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最新版 - Office 365サイト活用入門

12 Outlookの自動応答メールと自動仕分け

岡崎俊彦  [2016/02/24]

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過去のOffice 365サイト活用入門記事はこちら

Office 365 Outlookで自動応答と自動仕分け

今回は、Office 365のOutlookの、自動応答と自動仕分けを紹介します。自動応答は、メールを受信したときにあらかじめ設定したメッセージを自動返信する機能です。低優先メールや迷惑メールの自動仕分けは、あまり重要ではないと思えるメール、迷惑メールと思われるメールを自動的に専用フォルダーに仕分ける機能です。

自動応答の設定

自動応答は、期間を定めて期間内だけメッセージを自動返信できます。また、同じテナントのユーザー(同僚)からのメールと、外部からのメールで、自動応答のメッセージを使い分けることもできます。

(1)Office 365にサインインして、右上の設定(歯車)ボタンをクリックし、メニューの「オプション」をクリックしてください。

設定ボタンからメニューの「オプション」を選択します

「自動応答を送信する」をクリックして選択し、必要な設定を行います。

「自動応答を送信する」をクリックします

  • 「次の時間に限り応答を返信する」
    チェックマークをオンにすると、期間限定で自動応答します。開始日時と終了日時も設定してください。

  • 「組織内の各差出人に対して、次の内容の応答メッセージが1回送信されます」
    テキストボックスに、自動応答で返信するメッセージを入力します。このメッセージは、同じOffice 365テナントのユーザー(同僚)にのみ返信します。

外部から着信したメールに対して返信するには、(3)に進んでください。テナント内のだけの自動応答のときは、ページ上部の「保存」をクリックしてください。

(3)自動応答設定ページの下部にスクロールし、「組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する」チェックボックスをオンにして、外部から着信したメールへの自動応答を設定します。

「組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する」をオンに

  • 「連絡先の一覧に登録されている差出人にのみ送信する」/「外部の全ての差出人に自動応答を送信する」
    連絡先に登録済みの相手にのみ自動応答するか、すべての外部からのメールに自動応答するか、選択します。

  • 「組織外の各差出人に対して、次の内容の応答メッセージが1回送信されます」
    テキストボックスに、自動応答で返信するメッセージを入力します。

ページ上部の「保存」をクリックして、設定を終了してください。

自動応答の実際

同じテナントのユーザーが自動応答を設定しているとき、メールの送信者は送信前に自動応答メッセージを確認できます。

(4)同じテナントのユーザーであれば、Outlookの「宛先」に自動応答を設定しているユーザーのアドレスを入力するだけで、メール作成画面の上部に自動応答メッセージを表示します。この段階でメールを送信するかどうか判断できます。

メール作成画面の上部に自動応答メッセージを表示

メールを送信するかどうか判断できます

自動応答の停止または変更

自動応答設定中のユーザーは、Office 365にサインインすると、右上に自動応答設定中と表示されます。

(6)「自動応答をオフにする」をクリックすると、手順(2)の自動応答設定メニューになります。自動応答の停止または設定変更をしてください。

自動応答の停止または設定の変更

(7)Outlook右上のベル(通知)ボタンをクリックして、「自動応答をオフにする」をクリックすることもできます。

自動応答をオフにすることも可能

低優先メールと迷惑メール

Office 365では、低優先メールや迷惑メールを自動的に判断して、専用のフォルダーに仕分ける機能があります。低優先メールとは、通常のメールよりも優先度が低いメールマガジンなどが該当します。これらのメールを受信トレイから仕分けることによって、より重要なメールの見落としを防止できます。

ただし、自動仕分けは必ずしも完璧ではありません。自動仕分けが間違っているときは、ユーザーが自分でメールの仕分けを変更することで、Office 365は学習を重ね、仕分けがより正確になります。

(8)低優先メールは「低優先メール」フォルダーに保存されています。仕分けが間違っているときは、受信メール右上の「v」をクリックし、適切なメールの種類をクリックしてください。閲覧したいフォルダーが左サイドメニューに表示されていないときは、「その他」をクリックして、全てのフォルダーを表示します。(→手順(9))

閲覧したいフォルダーがないときは、「その他」をクリックします

メールの仕分け変更には、以下のようなメニューがあります。

  • 「受信トレイへ移動」
    低優先メールや迷惑メールに誤認されたメールを、通常のメールとして受信トレイに移動します。

*「迷惑メールとしてマーク」
メールを迷惑メールとして登録します。

  • 「フィッシング詐欺として報告する」
    メールをフィッシング詐欺のメールとして、マイクロソフトに報告します。

  • 「低優先メールに移動」
    メールを低優先メールに移動します。

(9)左サイドメニューにすべてのフォルダーを表示すると、迷惑メールフォルダーも確認できます。また、三角ボタンをクリックして、フォルダー階層の折りたたみや展開をできます。

すべてのフォルダーを表示すると、迷惑メールフォルダーも確認可能です

低優先メールや迷惑メール自動仕分けの設定変更

低優先メールや迷惑メールの自動仕分け設定を変更するには、オプションの設定を変更します。

(10)オプションページの左サイドメニューで「メール」→「自動処理」→「低優先メール」をクリックして、低優先メールの設定を変更します。低優先メール仕分けを停止するときは、「低優先メールとして識別されたアイテムを分離する」チェックボックスをオフにして、「保存」をクリックします。

「メール」→「自動処理」→「低優先メール」の順にクリック

(11)迷惑メールの設定を変更するには、オプションページの左サイドメニューで「メール」→「自動処理」→「迷惑メールの報告」をクリックして、迷惑メール処理の設定を変更します。ただし、迷惑メール処理を停止することはできません。

「メール」→「自動処理」→「迷惑メールの報告」をクリック

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インデックス

連載目次
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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