仕事も大掃除、年に一度はチェックしたい8つのこと

日々の業務に熱中していると、定期的にチェックする必要があるようなことでもつい忘れてしまうことがある。年末年始はなにかと忙しい次期だが、年に1度くらいはこのタイミングで普段は見逃していることをチェックする期間に当てるというのは、なかなかいいアイディアだ。Alyssa Gregory氏がSitePointにおいてCheck the Rear-View Mirror Before Proceeding into 2010のタイトルのもと、新しい年を迎えるまえにチェックしておくべきビジネス項目を紹介している。

顧客契約を見直す

どれだけ長く仕事をしており、そしてそれがどれだけ堅固な契約であったとしても、少なくとも年に1回くらいは見直した方がいい。期限が切れた条項はないか、新しい企業ポリシーはどうなっているかなど、すべてのコンテンツをチェックしていく。契約を弁護士にチェックしてもらったのがだいぶ前の話なら、このタイミングで取り組む。

仕事の優先順位を見直す

契約をチェックすると同時に、現在取り組んでいるプロジェクトについても気をつける必要がある。どの仕事をいつまでに終わらせる必要があるのか、タイムラインや責務を確認し、どの仕事を優先的にやるべきかを検討する。

顧客からの要望の取り込みはできているかチェックする

業務関係を効率のいいものにするには、顧客からある種の情報を得ておく必要がある。もしそういったデータを顧客から獲る方法が用意されていないのであれば、それを実現できるようにビジネスプロセスを見直す。

費用を再検討する

年毎の見直し作業の一環として、仕事への対価が適切であるかをチェックする。これは毎年要求する金額を引き上げるということではなく、市場を調査するのと同様に自分の提供しているサービスやスキル、経験が適切なものであるかをチェックする。

帳簿を見直す

請求処理や支払い処理がいかにスムーズに進んだといっても、数ヶ月後にやってくる納税については準備をしているだろうか。もしこうした帳簿の処理に時間をとられて身動きがとれないと感じているなら、この仕事は外注することを検討したい。

データバックアップのチェック

データのバックアップ処理を分析し、効率的に動作しているかをチェックする。また来年の業務に耐えうるだけの容量があるかもこのタイミングチェックする。またバックアップをとったデータが壊れていないか確認する。

マーケティング計画の立案

業務を向上させ新しい機会を獲ていくにはビジネスプランが重要になってくる。これまでのマーケティングにおける活動を見直し、来年何をするべきかを検討する。Webサイトや名刺などの業務道具についてもチェックする。

タスク管理

日々の業務は一連の動きとして連携をとっている。このタイミングで現在のプロセスを見直し、より効率的で利益を生みやすいものへ改善する。

分析を実施して改善すべき部分を洗い出したら、それらに優先順位をつけて来年どの順番で取り組んでいくかをリストにまとめる。いっぺんにやろうとすると打ちのめされる可能性があるため、ひと月にやることは1つといったように絞って進めていく。プロセスが進んでいることを確認するために半年くらい経ったら進捗状況を確認する。