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Office 365 Outlookで自動応答と自動仕分け

今回は、Office 365のOutlookの、自動応答と自動仕分けを紹介します。自動応答は、メールを受信したときにあらかじめ設定したメッセージを自動返信する機能です。低優先メールや迷惑メールの自動仕分けは、あまり重要ではないと思えるメール、迷惑メールと思われるメールを自動的に専用フォルダーに仕分ける機能です。

自動応答の設定

自動応答は、期間を定めて期間内だけメッセージを自動返信できます。また、同じテナントのユーザー(同僚)からのメールと、外部からのメールで、自動応答のメッセージを使い分けることもできます。

(1)Office 365にサインインして、右上の設定(歯車)ボタンをクリックし、メニューの「オプション」をクリックしてください。

設定ボタンからメニューの「オプション」を選択します

「自動応答を送信する」をクリックして選択し、必要な設定を行います。

「自動応答を送信する」をクリックします

  • 「次の時間に限り応答を返信する」
    チェックマークをオンにすると、期間限定で自動応答します。開始日時と終了日時も設定してください。

  • 「組織内の各差出人に対して、次の内容の応答メッセージが1回送信されます」
    テキストボックスに、自動応答で返信するメッセージを入力します。このメッセージは、同じOffice 365テナントのユーザー(同僚)にのみ返信します。

外部から着信したメールに対して返信するには、(3)に進んでください。テナント内のだけの自動応答のときは、ページ上部の「保存」をクリックしてください。

(3)自動応答設定ページの下部にスクロールし、「組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する」チェックボックスをオンにして、外部から着信したメールへの自動応答を設定します。

「組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する」をオンに

  • 「連絡先の一覧に登録されている差出人にのみ送信する」/「外部の全ての差出人に自動応答を送信する」
    連絡先に登録済みの相手にのみ自動応答するか、すべての外部からのメールに自動応答するか、選択します。

  • 「組織外の各差出人に対して、次の内容の応答メッセージが1回送信されます」
    テキストボックスに、自動応答で返信するメッセージを入力します。

ページ上部の「保存」をクリックして、設定を終了してください。

自動応答の実際

同じテナントのユーザーが自動応答を設定しているとき、メールの送信者は送信前に自動応答メッセージを確認できます。

(4)同じテナントのユーザーであれば、Outlookの「宛先」に自動応答を設定しているユーザーのアドレスを入力するだけで、メール作成画面の上部に自動応答メッセージを表示します。この段階でメールを送信するかどうか判断できます。

メール作成画面の上部に自動応答メッセージを表示

メールを送信するかどうか判断できます

自動応答の停止または変更

自動応答設定中のユーザーは、Office 365にサインインすると、右上に自動応答設定中と表示されます。

(6)「自動応答をオフにする」をクリックすると、手順(2)の自動応答設定メニューになります。自動応答の停止または設定変更をしてください。

自動応答の停止または設定の変更

(7)Outlook右上のベル(通知)ボタンをクリックして、「自動応答をオフにする」をクリックすることもできます。

自動応答をオフにすることも可能

低優先メールと迷惑メール

Office 365では、低優先メールや迷惑メールを自動的に判断して、専用のフォルダーに仕分ける機能があります。低優先メールとは、通常のメールよりも優先度が低いメールマガジンなどが該当します。これらのメールを受信トレイから仕分けることによって、より重要なメールの見落としを防止できます。

ただし、自動仕分けは必ずしも完璧ではありません。自動仕分けが間違っているときは、ユーザーが自分でメールの仕分けを変更することで、Office 365は学習を重ね、仕分けがより正確になります。

(8)低優先メールは「低優先メール」フォルダーに保存されています。仕分けが間違っているときは、受信メール右上の「v」をクリックし、適切なメールの種類をクリックしてください。閲覧したいフォルダーが左サイドメニューに表示されていないときは、「その他」をクリックして、全てのフォルダーを表示します。（→手順(9)）

閲覧したいフォルダーがないときは、「その他」をクリックします

メールの仕分け変更には、以下のようなメニューがあります。

  • 「受信トレイへ移動」
    低優先メールや迷惑メールに誤認されたメールを、通常のメールとして受信トレイに移動します。

*「迷惑メールとしてマーク」
メールを迷惑メールとして登録します。

  • 「フィッシング詐欺として報告する」
    メールをフィッシング詐欺のメールとして、マイクロソフトに報告します。

  • 「低優先メールに移動」
    メールを低優先メールに移動します。

(9)左サイドメニューにすべてのフォルダーを表示すると、迷惑メールフォルダーも確認できます。また、三角ボタンをクリックして、フォルダー階層の折りたたみや展開をできます。

すべてのフォルダーを表示すると、迷惑メールフォルダーも確認可能です

低優先メールや迷惑メール自動仕分けの設定変更

低優先メールや迷惑メールの自動仕分け設定を変更するには、オプションの設定を変更します。

(10)オプションページの左サイドメニューで「メール」→「自動処理」→「低優先メール」をクリックして、低優先メールの設定を変更します。低優先メール仕分けを停止するときは、「低優先メールとして識別されたアイテムを分離する」チェックボックスをオフにして、「保存」をクリックします。

「メール」→「自動処理」→「低優先メール」の順にクリック

(11)迷惑メールの設定を変更するには、オプションページの左サイドメニューで「メール」→「自動処理」→「迷惑メールの報告」をクリックして、迷惑メール処理の設定を変更します。ただし、迷惑メール処理を停止することはできません。

「メール」→「自動処理」→「迷惑メールの報告」をクリック

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