インターネットを経由した電子会議が広く利用されるようになった。Windows Vistaには「Windows ミーティング スペース」という電子会議アプリケーションが標準で搭載されている。

＜スタート＞メニューから＜Windows ミーティング スペース＞を選択して起動させてみよう。初回起動時には次のようなダイアログが現れる。

Windows ミーティング スペースは、デスクトップやアプリケーションの表示内容、ファイルなどをミーティング参加メンバーと共有するため、セキュリティ上の危険を含んでいる。また、ファイアウォールのポートも開かなければならない。セキュリティ上のリスクを承知した上で＜はい、Windows ミーティング スペースのセットアップを続行します＞をクリックすると「近くの人との接続」を設定するダイアログが開く。

ユーザー情報はミーティングスペース上に表示される名前の設定だ。また、「自分の画像を表示する」にチェックを入れて画像を設定すると、その人を表すアイコン(画像)がミーティングスペースに表示されるようになる。

＜招待を許可する人＞は＜任意の人＞と＜信頼できる人＞が選択できる。前者は誰でもミーティングに参加でき、後者ではアドレス帳にデジタル署名付きのアドレスがインポートされている人(信頼できる人)だけがミーティングに参加できる。アドレス帳の使い方は、インターネットツールの章を参照してほしい。

＜Windows起動時に自動的にサインインする＞は起動時に会議にミーティングスペースにするかどうかの設定だ。これは利用状況に合わせて任意に設定すれば良い。なお、この設定はコントロールパネル→ネットワークとインターネット→近くの人との接続でいつでも変えられる。

以上を設定するとミーティングスペースが起動する。

自分自身で会議を立ち上げたいときは画面例のように＜新しいミーティングを開始＞を選択して、会議名、会議に参加するためのパスワード(このパスワードは参加希望者に伝える必要がある)を設定しよう。

一方、すでに開催されている会議に参加するのなら近くのミーティングに参加を選択する。

すると、画面例のように開催されている会議が見える(例では「Vistaについて」)。この会議に参加する資格がある(会議の設定で＜信頼できる人＞が選択されているなら、その会議主催者のアドレス帳にデジタル署名がインポート済みで、また会議の参加パスワードを知っている)会議をクリックしてパスワードを入力すれば参加できる。

これが会議に参加している状態だ。ミーティングスペースでは会議資料として各種ドキュメント(テキストファイル、画像ファイル、オフィスドキュメントなどすべて)や、特定のアプリケーション、あるいはデスクトップ全体を共有できる。

画面に表示されている「配布資料」がミーティングで共有されているドキュメントだ。配布資料の枠に自分のファイルをドラッグ & ドロップすれば会議の資料を追加でき、会議参加者は資料を開いて閲覧できる。

＜プログラムまたはデスクトップの共有＞をクリックすると次のように共有する内容を聞いてくる。

選択肢の中から共有したいソフトを選ぶか、デスクトップを選択しよう。たとえば、ソフトを選ぶと他の参加者の画面に選択したソフトの画像が現れる。

以上のようにして資料やソフトを共有しながら会議を進められる。なお、Windowsミーティングスペースの通信自体は暗号化されているため、インターネット経由でのミーティングでも内容が盗聴される危険は少ない。だが、VPNなど信頼できる接続方法で接続した上で利用したほうが安全だろう。

なお、会議でデスクトップなどを共有する場合、すべての参加者がWindows Vistaを利用している必要があり、共有できる最大人数は10人までだ。