BPM(Business Process Management)とは、継続的に業務プロセスを改善しながらよりよい業務の進め方を開発することで業務の成果を上げるアプローチ方法のことです。BPMシステムはBPMの推進を支援する情報システムで、業務プロセスのPDCAサイクルすべてをサポートする機能を持っています。ここでは、代表的なBPMシステム4製品の機能を比較しつつご紹介します。

30秒でわかる、BPMシステムとは

BPMシステムは、業務プロセスの改善サイクルとしてよく用いられる「PDCAサイクル」に対応した機能を提供し、BPMの推進をサポートするシステムです。

PDCAサイクルでは、「計画(Plan)>実行(Do)>確認(Check)>改善検討(Action)」の4フェーズを継続的に回すことで段階的な業務改善を図ることを目的とします。BPMシステムは、各フェーズに対応した機能を提供し、業務プロセスの継続的な改善をスムーズに進めるサポートをします。

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BPMシステムの機能とPDCAサイクルの対応

BPMシステムの機能とPDCAサイクルの対応は以下の通りです。

PDCAフェーズ 対応するBPMシステムの機能 具体的な機能例
計画 業務プロセスの定義を支援 ・業務プロセスの設計(プロセスモデリング)
・画面や帳票の作成支援
・処理ルールの定義
・他システム連携などの設定
実行 業務実行を支援 ・業務リストの生成
・担当者のタスクリスト
・案件一覧など進捗管理関連機能
・コミュニケーション機能
確認 業務の実行結果の確認・チェックを支援 ・案件一覧
・案件別や個人別の実績データ出力
・業務ノウハウの登録
改善検討 課題の改善検討を支援 ・業務案件毎の実績詳細分析
・個人別の業務実績分析
・シミュレーション機能

製品によって機能の名称に違いはあります。BPMシステム製品を比較する際は、PDCAサイクルのどのフェーズの機能かを考えながら製品の説明を読み比べると比較しやすくおすすめです。PDCAサイクルごとに対応するBPMシステムの機能について簡単に説明します。

1 業務プロセスの定義を支援する機能

PDCAサイクルの計画フェーズをサポートする機能群。主に業務プロセスの定義を支援します。業務プロセスの設計機能、業務に必要な画面や帳票の作成支援、処理ルールの定義などが主な機能です。基幹システムとの連携など、他システム連携に関する設定機能も計画フェーズをサポートする機能として分類できます。

2 業務実行を支援する機能

PDCAサイクルの実行フェーズをサポートする機能群。業務リスト作成、担当者への割り振り、進捗管理をスムーズに進められるようにサポートします。コミュニケーション機能も、業務実行を円滑に進めるためには欠かせない機能です。ただし、社内で他のコミュニケーションツールを使っている場合は、ツールと連携させる方が便利な場合もあります。

3 業務の実行結果の確認・チェックを支援する機能

PDCAサイクルの確認フェーズをサポートする機能群。業務の実行結果の集計機能や業務ノウハウの登録機能、業務実績データの出力などがこの機能に相当します。業務改善を検討するためのデータをスムーズに収集して振り返りやすくするこれらの機能の使いやすさは、PDCAサイクルを回す重要なポイントです。

4 課題の改善検討を支援する機能

確認フェーズの結果得られたデータを分析して課題や改善点を検討するフェーズをサポートする機能群。案件別・個人別の業務データ分析および、改善プランのシミュレーション機能などがこのフェーズに相当する機能です。改善点が明確になったら、最初の計画フェーズに戻って業務プロセスの設計をして次の業務実行に活かす、という形でPDCAサイクルを回していきます。

BPMシステム4製品を徹底比較!

1. 2種類の業務プロセス管理で進捗管理がしやすい
BPM BP Logix / BP Directorアシストマイクロ株式会社

■POINT
■参考価格:別途問い合わせ
■提供形態:オンプレミス / クラウド
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「BP Director」は、2種類の業務プロセス管理が特徴的なBPMシステムです。一般的には、業務プロセスをワークフロー形式で定義・管理する場合が多いのですが、本製品は、時間軸を使うガントチャート形式で表現する「タイムライン機能」も提供しています。

タイムライン機能では、リアルタイムに進捗状況が確認可能です。遅延している業務があると後続業務を予測してアラートを出すなどの予測分析機能「プロセスインテリジェンス」で、より早い段階での遅延対応もできます。

業務プロセスの設定や電子フォームのデザインもプログラミングせず簡単に定義でき、レポート機能や監査証跡機能も充実。スマートフォンやタブレットからも画面操作ができるため、外出している社員も帰社せずに操作可能です。

2. ルールテンプレートにより業務担当者が直接ルール変更できる 「InnoRulesエスコ・ジャパン株式会社

■POINT
■参考価格:別途問い合わせ
■提供形態:オンプレミス / パッケージソフト
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「InnoRules」は、BPMシステムを構築するためのルール開発・テスト・管理およびシステム運用支援などの機能を提供する製品です。8つのルールテンプレートを用意しているため、このテンプレートを利用してプログラミングせずにルール開発ができます。

