富士ゼロックスは13日、さまざまな業務において発生する文書を業務プロセスと関連付けて可視化し、統合管理へのニーズに応えるクラウド型文書管理ソリューション「Smart Workstream(スマートワークストリーム)」の提供を開始したことを発表した。
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Smart Workstreamが解決する顧客の課題
「Smart Workstream」は、文書を伴うさまざまな業務手順や承認プロセスを業務ごとにルール化し、電子文書や証跡と連携させて管理することで、決められたプロセスや証跡記録の抜け漏れを防ぎ、組織内の一元的な文書管理と業務プロセスの整流化・効率化を支援するもの。
さらに、文書保管時の多様なアクセス権限の設定や、文書改ざんを防ぎ原本性を証明するタイムスタンプ機能により、組織が必要とするコンプライアンスおよびセキュリティー要件に対応する統合的な文書管理環境を構築する。
また、同社がこれまで提供してきた「電子帳簿保存法対応ソリューション」や「契約プロセス管理ソリューション」などの各種業務別ソリューションを、Smart Workstreamで利用可能なテンプレートとして提供するという。これにより、導入後短時間で利用が可能となる。クラウド上で利用できるため、場所を問わずに文書へアクセスできるうえ、導入・運用コストを低減しながら業務の実態や利用形態に合わせて段階的な拡張が可能となる。
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Smart Work Innovation全体像における本サービスの位置づけ
さらに、富士ゼロックスの複合機と連携することで、管理者が設定する処理ルールに従い、紙文書の電子化から項目データの抽出、クラウド上の文書管理データベースへの格納までを自動化するデータエントリーサービスを利用できるということだ。
Smart Workstreamの提供価格は、 基本サービス(20ユーザーアカウント、データ保管容量1,000GB)が月額8万円、初期導入費用が30万円、データエントリーオプション(複合機でスキャンした紙文書の加工処理後、電子データとしてSmart Workstreamに格納)が月額2万円、タイムスタンプオプション(PDFファイルへのタイムスタンプ付与、検証、延長。タイムスタンプ利用料を含む)が月額10万円となっている。
