【連載】

Wordはなぜ思い通りにならないのか?

26 Officeテンプレートの活用

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テンプレートの作成方法を紹介したついでに、『Office.com』から提供されているテンプレートの利用方法を紹介しておこう。用途に合ったテンプレートを発見できれば文書の作成がかなり楽になる。念のため覚えておくとよいだろう。

Officeテンプレートの利用手順

マイクロソフトの『Office.com』には、誰でも利用できるテンプレートが公開されている。もちろん、このテンプレートをダウンロードして文書を作成することも可能である。必ずしも用途に合うテンプレートを発見できるとは限らないが、手軽に利用できるので、一度試してみるとよいだろう。

では『Office.com』のテンプレートを利用する手順を紹介していこう。まずはWordを起動し、「ファイル」タブにある「新規作成」を選択する。

「新規作成」の選択

すると、以下の画面のような一覧が表示される。ここでは「Office.comテンプレート」の中から最適なカテゴリのアイコンをクリックすればよい。続いてサブカテゴリが表示された場合は、用途に合うサブカテゴリをクリックして選択する。

カテゴリの選択

サブカテゴリの選択

カテゴリの選択が済むとテンプレートの一覧が表示される。右側に選択中のテンプレートのプレビューが表示されるので、これを参考にダウンロードするテンプレートを決定すればよい。

ただし、プレビューの表示サイズが小さいため、テンプレートの詳細を確認できない場合が多い。プレビューをもう少し大きく表示してくれれば無駄な手間を省けるのだが、これは仕様なので仕方がない。気になるテンプレートが見つかったら、とりあえず「ダウンロード」ボタンをクリックしてみるしかないだろう。

テンプレートの選択とダウンロード

たいていの場合、ダウンロードは数秒で完了し、そのテンプレートを基にした新規文書が表示されるはずだ。

テンプレートを基に作成された新規文書

あとは、この文書内にある各項目を書き換えていくだけで文書の作成を完了できる。もしテンプレートに不要な項目があった場合は、それをクリックして選択し、「Delete」キーで削除してしまえばよい。

不要な項目の削除

各項目は、①その部分(フィールド)をクリックして選択し、②キーボードから文字を入力する、という操作手順で入力していくのが一般的だ。

各項目の入力

このように作業を進めていくことで、レイアウトの整った文書を手軽に作成できる場合もある。「用途に近いが少し違う…」というテンプレートしか見つからなかった場合は、各自でカスタマイズしてから利用するとよい。その後、文書をテンプレートとしてパソコンに保存しておけば、次回からはすぐに文書の作成を開始できるようになるはずだ(テンプレートとして保存する手順は前回の連載を参照)。

膨大な数のテンプレートが用意されている訳ではないため無駄足に終わる可能性も否めないが、暇なときに「どんなテンプレートが提供されているか?」を確認しておく価値はあるだろう。

「マイ テンプレート」について

「ファイル」タブの「新規作成」には、「マイ テンプレート」というカテゴリも用意されている。このカテゴリには「自分で作成したテンプレート」が分類されている。ただし、前回の連載で紹介した方法でテンプレートを保存しても、そのテンプレートは「マイ テンプレート」に表示されないので注意すること。

「マイ テンプレート」に表示させるには、テンプレートの保存先に「Templates」フォルダを指定しておく必要がある。Windows 7の場合は、画面左側で「Templates」フォルダを選択してから「保存」ボタンをクリックすればよい。もちろん、「ファイルの種類」を「Wordテンプレート」に変更しておくのも忘れないこと。

「Templates」フォルダを指定してテンプレートを保存

この手順でテンプレートを保存しておくと、「マイ テンプレート」を選択したときに自作のテンプレートが表示されるようになる。なお、ここには「過去に利用したテンプレート」も自動的に分類される仕組みになっている。

「マイ テンプレート」の表示

これらのテンプレートが不要になった場合は、そのアイコンを右クリックして「削除」を選択すればよい。これで、そのテンプレートファイルを「マイ テンプレート」から削除することができる。

テンプレートの削除

参考までに紹介しておくと、「マイ テンプレート」はCドライブ内にある特定のフォルダと連動する仕組みになっている。具体的には、

 「Cドライブ」→「ユーザー」→(ユーザー名) →「AppData」→「Roaming」→「Microsoft」→「Templates」(※)

の位置にある「Templates」フォルダが「マイ テンプレート」と連動するフォルダになる。「マイ テンプレート」の内容を管理する場合などに活用できるので覚えておくとよいだろう。

(※)「AppData」フォルダ以降は隠しフォルダになる。

「Cドライブ」→「ユーザー」→(ユーザー名)→「AppData」→「Roaming」→「Microsoft」→「Templates」

「Normal」のテンプレートについて

「Templates」フォルダには「Normal」という名前のテンプレートファイルも保存されている。このテンプレートは、普通にWordを起動したときに表示される新規文書のテンプレートとなる。Word標準のテンプレートなので、絶対に移動したり削除したりしないこと。取り扱いには十分に注意する必要がある。 

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インデックス

連載目次
第37回 (最終回) なぜWordを思い通りにしたいのか?
第36回 Wordで使用する単位
第35回 アイテムの整列
第34回 段組みとセクション
第33回 変更履歴の活用
第32回 文書の印刷方法を工夫する
第31回 文書に貼り付けた画像の解像度
第30回 Word文書から画像ファイルを抽出
第29回 Word文書をPDF形式に変換する
第28回 文章の自動校正機能で単純な入力ミスをチェック
第27回 文字選択のテクニック
第26回 Officeテンプレートの活用
第25回 テンプレートの作成
第24回 改ページ位置の自動修正
第23回 見出し番号の自動入力
第22回 箇条書きとリストのレベル
第21回 目次の作成
第20回 ナビゲーションウィンドウの活用
第19回 アウトラインレベルの指定
第18回 Excelデータを利用した宛名印刷
第17回 差し込み印刷による年賀状宛名面の印刷
第16回 スタイルの表示を変更する
第15回 スタイルのカスタマイズ
第14回 スタイルの作成
第13回 第13回 文字と段落の書式の応用例-2
第12回 文字と段落の書式の応用例-1
第11回 文字の上下位置を調整する(上付き/下付き文字)
第10回 文字幅と文字間隔の指定
第9回 段落罫線を使いこなす
第8回 ヘッダーとフッター
第7回 タブとリーダーの活用
第6回 インデントとぶら下げ
第5回 箇条書きをマスターする
第4回 行間を自由自在に設定する
第3回 標準の文字サイズと文字数/行数
第2回 Wordにおける「1字」「1行」とは
第1回 画像を好きな場所に配置できない

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