【連載特別企画】

業務改善に企業内SNSは有効か?

3 「チャットボット」や「アドオン」の活用で企業内SNSを業務効率化の基盤に-ついに日本版がスタートした「Workplace by Facebook」の存在価値

高橋美津
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多くのユーザーが利用するSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)「Facebook」の仕組みを、企業内の情報共有に活用できる「Workplace by Facebook」(以下、Workplace)の日本向けサービスが正式にスタートした。本連載ではこれまで「企業内SNSが注目される理由」や「個人版FacebookとWorkplaceの違い」について紹介してきた。最終回となる今回は、Workplaceをより高度に使いこなすための機能や、サテライトオフィスをはじめとするサードパーティーによるサポート体制について触れたい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。G Suite(旧名:Google Apps)の導入・アドオン提供の実績はこれまで3万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドでWorkplace by Facebookの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

「チャットボット」の導入でWorkplaceの活用範囲は大きく広がる

社内へのSNS導入を検討している企業の多くは、ユーザーになじみが深い「カジュアル」な情報共有の仕組みを用意することで、従業員同士による活発な情報発信やコミュニケーションを促したいと考えているはずだ。もちろん、企業内SNSにはそうした効果も期待できるが、導入時には、SNSの利用が社内に浸透した後にその活用範囲を広げていく可能性も視野に入れておきたい。

ここ数年のうちに、急速に注目度が上がっている技術として「ボット」あるいは「チャットボット」と呼ばれる仕組みがある。簡単に説明するならば、チャットボットとは、タイムラインやチャットを通じて、ユーザーとのコミュニケーションを自動的に行ってくれるシステムだ。「Workplace」の有料版(Premium)には、この「チャットボット」の仕組みを社内SNSに組み込むことができる機能が用意されている。

チャットボットが関心を集めている理由としては、さまざまなシステムを、ユーザーが使い慣れた「チャット」を通じて利用できるようになることで、システムの利便性や利用率が高まるという期待が挙げられる。同時に、ユーザー対応を自動化することで従来の人的コストを削減できるとも考えられている。

既にマーケティングの分野では、LINEやFacebookなどのチャットツールと、チャットボットとを組み合わせて活用する事例も増えている。生命保険会社が、チャットボットで見込み客に対して保険商品の紹介や見積もりを行ったり、運送業者が配送状況の確認や配達日時指定の受付窓口としてチャットボットを使ったりといった例もある。

では、社内で運用している「Workplace」にチャットボットを取り入れることで、どのようなことが可能になるのだろうか。「社内ヘルプデスクのチャットボット化」などは、比較的実現しやすい例だろう。人事に関する届出や、業務に関する申請方法などは、担当部署への問い合わせが多く、なおかつ回答内容が決まっているケースが多い。回答をデータとしてチャットボットに登録しておくことで、ユーザーからの問い合わせをチャットで受け付け、自動的に回答する「FAQシステム」が構築できる。

ほかにも、「経費精算」のような頻繁に発生するシンプルなワークフローをチャットで行ったり、カレンダー上に設定されたスケジュールやタスクのリマインドを、対象者のチャットやタイムラインへ自動的に流したりする形で、チャットボットにはさまざまな活用方法が考えられる。

近年、コーディングを行わなくても、ユーザーが独自にさまざまな用途向けのチャットボットを作成できるサービスが提供されている。Facebookは、AvaamoConverse.aiKore.aiPullstringThe Bot Platformといったボットサービスの提供者とパートナーシップを結んでいるため、これらのプラットフォーム上で作成したボットを「Workplace」に容易に組み込むことができるのだ。

もしも不安があればパートナーを介して導入するのも有効な選択肢

企業内SNSが活発に利用されるようになれば、Workplaceをより業務に結びついたシステムの一部として組み入れたいというニーズが出てくるかもしれない。先ほど紹介した「チャットボット」だけでなく、他に利用している社内システムとのシングルサインオンや、データ連携によって、より利便性を高めたいという要望も出てくるのではないだろうか。

Workplaceは、クラウドサービスとして提供されているため、ユーザー企業の担当者が直接契約を行い、管理を行うことが可能だ。基本的なユーザー管理などは、Web上の管理画面を使って容易に行える。しかし、他のシステムとの連携などを実現しようとすれば、ある程度の手間やスキルが必要になるのは避けられない。多くの企業では、Workplaceの活用にあたって、技術に詳しい専任の担当者を置くことは難しいというのが現実だろう。

「Workplace」の日本向け正式サービス開始に合わせ、企業での導入を支援するサービスも始まっている。Workplaceの大規模導入や、他システムとの連携を視野に入れているのであれば、そうしたサービスを行っている企業に相談してみるというのも良い方法だ。「サテライトオフィス」も、そうしたサービスを提供する企業のひとつである。

パートナー企業を介することによるメリットだが、例えばサテライトオフィスでは、利用料金の「円建て」での決済が来年可能になる予定だ。また、導入時や運用時に担当者が直面する技術的な課題に対するサポートを提供するほか、同社が独自に開発した「アドオン」による、Workplaceの機能拡張にも対応している。

現状、サテライトオフィスで提供している「Workplace」向けのアドオンとしては「シングルサインオン」「ワークフロー」「ドキュメント管理」といったものがある。これらは、既に「G Suite」や「Office 365」「LINE WORKS」向けに提供されている実績のあるもので、1ユーザーあたり100円/月から利用できる。また、今後「クラウドCRM」「タイムカード・勤怠管理」「安否確認」「掲示板/回覧板」「管理者便利ツール」といった、他のプラットフォームで人気の高いアドオンについても「Workplace」への対応を進めていく予定だという。

「Workplace by Facebook」をはじめとするモダンなクラウドサービスを導入し、企業内の情報環境を、よりユーザーにとって使いやすく、便利なものにしていきたいという思いを持ちながら、技術面で不安があるという企業であれば、パートナー企業による支援サービスの活用を検討してみるのも、有効な選択肢のひとつではないだろうか。

サテライトオフィス


■クラウド環境でのビジネス支援に特化したインターネットシステムソリューションベンダー■

さまざまなビジネスモデルに最適なソリューションパッケージを開発し、ユーザー目線に立った戦略の企画・提案を行っています。業界No.1の導入実績を持つG Suite(旧 Google Apps)をはじめ、Office365、LINE WORKS(旧 Works Mobile)、Workplace by Facebook、Dropbox Businessなど、クラウドコンピューティングに関わるビジネスの可能性を追求しています。


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インデックス

連載目次
第3回 「チャットボット」や「アドオン」の活用で企業内SNSを業務効率化の基盤に-ついに日本版がスタートした「Workplace by Facebook」の存在価値
第2回 「Facebookの企業版」は何が違う? - Workplace by Facebook
第1回 情報共有ツールの価値を探る


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