2020年に急速に普及したWeb会議システムには多くの種類があります。その中から最適なシステムを選ぶにはWeb会議の基本的な仕組みを知ることが重要です。また、それぞれのWeb会議システムの特徴を比較して、自分の使用目的や予算に合致したWeb会議を選びましょう。

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Web会議とは

2020年、Web会議は急速に広がりました。しかし、Web会議が正確にはどういう仕組みの会議を指すのかは意外に知られていません。

Web会議とは、パソコンやタブレット、スマートフォンを使って行う会議の仕組みです。インターネット回線を使って、あらゆる場所から共通の会議にアクセスして参加することが可能です。

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Web会議システムの仕組み3つを解説

web会議システムの仕組みはいくつかの種類に分類できます。ここでは接続形態、使用コーデック、映像と音声データの処理の3つの観点からweb会議システムの仕組みを説明していきます。

Web会議システムの仕組み1:接続形態

Web会議システムの仕組みを接続形態から説明します。Web会議システムの接続形態は、オンプレミス型(サーバ型)とクラウド型(ASP型)というものがあります。その2種類の仕組みそれぞれの特徴を解説します。

オンプレミス型(サーバ型)

オンプレミス型(サーバ型)は、自社に設置されたネットワーク内の専用サーバにアクセスし、Web会議を実施する仕組みです。

社内のネットワークですから情報を盗まれる危険性が非常に低く、セキュリティ面の信頼度が高い仕組みと言えます。通信が安定している、カスタマイズできるという長所もあります。

その反面、導入時の初期費用やメンテナンスの費用が必要となり、コストは高くなる傾向があります。

クラウド型(ASP型)

クラウド型(ASP型)は、インターネット経由で外部にあるサーバにアクセスして通信する仕組みです。インターネットに接続できれば、どこからでも利用可能です。

外部にあるサーバはベンダー(サービス提供事業者)が管理するので、自社管理する必要はありません。そのため、ITを管理する専門の担当者がいない企業でも導入しやすく、初期費用を抑えることが可能な仕組みと言えるでしょう。

Web会議システムの仕組み2:使用コーデック

Web会議やテレビ会議の仕組みでは、相手に送るために映像や音声を符号化(エンコード)します。

そして、接続先では符号化されたデータを元の状態に復号(デコード)します。この、エンコードやデコードをする装置やソフトウェアのことをコーデックと言います。

ソフトウェアコーデック

コーデックの中で、Web会議システムに使用されているのはソフトウェアコーデックです。エンコードとデコードをするコンピュータプログラムで、価格が比較的安く手軽に利用できる反面、CPUの性能に依存している面があります。

ハードウェアコーデック

テレビ会議の仕組みで使用されているのはハードウェアコーデックです。ハードウェアコーデックは、専門の集積回路でエンコード、デコードをします。処理能力が高く、安定したデータ処理が可能な半面、汎用性はあまり高くなく、価格が高いという欠点もあります。

Web会議システムの仕組み3:映像と音声データの処理

Web会議システムの仕組みでは、インターネット回線を使って映像や音声を送ります。そのため、通信帯域を圧迫しないようにカメラやマイクから取り込んだ映像や音声のデータを圧縮して送っています。

Web会議システムを導入する前に知っておくべきこと

Web会議システムを導入するにあたってどのような点に注意すればいいのでしょうか。まず、どのような仕組みなのか、どのような種類があるのか基本的なポイントを知っておくことが必要です。

さらに、どんなリスクがあるのかを知り、セキュリティ対策の目的と重要性を認識することが大切です。

1:無料版と有料版がある

Web会議システムには有料版と無料版があります。

無料版はコストはかかりませんが、多人数で会議をする場合や国際通信の時に通信が不安定になる場合があります。また、トラブル時に日本語のサポートがなかったり受付時間が限定的なこともあります。

有料版は無料版と比べて、接続や映像、音質の品質が高くなります。トラブル時のサポートも無用版よりサービスが充実しています。

2:ライセンスにタイプがある

Web会議システムのライセンスとは、Web会議に接続する拠点の数のことです。例えばある社屋の会議室で4人が一つの端末から会議に参加している時には、1ライセンスとなる仕組みです。このライセンスにはID制とポート制の2つのタイプがあります。

ID制

ID制は、ユーザーIDによるライセンス体系です。

会議のホストがIDを契約するとIDに紐づくWeb会議室が与えられ、ホストが会議の参加者に招待URLを送ることで利用可能となります。この時、会議の参加人数に関わらず、ライセンスの数は1となります。

ポート制

ポート制は、契約した同時接続(ポート)数によるライセンス体系です。

参加人数には関係なく、同時に繋ぐデバイス数でライセンスの数が決まる仕組みです。同じタイミングで接続できるデバイス数の上限が、契約ポート数となります。

3:セキュリティ対策をチェック

端末があればどこからでも会議に参加できる便利なWeb会議システムですが、心配なのはセキュリティ上のリスクです。会議で扱われる情報が漏洩する可能性があるのです。

Web会議はインターネットを介するため、第三者による不正侵入によって映像や会議での会話を盗まれる可能性があります。また、会議の資料を不正にダウンロードされたり悪意のあるデータをアップロードされたりする可能性も含む仕組みです。

第三者による情報漏洩だけでなく、社員の過失による情報漏洩も起こり得ます。ですから、導入するWeb会議システムのセキュリティ対策が十分かどうかをチェックすることは非常に重要です。

4:カメラと音声の準備を万全に

Web会議は離れた場所にいる相手と会議をする仕組みなので、それを円滑に行うためには映像と音声の品質が大変重要です。離れていても意思疎通を十分行えるように、マイクとカメラの性能をチェックすることも不可欠です。

パソコン内蔵のマイクは集音機能がそれほど高くないことが多く、音声を十分に拾えないことがあります。大人数の会議や、重要な顧客との会議の場合はパソコン内蔵のマイクではなく、専用機器のマイクスピーカーを使用するといいでしょう。

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適切なWeb会議システムを導入するために仕組みを理解しましょう

Web会議システムは数多くあります。その中から最適なものを選択するには、まず基本的な仕組みを理解しておくことが大切です。使用する人数や目的、接続先の数によっても必要な機能やサービスも異なってきます。

無料のシステムと有料のシステムがあり、画質や音質、セキュリティ、カスタマーサービスなどにも違いがあります。使用目的とシチュエーションに合わせてWeb会議システムを選びましょう。

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