。社員のスケジュールを速やかに把握できれば、迅速に業務を適切に割り振れます。ここからは、Googleカレンダーと同期できるグループウェアからおすすめの3製品をご紹介します。
1 desknet's NEO
クラウド型グループウェアのdesknet's NEOは、連携ソフトの「desknet's Sync for smartphones」の導入によって、Googleカレンダーと同期できるようになります。
スマホやタブレットでも快適に操作できるUIを備えているため、現場に浸透しやすいでしょう。議事録機能やワークフロー、メール機能、文書管理などの基本的な機能を搭載しています。
また、バージョンアップは無料のため、常に最新のバージョンを使える点もメリットです。
2 サイボウズOffice10
サイボウズOffice10は、株式会社ペガシスが提供する「Gcal Connection for Cybozu Office（有償）」と連携することで、Googleカレンダーとの同期が可能になります。
スケジュール、ファイル管理、メッセージ機能、タイムカードなど、グループウェアに必要な機能が一通り搭載されています。また、シンプルで直観的な操作ができるUIのため、デジタル化が進んでいない企業でも導入しやすいでしょう。
3 Aipo.com
グループウェアのAipo.comには、Googleカレンダーとの同期機能が搭載されています。そのほか、Outlookカレンダーにも対応しているなど、Googleカレンダー以外のアプリを使用している社員がいる企業におすすめです。
同期できるカレンダーは前後3ヶ月分のため、翌月以降の予定を組みやすいでしょう。30日間の無料お試し期間が設けられているため、自社に合っているか確認のうえで本格導入を検討できます。
勤怠管理もできるグループウェア3選
勤怠管理もできるグループウェアであれば、別で勤怠管理システムを導入する必要がありません。コストを削減できるうえに、操作を覚える手間を削減できます。ここからは、勤怠管理もできるグループウェアからおすすめの3製品をご紹介します。
1 TimeBiz
TimeBizには、本格的な勤怠管理機能が搭載されています。勤怠アラート機能によって、時間外労働の上限管理や有給休暇の取得管理などができるため、働き方改革に対応できます。また、アラートを出す基準を自由に設定できることも特徴です。
さらに、GPS打刻が可能なため、不正打刻ではないか確認できます。そのほか、押し忘れ防止機能によって、管理者の手間と労力を減らすことも可能です。
2 J-MOTTO
J-MOTTOは、300万以上のユーザー数を誇る「desknet's NEO」のASPサービスです。打刻データ記録・集計機能が搭載されているため、勤怠管理できます。ToDo管理やメール、ワークフロー、議事録、スケジュール管理など、グループウェアに求められる機能を網羅していることが特徴です。
ASP版はシステム・サーバー管理を専門スタッフに任せることが可能なため、ソフトの運用の手間を大幅に減らせます。
3 NI Collabo 360
NI Collabo 360は、タイムカード機能による勤怠管理が可能です。ログインによるタイムカードの自動打刻が可能なため、業務開始時のルールに定めることで打刻漏れのリスクを減らせます。
また、テレワーク支援に対応しており、在宅勤務やサテライトオフィスを利用している社員専用に「始業・終業」、「着席・離席」の打刻ボタンを作成できます。さらに、指定のネットワーク以外からの打刻を禁止できるため、不正打刻も防げます。
機能を確認し自社に適したグループウェアを選ぼう
グループウェアには機能が豊富な製品も多くあります。しかし、社員が使いこなせなければせっかく導入したものが無駄なコストになってしまいます。そうならないためには各製品の機能をよく確認し、自社に適したものを選ぶことが大切です。
グループウェアの導入を検討している場合は、ぜひグループウェアの資料請求をして各製品の機能をよく比較してみてください。
