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Alyssa Gregory氏がSitePointにおいて20 Tips for Creating an Effective Email Signatureのタイトルのもと効果的なメールシグネチャを作成するための20のテクニックを紹介している。紹介されているテクニックは次のとおり。
- 重要だと考えるすべての情報を提供したうえで、もっとも短い状態を保つ。4行が標準的
- 「|」や「::」でテキストを区切って情報を要約する
- シンプルなテキストがベスト。色付けや特殊なフォント、グラフィックは使わない方がいい
- メールクライアントが理解しやすいようにシグネチャ区切りに「-- 」を使う
- すべての人が望んでいるとは限らないため、HTMLメールにするかどうかはよく考える
- 作ったシグネチャは可能な限りたくさんのメールクライアントでチェックする。HTMLメールの場合は特にそうする
- ロゴやグラフィックを使っているならそれらを最適化し、そして絶対指定のURLを使うように」する
- 特定のフォーマッティングや画像を含めるといったシグネチャを検討している場合、WiseStamp、Stationery Central、My Live Signatureなどのシグネチャサービスの活用を検討する
- URLが記載されているとおりであることを示すためにハイパーリンクではなくテキストURLを記載する
- 複数の電話番号やメールアドレスは記載しない。掲載するアドレスはひとつに絞り、ほかは削除する
- IMやSkypeのアカウントはそれら経由でアクセスしてほしい場合にのみ記載する
- すべてのユーザが情報を必要としているわけではないので郵送アドレスは記載しない
- 妥当と考えられる場合にのみもっとも重要なソーシャルメディアプロファイルへのリンクを含める
- 自分のメールアドレスを含める
- シグネチャの内容や量で複数のバージョンを用意しておき、使い分ける。たとえば最初は通常版、返信では短い版を使うなど
- iPhoneやBlackBerryなどのモバイルデバイスから頻繁にメールを送っているのなら、それらデバイスで使うシグネチャも更新しておく
- vCardデータをメールに添付しない。すべての人が望んでいるわけではないし、何度も受信する必要もない
- 引用文を含めるかどうかはよく考えた方がいい。誤った印象を相手に与える可能性がある
- 必要が生じない限り、シグネチャに法的放棄声明文を含めるのは避ける
- すべてのメールにウィルスチェック済みメッセージを含めるのは避ける
20 Tips for Creating an Effective Email Signatureの最後にはテキストメールにおけるシグネチャの例が紹介されている。紹介されているシグネチャ例は次のとおり。
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John Smith
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