文書を他人に配布する場合、単純に閲覧してもらうというだけであれば、Wordである必要はあまりない。しかもWord 2007形式(docx)の場合、新フォーマットになった影響であらゆるユーザーが閲覧できるとは限らない状況だ。その場合は、汎用性の高いWord 97～2003形式(doc)で保存することも可能だが、閲覧に限定するのであれば専用のフォーマットに変換してもいいだろう。

Word 2007では、PDFとマイクロソフトが作ったXPS形式でのファイル保存に対応している。デフォルトでは対応していないが、アドインを入手することでPDF / XPSでのファイル保存が可能になる。

[Officeボタン]→[名前をつけて保存]から[他のファイル形式用のアドインを探す]を選択する

すると、まずヘルプが起ち上がるので、ヘルプから「Microsoft Office 2007 プログラム用アドイン: Microsoft PDF または XPS として保存」を選ぶ。アクセス先のページがなぜ英語版なのかは疑問だが、ページの[Change Language]から[Japanese]を選ぶと日本語になる。ちなみに、PDFのみ、XPSのみのアドインも用意されている

Webサイトからダウンロードした「SaveAsPDFandXPS.exe」を実行してインストールすると、[Officeボタン]→[名前をつけて保存]から[他のファイル形式用のアドインを探す]が[PDFまたはXPS]に変わる。

アドインをインストールすると表示が変わる

保存ダイアログでは、そのまま何も考えずにOKを押しても問題ない。PDF / XPSのオプションを設定することも可能で、ブックマークの作製性やアクセス制限の保持も可能。

PDF / XPSの保存オプション

PDFやXPSであれば、相手がWordを持っていなくてもデータが閲覧できるので単純に内容の確認だけだったらこちらを使うのも手だろう。