リコージャパンは2月3日、契約書や企画書などの文書を電子化し、文書の保管から廃棄までを業務委託として請け負う「リコー ドキュメントライフサイクルサービス」を同20日から提供すると発表した。参考価格は初期費用が100万円程度、月額15万円程度、想定条件は初期(既存)数量が2000件で2000ページ(10ページ/件)、月次発生数量が20件で200ページ(同)。
-
新サービスのイメージ
新サービスは、高い専門性を持つパートナーとの連携により実現したトータルサポートサービス。主な特徴として、日々閲覧する文書に関しては、お客様先から紙文書をお預かりして移送し、電子データ化。既存文書を一括で電子データ化する「初期分電子データ化」と、日々発生する新規文書を継続的に電子データ化する「継続電子データ化」の2つの機能を提供する。
また、預かった紙文書の原本を文書専用倉庫で保管し、保存期間が満了した紙文書は廃棄・リサイクルするとともに、文書専用の耐震耐火の倉庫で保管するため原本の紛失リスクを低減させることを可能とし、オフィススペースの有効活用できるという。
さらに、クラウド上の文書管理システムに電子データ化した文書を保管することで社内外からでも文書の検索や閲覧でき、いつでもどこでも必要な文書を活用可能なため、リモートワークにも対応できる。
