OSSの社内SNSの比較ポイントを把握して、自社に最適なSNSツールを選びましょう。SNS使用する際には、ある程度のルールを設定して社内のコミュニケーションをより円滑にし、業務の効率化を実現することで生産性の向上につながることでしょう。

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社内SNSの役割とは?

社内SNSとは、SNSを企業向けにしたツールであり、社員同士や各拠点でのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。チャットツールの「チャットワーク」や「Slack」も社内SNSとして人気のあるサービスです。

社内SNSはメールよりも手軽に情報を発信でき、迅速な情報の共有と意見交換が迅速にできます。働き方の多様化、リモートワーク推進で導入は加速しています。

コミュニケーション促進

社内SNSを利用することで、グループ参加者全員が情報の共有ができ、気軽にコミュニケーションをとり合える環境を作れます。

リモートワークをしていても、不明なことは即質問し、問題発生時にも情報が得られるので孤独感がありません。誰が何をしているのか、リアルタイムで把握できます。

タスク・スケジュール管理

社内SNSを利用することで、お互いのスケジュールを把握でき、業務が誰か一人に集中してしまうなどのリスクを回避することができます。

タスク管理ツールとは、「やるべきこと」を細かいタスクに分解し、それぞれの進捗状況や担当者、期日などをまとめて管理します。「ToDo管理ツール」とも呼ばれます。突発的に発生した案件などにも、柔軟に対応することもでき、優先事項を共有することも可能です。

情報共有

社内SNSでは困っている問題や知りたいことなどを送信するとメンバーの中からその知識を持つ人が回答し、そのやりとりをユーザー全員で共有することが出来ます。

資料の添付も、メールアドレス入力などもなく、画面からそのまま送信でき、共有者全員にも、見て欲しい個人宛てにも送信できるので効率的です。

社内SNSの種類

社内SNSを導入する場合の選択肢として「有料サービスを利用する、無料サービスを利用する、オープンソースを利用するといった3つのパターンがあります。

社内SNSとは、LINEやTwitterなどのSNSを「会社向け」にしたサービスで、チャット機能、グループ機能、いいね機能、スタンプ機能、アップロード機能等が充実し、業務の効率化が臨めます。

クラウド型

クラウド型はネットワーク経由でサービスを利用するので、初期費用が安く済む、導入もスムーズに進む、資金面の管理が不要といったメリットがあります。

クラウド型はカスタマイズに制限があり、自社のビジネスに必要な要件を満たせない場合があります。また、他のユーザーとサーバーやネットワークを共有して利用するので、極端に負荷のかかる利用を行うユーザーがいた場合にパフォーマンスが低下する恐れがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のビジネスにあわせた自由なシステムを構築できますが、ハードウェアの確保や構築手順の確立、評価の検証などの作業を自社で行わなければなりません。

クラウド型と比較すると初期費用が高くなる、導入までに時間がかかる、購入したシステムの管理が必要になるといったデメリットがあります。また、障害や災害が発生した際、システムの復旧などもユーザー自身でしなければなりません。

OSS(オープンソースソフトウェア)とは?

オープンソースソフトウェア(Open Source Software)は、作成者がソースコードを一般に無償で公開し、誰でも自由に扱って良いとされているソフトウェアのことです。

OSSの認定を行う非営利団体「The Open Source Initiative(OSI)」が、OSSのライセンスを管理を行っています。10項目の定義に合致している場合に、オープンソースの認定がされ「OSI認定マーク」が付与されます。

OSSとフリーソフトウェアの違いは?

フリーソフトはそのソフトの使用に費用が掛からないソフトウェアです。対してオープンソースは「そのソフトのプログラムコードが公開されているかどうか」であり、ソフトの使用が有料か無料かは問題ではありません。

フリーウェアでは改良、再配布といった権利が認められていない場合がありますが、OSSは、原則として「ソースコードが公開されている」「再配布が可能」です。OSSとフリーウェアは全く異なるソフトウェアです。

OSSの社内SNSを使用する3つのメリット

OSSは企業が利用することを前提としています。ソフトウェアやデータベースの開発がされているので、世界中の多くの開発者が参加するコミュニティや開発元企業が改良に参加することで企業が要求する利用環境に耐える性能や機能、品質を実現しています。

OSSの社内SNSのメリット1:企業の事情で廃止されない

OSSの社内SNNのメリット1つ目は企業の事情で廃止されないことです。OSSはユーザーがいる限り継続される可能性があります。

一方、プロプライエタリ・ソフトウェアは(proprietary:開発者・開発企業などが製品やシステムの仕様や規格、構造、技術を独占的に保持し、情報を公開しておらず、開発・修正・改編・管理ができない)ソフトウェアは、提供企業の事情でサービスが廃止されたら終了します。

OSSの社内SNSのメリット2:ソースコードが公開されていて信頼性がある

オープンソースソフトの場合は一般的なソフトと比較してもより自由度が高く、ソースコードが公開されているので、誰もが自由に取り扱うことができて信頼性があります。

一般的なソフトはソースコードが非公開になっているのでソースコードの修正を行えるのは開発者のみとなっています。

OSSの社内SNSのメリット3:導入・運用コストを抑えられる

オープンソースのグループウェアは、他と比較しても低コストで利用できることもメリットです。基本的に、初期費用がかからず、ライセンス取得の費用や追加の料金といったものも発生しないので、安価な料金で使用を継続することができます。

