校閲された文書が戻ってきたら、元の文書と比較する。比較するには、[校閲]→[比較]→[比較]と選ぶ。ダイアログボックスで自分が作成した文書と、戻ってきた校閲済みの文書を指定すると元の文書と校閲済み文書が並べる形で表示される。

[比較]を選択すると元の文書と校閲済み文書の選択画面になる。変更を加えた上で新規文書を作成するか、元の文書に反映させるかも選べる

[比較]を実行すると、画面が3つに分割されて、元の文書と校閲済み文書、両者を比較した結果が表示される。それぞれのスクロールは同期するので、見比べながら変更個所をチェックしていける。さらに[変更履歴]→[[変更履歴]ウィンドウ]を選択すると、変更が加えられた個所を抽出して表示できるので、さらに変更個所が把握しやすくなる。

両方の文書を並べて表示し、さらに変更履歴も表示すると、修正が加えられた部分が一目瞭然。ちょっと1つの文書の画面が小さくなるのが玉にキズ

複数の人から別々に校正を受け取った場合は、[比較]の[組み込み]から校正済み文書を一つにまとめるといいだろう。1回に2文書しか選択できないのが難点で、数が多い場合はすべてそれを組み込む必要がある。

変更が問題なければ承諾を加えていき、最終的に決定稿を作成すれば校閲作業は終了だ。決定稿であれば変更が加えられないように[文書の保護]を設定しておくといいだろう。保護を設定すると、書式の変更を制限したり、そもそも読み取り専用にしたり、アクセス制限を加えることが可能。ただし、基本的にはマイクロソフトの「Information Rights Management」が必要だ。

保護の設定画面

同様の作業は[Officeボタン]からも行える。[Officeボタン]→[配布準備]→[最終版にする]としておけば、読み取り専用にして保存してくれる。

[最終版にする]を選べば、簡単に読み取り専用にできる。必要であればデジタル署名を加えたり、暗号化したり、プロパティの編集をしたりといったことが可能