コニカミノルタビジネスソリューションズ(コニカミノルタ)は6月5日、複合機やスマートフォンから情報を入力可能な「マイナンバー収集サービス」を発表した。10月から提供開始する。
新サービスは、個人番号収集の際の作業負担を軽減し、安全に保管するためというもの。従業員自らが必要な情報を入力すれば自動的にデータを収集でき、その情報は安全に管理するというクラウド上に保管するため、一連の作業に携わる部門の担当者の負担を軽減できるとしており、情報管理の上でも有効としている。 情報の入力作業は、専用ソフトが対応する同社製の複合機または、スマートフォンから可能とのこと。
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マイナンバー収集サービスの概念図 |
同社が提案するフローでは従業員が自ら同社の複合機やスマートフォンなどを利用して登録するため、情報を容易にシステムへ取り込み可能であり、事業者にとって最も負担が大きい個人番号の収集作業を省力化できるという。 複合機を利用する場合は、専用ソフトのガイドに従った操作で情報を取り込むことができ、スキャンした画像の品質も一定になるとのこと。スマートフォンを使う場合は、必要書類を撮影し専用のWebサイトで登録する。
同サービスでは、従業員が自ら必要な情報を入力すると自動的に取得するため、紙を使った情報収集などアナログの作業を削減でき、情報収集の段階で発生しがちな転記間違いなどの人的ミスや紙の廃棄時における情報漏洩などの可能性を最小限に抑えられるとしている。 また、専用のWebサイトからCSV形式でデータを取り出し可能であり、既存の人事システムとの連携も容易とのことだ。
収集したデータはクラウド・サービスに保存するため、最新の設備を低コストで使用でき、運用保守費用も抑制可能という。データは安全に管理した状態で保管、運用管理システムとの組み合わせやログ管理により情報漏洩の防止対策にもなるとしている。
