これまで、SharePoint Online単体での活用方法を中心にご紹介してきました。最終回の3回目は、Microsoft Online Servicesとしての強みを生かし、Live MeetingやExchange Onlineと組み合わせた業務での活用方法をご紹介します。

執筆者紹介

山崎 愛(YAMASAKI Ai) - オフィスアイ 代表取締役


1999年よりマイクロソフト認定トレーナとして、マイクロソフト製品の技術教育に従事し、システム管理、.NETアプリケーション開発などに関する研修コンテンツの企画、開発、実施を行う。2008年4月にオフィスアイを設立。現在は"SharePoint Server"に特化したコンサルティング、技術研修、ソリューション開発およびサイト構築支援などを行っている。

2004年に米MicrosoftよりSharePointの分野にて日本初のMicrosoft MVP(Most Valuable Professional)として表彰され、以後現在まで連続受賞。主な書籍に、「ひと目でわかるSharePoint Server 2007[日経BPソフトプレス]」、「VSTOとSharePoint Serverによる開発技術[翔泳社]」がある(いずれも共著)。

なお、本稿で解説しているMicrosoft Online Servicesについては、マイクロソフトからソリューションプロバイダーとして認定されており、代理販売なども行っている。 ブログはhttp://shanqiai.weblogs.jp/。

Microsoft Online Servicesで会議の効率化と品質向上を実現する

日常業務で誰もが行っているのが会議であり、業務時間のうちかなりの部分を占めている場合もあります。しかし、会議のスケジュールの仕方や情報の管理などについて非効率で分かりにくい方法がとられている場合が多々あります。Microsoft Online Servicesの各サービスやツールを使ってこれらの情報をうまく管理すると、効率や中身の品質を向上させることができます。 「お客様との会議」や「社内での打ち合わせ」に関わる情報として管理すべきものは、次のものがあります。

  • スケジュール管理
  • 議事録の共有
  • 資料の共有
  • 関係者(ステークホルダー)の整理

こうした情報は多くの場合、メールや各自のPCに格納されているファイル、ファイルサーバーにあるファイルなどで別々に管理していることが多いのではないでしょうか。このようにバラバラでは、関係者との認識の食い違いが生まれてしまうこともしばしばです。こうした状況を改善するには、一か所にまとめて時系列などで確認できることが望ましく、また様々な場所から関連する情報を参照できることが重要です。

関連情報はSharePoint Onlineに集約して互いにひもづける

では早速、Microsoft Online Servicesでの活用方法を説明しましょう。重要なのは、様々な情報の最終的な共有場所をSharePoint Onlineに集約することです。ただし、ユーザーの役割や情報の性質などによって、単純に一か所にまとめておくのはかえって非効率です。

たとえば、あるプロジェクトが始まる場合、弊社のようなサービス提供者側では、最初は営業活動がメインになるため、営業担当者向けに売上や契約に関する情報をまとめる必要があります。また、案件が進めば、会議は営業会議やプロジェクトだけにとどまらず、作業者間でのプロジェクト会議が同時に進行していきます。

このような状況では、それぞれで必要な情報はSharePoint Online上で個別に管理します。こうした方が、必要な情報を必要な人に適切に提供できます。ただし、プロジェクト全体を把握する際に、そのまま単純に別々に管理してしまうと関連性が見いだせなくなるため、全ての情報はプロジェクトIDに関連付けをして、いつでも一か所から参照できるようにしておくといった運用ルールを決めておきます。

SharePoint Online上に集約したい情報

情報共有に重要な要素は次の2つです。

  • 多くの情報を如何に蓄積するか(ナレッジ・ノウハウの蓄積)
  • 蓄積された情報を如何に探しやすくし、再利用しやすくするか(ナレッジ・ノウハウの共有)

前者については、SharePoint Online上に必要な情報を登録しない限り、見積書や請求書が発行できないといった業務上のプロセスとしての制約や査定の資料に使用するなど、利用者にとって情報を共有する意味や目的を明確にできれば、比較的容易に実現できます。つまり、前者は運用ルールでいくらかカバーできます。

しかし、色々な情報が格納できるからといって、各自が好き勝手に情報を登録していくと、情報同士に関連性がなくなってしまい再利用性が損なわれてしまう可能性がでてきます。そこで、後者については、再利用を考慮して情報の整理整頓を視野に入れた事前設計が不可欠となってきます。

たとえば今回の例の場合は、プロジェクト遂行に必要になるであろう関連情報を一通り並べて、どのように関連付けていくかを最初に決めています。すなわち、全ての情報に共通するIDを定め、このIDに様々な情報を関連付けることでそれぞれ個別に管理されている情報をひと固まりの情報として把握できる設計しているというわけです。