社内SNSは便利なツールです。しかし上手に運用していくにはコツがあり、運用するルールを決める必要があります。社内SNSの運用を成功させるにはどのようなコツがあるのでしょうか。この記事は社内SNSの運用のコツと決めるべきルールが書かれている記事になります。
社内SNSとは
社内SNSとは社内や組織内で利用されているコミュニケーションツールのことです。会社内で複数の人間が簡単に同時にやりとりできることが魅力であるツールとなります。
また個人SNSとは違い、企業専用にカスタマイズされているため社内SNSは企業が使いやすいものとなっています。
社内SNSの運用ルールを決めるポイント8選
社内SNSを新規で運用するときは利用ルールを決めておくとSNSの運用がスムーズです。社内SNSを成功させるにはルールがポイントとなります。
利用ルールなしで社内SNSを開始しても社内に定着せず、うまく運用できないこともあります。ここからは、社員が利用しやすくSNSが定着する利用ルールのポイントをご紹介します。
運用ルールを決めるポイント1：送信可能時間を決める
社内SNSは送信時間を決めて運用します。社内SNSは場所と時間を選ぶことなく24時間どこでも使えて便利です。そのためルールを決めておかないとプライベートの時間と仕事の時間を混同してしまう可能性があります。
送信時間のルールは24時間送信OKなのか、勤務時間内のみOKなのか別の条件を設けるのか具体的に時間帯を決めます。そのときに勤務時間外の書き込みについてのルールも忘れずに決めておきましょう。
運用ルールを決めるポイント2：返信の目安時間を決める
メッセージ返信の目安時間も決めておくと社内SNSの運用がスムーズになります。社内SNSでは送信時と同様に受け取ったメッセージをいつでも自分の都合で返信可能です。
そのためメッセージを受け取ってもすぐに返事をしないことも考えられます。よって送信時と同様に返信時についてもルールを決めます。
例えば勤務時間内は気が付き次第、早めの返信を心がけるようにする、勤務時間外は翌勤務時間内一番に返信をするなどです。
運用ルールを決めるポイント3：メールではなくSNSを優先させる
社内SNSを導入したのならメールではなく社内SNSの利用を優先させます。なぜなら他の連絡手段が残っているとなかなか社内SNSが浸透していかないからです。そしてその中途半端な状態は情報漏洩を招く可能性も出てきます。
そのため社内SNS導入後はなるべくメールは使用せず、社内SNSを利用して情報を共有するようにしましょう。
運用ルールを決めるポイント4：アクセス権限を設定する
社内SNS内で多くの資料を共有ファイルで管理することになります。またこうした共有ファイルは情報漏洩を防ぐためにも、社内SNSとは別にアクセス権限制御が必要となります。
そのため社内SNSのメンバーや管理者、閲覧者に対して共有はファイルの権限をどのように与えるのか社内SNSを開設するときに決めておきましょう。
運用ルールを決めるポイント5：トークルームの権限を設定する
社内SNSの運用ルールを決めるときは社内SNSを利用できる人、つまり社内SNSへアクセス権限を持つ人を決める必要があります。社内SNSの権限者は管理者とメンバー、閲覧のみの3つです。管理者は1人もしくは2人に設定します。
案件の作業者をメンバーとし、その案件を参照程度に理解しておく必要がある人は閲覧のみとなります。また情報漏洩を防ぐために共有ファイルの閲覧権限は、SNSとは別管理が必要となります。
運用ルールを決めるポイント6：管理職が率先する
社内SNSを新規で導入するときはいきなり全従業員での運用をせずに、まずは管理職のみでテスト運用をします。テスト運用時でも管理職は率先して社内SNSを利用するように、会社側は呼び掛をします。
そして管理職のテスト運用が終わり、全従業員で社内SNSの運用を始めるときは、社内に浸透させるために管理職が率先して部下に教える必要があります。
運用ルールを決めるポイント7：タスク管理を決めておく
社内SNSを導入するときには、タスク管理ツールや進歩管理ツールなども同時に導入することをおすすめします。タスク管理ツールを同時に導入することにより、情報の共有だけでなく進歩状況も共有できるからです。
そしてタスク管理ツールや進歩管理ツールを一緒に導入するときには、新規で運用し始めるSNSに連携しやすいものを選ぶと便利です。またこうしたツールもSNSと同様に運用ルールを決めて運用します。
