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最新版 - Office 365サイト活用入門

23 パブリックフォルダーの作成(その2)

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前回はOffice 365 Exchange Online(Outlook)のパブリックフォルダーの作成方法を紹介しました。前回に続き、パブリックフォルダーを紹介します。

パブリックフォルダーへの投稿

パブリックフォルダーへの情報の投稿は、メールを利用します。パブリックフォルダーのメールアドレスに、保存したい情報を送信してください。

(1)新規メールの作成で、宛先として投稿先パブリックフォルダーのメールアドレスを入力します。メールアドレス補完機能により、メールアドレスを完全にタイプしなくても、メールアドレスの途中まで入力すると、該当するメールアドレスを表示します。

該当するメールアドレスを表示

(2)件名、内容を入力したら、「送信」をクリックします。

パブリックフォルダーはテナント内の情報共有システムですので、テナントの外部からパブリックフォルダーのメールアドレスにメールを送信しても、Office 365によって拒否されます。

Office 365 Outlookアプリでパブリックフォルダーを開く

Office 365のWebアプリ(Outlook Web Access)でパブリックフォルダーにアクセスするには、「お気に入り」を使用します。

(3)Outlookアプリを開き、「お気に入り」をマウスで右クリックし、「[お気に入り]へのパブリックフォルダーの追加」メニューをクリックします。

「[お気に入り]へのパブリックフォルダーの追加」メニューをクリック

(4)追加するパブリックフォルダーをクリックして選択し、「お気に入りに追加」をクリックします。追加が終了したら「×」(閉じる)ボタンをクリックしてください。また、パブリックフォルダーのサブフォルダーをお気に入りに追加するには、▲ボタンをクリックして、サブフォルダーを展開します。

▲ボタンをクリックして、サブフォルダーを展

(5)サブフォルダーをお気に入りに追加する場合も、親フォルダーと同様に、フォルダーをクリックして「お気に入りに追加」をクリックします。

残念ながら、「お気に入り」にはフォルダーを階層化して表示する機能はありません。そのため、階層化されたパブリックフォルダーを開くには、それぞれのフォルダーを一つひとつお気に入りに登録する必要があります。

(6)「お気に入り」一覧で階層化されているパブリックフォルダーが同列に表示されています。パブリックフォルダーをクリックして選択すると、投稿された情報を閲覧できます。

投稿された情報を閲覧できる

Outlookでパブリックフォルダーを開く

デスクトップアプリのOutlookであれば、より簡単にパブリックフォルダーを利用できます。

(7)デスクトップアプリのOutlookを起動し、左下の切り替えボタンで「フォルダー」をクリックします。一般的なデスクトップの画面サイズでは「フォルダー」ボタンは隠れていますので、「……」(その他のメニュー)ボタンをクリックして、「フォルダー」をクリックします。

「フォルダー」をクリック

(8)左側のフォルダー一覧にパブリックフォルダーが表示されます。目的のフォルダーを展開して、クリックし、選択してください。「受信トレイ」などのメールフォルダーと同様に、パブリックフォルダー内の投稿情報を閲覧できます。

パブリックフォルダー内の投稿情報を閲覧できる

(9)手順(3)~(6)の操作でパブリックフォルダーを「お気に入り」に登録している場合は、Outlookでも「お気に入り」に同様に表示されます。

Outlookでも「お気に入り」に同様に表示できる

チーム内の情報共有手段として気軽に活用できるパブリックフォルダーの大きなメリットです。情報投稿も通常のメール送信と同様ですので、あまりICT活用が得意でないユーザーにも、新たな研修などを必要とせずに利用できます。

ただし、WebアプリのOutlookはパブリックフォルダーに十分対応しておらず、パブリックフォルダーの機能を使いにくいのが現状です。パブリックフォルダーを積極的に活用するには、デスクトップアプリのOutlookを利用した方がいいでしょう。

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インデックス

連載目次
第29回 グループの作成
第28回 メールの代理受信・代理送信
第27回 共有メールボックスの作成
第26回 メールの配布グループ
第25回 予定表の共有……その2
第24回 予定表の共有……その1
第23回 パブリックフォルダーの作成(その2)
第22回 パブリックフォルダーの作成 (その1)
第21回 ライセンスの購入と割り当て
第20回 Office 365でメールを統合する
第19回 Office 365のオフラインメール
第18回 Office 365のファイル添付メール(2)
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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