生産性をアップするということは、同じ時間で多くの仕事をこなすことと必ずしも同義ではない。

今回は量よりも時間にフォーカスし、現在よりも短い時間で同じ作業量を済ませるためのコツをインフォグラフィックで示したOpen Forumの記事「短時間で多くをこなす(原題：Get More Done in Less Time)」を紹介する。年末はこの方法で時短を図り、気持ちに余裕を持って新年を迎えたい。

記事では、仕事全体と出張、コミュニケーション、ミーティングと分けて、それぞれで時間短縮法を伝えている。

まずは仕事全般の話。

勤務し始めてから数年が経っても同じ仕事をするのに同じ時間がかかっているとすれば、ちょっと問題があるかもしれない。

週単位でやるべき作業を書き出したあと、1日単位に落とし込んでみよう。その後、実際に一日ごとの時間の過ごし方を記録し、時間配分に無駄がないか振り返りたい。

「Timely」など、簡単に記入できるアプリを活用するのもよさそうだ。自分がどれほどの時間をかけ、どのような作業をしているのか把握できたら優先順位をつけてみよう。

優先順位が低いものを部下や他の同僚に割り振ることができるのなら、検討してみるのも一つの手だ。

出張は?

出張が多いという人は、時短対策がより大きな効果を生み出すかもしれない。例えば、自分でスケジュールが組める範囲で、一度の出張の間に多くのミーティングを入れてみよう。

飛行機に乗っている間、ネット接続できない環境にいらいらせず、資料にじっくり目を通すなどの"オフラインならではの作業"を用意しておくこと。

職場から物理的に離れることでリフレッシュできる良い機会。気持ちを入れ替える絶好のタイミングと捉えてはいかがだろうか。

コミュニケーションの取り方

次はコミュニケーションの時短ワザとして、メールとSNSをみてみよう。

メールとSNSは時間を浪費しがちなことがポイント。付き合い方を伝授する記事はネット上にも多く存在しており、人によってハマると思える方法はさまざまだろう。

今回のポイントは、「制限を明確に設ける」ということ。

マーケティングや情報収集、ネットワーク作りのためとはいえ、SNSを延々と読み続けることは非効率的。当然、一日に何度も書き込みする必要もない。利用を制限するためには、時間を決めるのが一番といえる。

メールについても、チェックしたり返事する時間を区切ると良さそうだ。重要なメールが来ていないのにタブをクリックする時間は無駄といえる。

ミーティングは?

ミーティングは組織によって「多い」「少ない」は分かれるところだが、少し工夫するだけで短く、そして実りある時間になる。

アジェンダなしでミーティングをしているところは、まずはアジェンダを用意しよう。準備がきちんとしているミーティングほど、参加者全員が納得いく時間が過ごせるはず。

また、ミーティングの初めに集まった目的を明確に伝えよう。参加者全員が「ミーティングに求めるものは何か」という意見を尋ねてみるのも良いとアドバイスしている。