業務担当者が直接ルール変更できるだけでなく、1クリックで業務の可視化と実行結果も確認可能。素早い業務プロセスの変更によって、PDCAサイクルを回しやすく、業務改革がしやすい点も魅力です。

また、業務プロセスを追加した場合の処理速度低下を防止するために、実行頻度の高い業務プロセスの実行結果をキャッシュしている点も特徴のひとつ。処理速度の遅さがストレスにならないように工夫されている点も本製品導入のメリットです。

3. 社内で使っているアプリケーションとデータを統合するなら
Boomiデル・テクノロジーズ株式会社

■POINT
■参考価格:別途問い合わせ
■提供形態:クラウド
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「Boomi」は、社内で利用しているさまざまなアプリケーションを統合して、BPMシステムの開発支援の役割を担うクラウド型のプラットフォームです。APIによってオンプレミス・クラウドの別なくアプリケーションを統合し、扱うデータの統合も支援します。

本製品は導入してそのまま使えるというわけではなく、アプリケーション開発が必要になる点には留意してください。自社向けのBPMシステムを開発したいが、すでに社内で多くのアプリケーションを利用しているためそれらはそのまま利用したいという状況の場合は本製品の導入に向いています。

4. 複雑なワークフローもマウス操作だけでシステム化
Questetra BPM Suite株式会社クエステトラ

■POINT
■参考価格:960円 ~ 4,800円
■提供形態:クラウド / SaaS
■従業員規模:全ての規模に対応
■売上規模:全ての規模に対応

「Questetra BPM Suite」は、クラウド型の 業務プロセス管理システム (SaaS BPMS) です。工程アイコンをマウスでDrag&Dropするだけで、複雑な業務システムであってもノーコードで開発できます。現場主導のデジタル化・自動化・無人化を実現できるツールです。

本製品は法人単位や部署単位で利用できるSaaSクラウドです。複雑な構造を持つワークフローでも、マウス操作だけで簡単にシステム化できるため、誰でも抵抗感なく扱えることが特長です。そのため、現場主導でのワークフローオートメーションや デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進が可能です。

無料トライアルもあるため、まずは身近な業務の整備から試してみるといった利用方法も可能です。

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BPMシステムを選ぶときのチェックポイント5つ

  • BPM

BPMシステムを選ぶ際、確認したいポイントを5点紹介します。

1 導入によるコスト削減効果に見合う価格か

BPMシステムを導入することによるコスト削減効果は事前に試算しておく必要があります。その試算結果と、製品の導入・運用コストを比較して、コスト削減効果の方が勝るかどうかの確認は重要です。

2 より多くの社員が利用できる操作性かどうか

特に業務実行フェーズに関する機能は多くの社員が操作します。操作性が悪いシステムはどうしても社内に根付きにくく、導入しても使われないまま放置ということになりかねません。操作性の評価は、BPMシステムを使う一般の社員への操作確認もして比較するよう検討しましょう。

3 業務プロセスの変更の対応が柔軟にできるか

BPMシステムは、業務プロセスを改善してこそ導入の意味があります。特に導入してしばらくの間は、業務プロセスの変更が頻繁に発生することが考えられるため、変更対応が柔軟にできるかどうかも比較したいポイントです。自社の情報システム部門で業務プロセス変更できればよいのですが、大がかりな場合はシステムの回収も必要になることが想定されます。業務プロセス変更の程度によって変更対応にどれぐらいのコストがかかるのかは事前に確認しましょう。

4 機能が過不足なく揃っているか

PDCAサイクルを回すための機能が過不足なく揃っているか、スムーズに使いやすいかどうか、自社が重要視する機能があるかどうかも確認しましょう。すでに社内で使用しているツールと機能が重なっている場合、連携は可能かあるいはどちらかに統合するか、などといった検討も必要です。

5 提供形態が自社のニーズにマッチしているか

BPMシステムは、製品ごとにオンプレミス・パッケージ・クラウドと提供形態が異なります。自社のニーズとマッチしている提供形態かどうかも忘れずチェックしておきましょう。

まとめ

BPMシステムを導入することにより、従来の業務プロセスを可視化して非効率な作業や不要な作業を見つけて継続的に改善を続けることが可能になります。導入直後は業務プロセスの定義から見直しに至るまで作業量が多くなりがちです。しかし、定期的にPDCAサイクルを回していくことで、次第に業務改革が進んでいき、コスト削減効果が得られます。

BPMシステム製品を選ぶ際は、提供形態や初期コスト・運用コストだけでなく、操作性や業務プロセス変更のしやすさなども考慮し、自社にマッチした製品を見極めましょう。各製品についてのより詳細な情報を知りたい方は、ぜひこちらからの資料請求をおすすめします。

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