【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

28 メールの代理受信・代理送信

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Office 365で他ユーザーのメールボックスにアクセスする

Office 365のメール共有機能として、連載第26回では「配布グループ」(メーリングリストの一種)、連載第27回では「共有メールボックス」を紹介しました。今回は、他のユーザーのメールボックスにアクセスする代理送受信の方法を紹介します。

機能 説明
配布グループ 共有するメールアドレスに着信したメールを、グループ全員に転送する。 共有するメールアドレスの実体(メールボックス)は存在しません。 メーリングリストの一種。
共有メールボックス 通常のユーザーと同様のメールボックスを作成し、複数のユーザーがそのメールボックスを利用してメール送受信をできます。ただし、共有メールボックスは「ユーザー」ではありません。そのため、共有メールボックスにはユーザーライセンスは必要ありません。そして、共有メールボックスのメールアドレスでOffice 365にサインインすることはできません。
メールの代理送受信 あるユーザーが、他のユーザーのメールボックスを開いて、他のユーザーとしてメールの送受信をできます。社員Aのメールボックスを社員Bが使用できる、といった使い方です。

メールの代理送受信の設定は、例えば、以下のようなケースで役立つでしょう。

●ある社員の休暇中、業務を代行する他の社員が、休暇中の社員に代わって受信メールを確認や送信を行う。

●役員秘書や営業事務の社員が、自分が担当する役員や営業担当者に替わって、メールの確認や連絡を行う。

特徴的なのは、例えば社員Aのメールボックスを社員Bが利用する場合、社員Bは社員Aのパスワードを必要としない点です。社員Bは、あくまで社員Bのユーザー名とパスワードでサインインして、社員Aのメールボックスを利用します。パスワードを複数のユーザーで共有するよりも安全性が高くなります。

メールボックスへのアクセス権限の設定

メールボックスの代理送受信を行うには、メールボックスへのアクセス権限を設定します。たとえば、社員Aのメールボックスを社員Bが利用できるようにするためには、社員Aのユーザー設定を変更しなければなりません。社員Aのメールボックスのアクセス許可リストに社員Bを追加します。

(1)テナント管理権限を持つユーザーでOffice 365にサインインし、Admin centerページの「ユーザーの編集」をクリックします。

「ユーザーの編集」をクリック

(2)あるいは、Admin Centerページで、「ユーザー」→「アクティブユーザー」メニューをクリックします。

「アクティブユーザー」メニューをクリック

(3)他ユーザーにメールボックスをアクセスされるユーザーをクリックします。(前述の例でいう社員Aを選択します)

ユーザーをクリック

(4)ユーザー設定の「メールの設定」メニューをクリックして展開します。

「メールの設定」メニューをクリック

(5)メールの設定の中の、「メールボックスアクセス許可」メニューの「編集」をクリックします。

「編集」をクリック

(6)アクセス権には、「読み取り及び管理」(メールを閲覧)、「メールボックスを所有者として送信する」、「代理人として送信する」、の3種があります。許可したいアクセス権の「編集」をクリックします。

許可したいアクセス権の「編集」をクリック

(7)「+アクセス許可の追加」をクリックします。

「+アクセス許可の追加」をクリック

(8)アクセス許可を設定するユーザーのチェックボックスをオンにし、「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

※すでに追加済みのユーザーがあるときは、ユーザー名の右側に「×」マークが表示されます。「×」をクリックすると、ユーザーをリストから削除できます。(アクセス許可の取り消し)

(9)「閉じる」をクリックします。

「閉じる」をクリック

(10)さらにアクセスを許可するユーザーを追加する際は、サイド「+アクセス許可の追加」をクリックしてください。追加を終了するときは「閉じる」をクリックします。

「閉じる」をクリック

(11)アクセス権欄に、アクセス許可を設定したユーザー名が表示されます。引き続き、他のアクセス権にもユーザーを追加登録する際は、アクセス権の「編集」をクリックしてください。たとえば、受信メールの閲覧、メールの送信、両方を許可するには、「読み取りおよび管理」と「メールボックス所有者として送信する」の両方に代理送受信するユーザーを追加します。設定を終了するするは「閉じる」をクリックします。

「閉じる」をクリック

以上で設定は終了です。

Outlook Webアプリで他ユーザーのメールボックスを開く

アクセスを許可されている他のユーザーのメールボックスを開く方法は、前回紹介した共有メールボックスを開く方法と全く同じです。

(12)自分のユーザー名、パスワードでOffice 365にサインインし、Outlookアプリを開きます。右上の自分のユーザーアイコンをクリックして「他のメールボックスを開く」をクリックします。

「他のメールボックスを開く」をクリック

(13)開くメールボックスのメールアドレスを入力します。通常は、途中まで入力すると入力自動補完によって、該当するメールアドレスのリストを表示します。

(14)メールアドレスを設定したら「開く」をクリックします。

「開く」をクリック

(15)他ユーザーのメールボックスを新しいタブで開きます。タブをクリックすることで、自分のメールボックスと、他のユーザーのメールボックスを切り替えて使うことができます。

Outlookデスクトップアプリで他のユーザーのメールボックスを利用する

Microsoft Outlook 2016などのデスクトップアプリを使用する際は、Office 365で管理者が手順(1)~(11)の設定を済ませておけば、自動的にOutlookに設定が反映されます。Outlookの左サイドに表示されるフォルダーメニューに、自分のメールボックスと他のユーザーのメールボックスや共有メールボックスが一緒に表示されます。

(16)メールボックス名先頭の三角マークをクリックして展開し、活用してください。

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インデックス

連載目次
第28回 メールの代理受信・代理送信
第27回 共有メールボックスの作成
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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