グループープウェアの導入や運用にあまり予算がかけられないという企業も手軽にサービスが利用がしやすくなっています。

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OSSの社内SNSツール比較5選

OSSの社内SNSツールは、グループチャットや社内SNSなど、社員同士のコミュニケーションが手軽にとることができるのと、手間をとりやすい業務を容易にする機能を中心に構成されているのが特徴です。

不適切なものを選んで失敗する事のないように、情報を整理して的確な判断をしましょう。OSSの社内SNSツールを5つご紹介していきます。

OSSの社内SNSツール比較1:Skip

OSSの社内SNSツール比較1つ目にご紹介する株式会社ソニックガーデン(SonicGarden Inc.)の「skip」は誰でもすぐに使い方が理解できるのが特徴です。

「ツリー型コメント」によって、複数人が同時に議論しても、ひと目で構造が理解でき、ファイルを添付したら自動的にノウハウを共有します。SKIPにファイル添付すると、ファイルの中身も含めて検索することができます。加えて社外情報を取り込む機能も備えています。

OSSの社内SNSツール比較2:抹茶SNS

OSSの社内SNSツール比較2つ目は株式会社アイシーズの「抹茶SNS」です。ツイッターでつぶやくのと同様の感覚で発言できます。

このタイムラインでは、フォロワーの投稿に対してコメントを残したり、Word、Excel、PowerPointなどのファイルや画像データを共有したりと多様なコミュニケーションができます。

グループを作り同一テーマで特定メンバーだけでの会話も可能で、個別にメッセージを送信することもでき、過去にさかのぼることなく、会話をクリッピングすることもできます。

OSSの社内SNSツール比較3:OpenPNE

OSSの社内SNSツール比較3つ目の「OpenPNE」は、株式会社手嶋屋が中心となり、オープンソース方式で開発を行っているSNS構築ソフトウエアです。

OpenPNEは同じ目的を持った人、部署単位であったり、趣味のサークルなどの集まりで交流を深めることが可能です。コミュニティでの議論、日記(公開・非公開選択可能)機能があります。

OSSの社内SNSツール比較4:exo Platform

OSSの社内SNSツール比較4つ目は、企業向けに特別に設計されたオープンソースのソーシャルコラボレーションアプリケーション「exo」です。

操作しやすいデザインで、ソーシャルコラボレーションソリューション、 高度なレベルで拡張 できるプラットフォームがあります。

また、ソーシャルネットワーク、 Wiki、フォーラム、 カレンダー、文書管理、Webコンテンツ管理、ポータル、イベント、タスク、ダッシュボードなどの機能も満載です。

OSSの社内SNSツール比較5:XOOPS Cube

OSSの社内SNSツール比較5つ目のXOOPS(ズープス)は、Webサーバー上でPHPとMySQLを用いて動作するWebアプリケーションです。

ブログ(WordPressをXOOPS上で利用可)、ニュース(ユーザーの書き込み可)、掲示板(カテゴリ毎にフォーラムの作成)、Wiki(ページの発行や編集)、カレンダー、画像アルバムなどの豊富なテーマとモジュールによる拡張性が広いことが普及した理由です。

OSSの社内SNSツール導入時の3つの注意点

OSSの社内SNSツール導入はそのやり方によっては、他のシステムを利用した方が、トータルとしてのコストダウンになるといったケースもあります。

オープンソースのグループウェアは、自社の要望に合わせて自在に構築できるという自由度が高い一方で、他のグループウェアと比較して取り扱いが難しいというデメリットがあります。導入時の注意点を見ていきましょう。

OSSの社内SNSツールの注意点1:運営費用を試算しておく

ONNの社内SNSツールの注意点1つ目は運用資産を試算しておくことです。社内SNS・ビジネスチャットには導入時にソフトのインストールなどの初期費用が掛かることもあります。

実際、通常業務をしながら、全社員にSNSの使い方を教育し利用を促すのには手間とコストがかかります。事前に運営費用を考慮した上で、導入を決断することが大切です。

OSSの社内SNSツールの注意点2:自社でトラブル対応できるか

OSSの社内SNSツールの注意点2つ目は有料のソフトウエアと比較して、マニュアルやサポートは無いので、自社で解決しなければならないことです。

グループウェア導入後のシステム構築や何らかのトラブルが生じた場合のリスクは、ユーザーが負わなければなりません。

OSSの社内SNSツールの注意点3:開発・構築しながら運用できるか

OSS社内SNSツールの注意点3つ目は、自社で研究しながらシステムを構築しながら運用していかなければならないことです。

他のグループウェアと比較しても自社に適したカスタマイズして、より使いやすいツールにしていけますが、詳しいシステム担当者が退職したら使えなくなるといったことがないようにしないといけません。

OSSの社内SNSツールの比較ポイントを把握しよう!

社内SNSをうまく活用するには、目的を明確にして、比較ポイントを把握しましょう。それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自社に適したSNSツールを活用して、コミュニケーションの向上や業務の効率化を実現させましょう。

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