運用ルールを決めるポイント8：導入する目的を明確にしておく
何のために社内SNSを導入するのか目的を明確しておきましょう。社内SNSを導入する目的は企業によりさまざまです。例えば「会議の回数を減らしたい」「コミュニケーションを活性化させたい」などが理由として挙げられます。
こうした導入の目的を社内で統一し明確にしておくと、導入目的に対して何ができていて何ができていないのかがはっきりさせることが可能となるため、運用に問題が起きても改善へ向けて動けます。
社内SNSを活用するメリット3つ
社内SNSを利用すれば複数の人間が気軽に情報交換ができます。また情報を鮮度の高いうちに社内で共有することも可能です。この他にも社内SNSを運用すれば企業に多くのメリットがあります。
こうした社内SNSのメリット3つご紹介いたいします。
社内SNSを活用するメリット1：コミュニケーションの活性化
社内SNSを利用するメリットの1つにコミュニケーションの活性化が挙げられます。社内SNSはオンライン上で部署や立場に関係なくフラットに繋がることが可能となるツールです。
そのため会社内の世代や立場を超えて今まで接点のなかった人ととも、交流することができるようになるため社内コミュニケーション活性化が期待できます。
社内SNSを活用するメリット2：業務の効率が上がる
社内SNSの活用は業務効率アップにも繋がります。社内SNSならば社内メールとは違い重要な情報をタイムリーに得ることができるため、情報を埋もれさえることなく迅速に処理することが可能です。
また、社内SNSならば要件のみを簡潔に伝えることも可能です。簡潔な言葉のやりとりはスピード感を生むため無駄なコミュニケーションの時間が短縮でき、それが業務効率アップに繋がっていきます。
社内SNSを活用するメリット3：情報共有がしやすくなる
社内SNSを活用すると情報の共有がしやすくなるというメリットがあります。メールや電話などで情報のやりとりをしていたときは、誰が欲しい情報を知っているのか探すところから始めなければなりませんでした。
しかし社内SNSでは情報の共有が可能であるため、疑問に思うことをメッセージとして投げかければ情報を知っている人が答えてくれるため結果、社内SNSを利用している人が知っている共有の情報とすることが可能です。
社内SNSの運用を成功させるコツとは？
社内SNSを導入すれば会社に多くのメリットがあります。しかし社内SNSを継続して使用し続けるには利用する従業員や企業にとってメリットがなければ続きません。
また、メリット以外にも社内SNSを成功させて継続して運用していくには、必要なことがあります。社内SNSを成功させて運用していくためのコツとはどんなことでしょうか。
従業員の理解が必要
社内SNSを利用する従業員がメリットを感じないと継続していきません。従業員が社内SNSを利用するメリットとは、学びや承認欲求が満たされることが挙げられます。
良い情報をメッセージへ投稿したときは「いいね！」ボタンを活用して反応を示したり、お客様の声を共有するなど社内SNSを通してチームとしての一体感を満たす必要があります。
システムの使いやすさ
社内SNSを成功させるにはシステムの使いやすさは重要です。いくら優れているツールを導入しても、利用者が使いづらいシステムではだんだんと使われなくなっていきます。
特に普段の生活で個人SNSを使わない従業員が使いやすいよう、直感的に使うことが可能である社内SNSを選ぶことをおすすめします。
既存のツールとのすみわけ
社内SNSの成功には社内SNSと既存ツールが重複しないよう、すみわけも重要といえます。掲示板などすでに既存しているツールがある場合社内SNSとすみわけが必要です。すみわけた上で、それぞれのツールの目的と使い方を明確にしておきます。
また企業と従業員の状況によっては既存ツールをそのままにしておかずに、社内SNSへ移行していくなど状況に合わせてツールの活用方法を改善していくことも必要となってきます。
しっかりとルールを決めて社内SNSを活用しよう
社内SNSとは企業用にカスタマイズされている社内の人が利用するSNSのことです。さまざまな理由で社内SNSの導入を検討している企業が増えています。社内SNSにはメリットもありますが、利用ルールをきちんと決めなければ導入しても失敗に終わります。
そのため社内SNSを導入するときは運用を成功に導くためにも、利用ルールをしっかり決めてから導入しましょう。
