データをグラフ化して表示する方法

調査結果などのデータを「グラフ」で示す時は、PowerPointに用意されているグラフツールを利用する。グラフの作成手順そのものは特に難しくないが、作成されたグラフが「思い描いていた形状」にならない場合も少なくない。このような場合に備えて、グラフをカスタマイズする方法を覚えておくとよいだろう。

グラフを作成する時の操作手順

まずは、スライドにグラフを作成する時の操作手順から紹介する。すでに知っている方も多いと思うが、この機会に一度復習しておくとよいだろう。

コンテンツの領域にグラフを作成するときは、「グラフの挿入」のアイコンをクリックする。すでにコンテンツの領域に文字を入力している場合は、「挿入」タブを選択し、「グラフ」コマンドをクリックする。

すると、以下の図のような画面が表示される。ここではグラフの種類と形式を選択してから「OK」ボタンをクリックすればよい。

続いて、グラフの基データを入力するためのExcelが表示される。最初はサンプルデータが入力されているので、これを作成するグラフのデータに変更していくと、その値に応じてスライド上のグラフもリアルタイムに更新されていく。

すべてのデータを入力できたら「×」をクリックしてExcelを閉じる。以上で、スライドにグラフを作成する作業は完了となる。

グラフのカスタマイズの基本

ここまでの操作で、とりあえずグラフの基本形を作成できたことになる。とはいえ、グラフの見た目が「思い描いていた形」になっていない場合もあるだろう。続いては、作成したグラフをカスタマイズする方法を紹介していこう。

まずは、グラフの右側に並んでいる3つのアイコンについて説明する。一番上にある「グラフ要素」のアイコンをクリックすると、「グラフを構成する要素」の表示/非表示をチェックボックスのON/OFFで指定できる。

PowerPointではスライドにタイトルが入力されているため、「グラフ タイトル」がなくても意味が通じる場合が多い。特に必要なければ、「グラフ タイトル」のチェックボックスをOFFにして非表示にしておくとよいだろう。これでグラフ全体を少し大きく表示できるようになる。

上から2番目にある「グラフ スタイル」のアイコンは、グラフ全体のデザインや色を手軽に変更したい場合に活用する。

一番下にある「グラフ フィルター」のアイコンは、Excelに入力したデータの一部分だけを使ってグラフを作成する場合に利用する。グラフ作成用にデータを入力したものの、一部のデータが必要なくなった場合は、ここで不要なデータのチェックボックスをOFFにするとよい。その後「適用」ボタンをクリックすると、不要なデータを除いた形でグラフを描画しなおすことができる。

グラフツールのリボンを使ったカスタマイズ

グラフツールの「デザイン」タブを使って、作成したグラフをカスタマイズすることも可能だ。グラフを構成する要素の位置を変更したり、グラフの基データを再編集したりする時に活用できるので、各コマンドの使い方をよく学んでおこう。

「グラフ要素を追加」コマンドは、グラフを構成する要素の表示/非表示や位置を指定する場合に利用する。例えば「凡例」の項目を選択すると、以下の図のような選択項目が表示され、凡例を好きな位置(上下左右)に配置できるようになる。

グラフ作成時に入力した基データに誤りが見つかった場合は、「データ編集」コマンドをクリックする。するとExcelが再表示され、グラフの基データを修正できるようになる。また、このExcelを表示した状態で「行/列の切り替え」をクリックし、「行」と「列」の関係を入れ替えたグラフに描画しなおすことも可能である。

そのほか、グラフの種類を後から変更することも可能だ。この場合は「グラフの種類の変更」をクリックして、グラフの種類と形式を指定しなおせばよい。

*　　*　　*

今回、紹介した内容は「グラフ編集の基本的な操作」であり、すでにご存知の方もたくさんいると思う。そこで次回は、より詳しくグラフをカスタマイズしていく方法を紹介しよう。