【連載特別企画】

最新版 - Office 365サイト活用入門

11 Outlookのメール画面のレイアウト設定

 

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過去のOffice 365サイト活用入門記事はこちら

Office 365 Outlookでメールのレイアウト設定

前回はOffice 365のWebブラウザを利用するOutlook機能の基本設定を紹介しました。今回は、もっとユーザーに身近な設定で、オプションのレイアウト設定を紹介します。レイアウト設定では、送信メールの署名(シグネチャー)や、メールの形式、表示スタイルのカスタマイズを行います。メールを使う時、多くのユーザーが真っ先に設定したい項目でしょう。

オプションメニューを開く

レイアウトの設定をするには、まずオプションメニューを開きます。

(1)Office 365サイトにアクセスし、ユーザーアカウント、パスワードを入力して、サインインします。右上の設定(歯車)ボタンをクリックし、メニューの「オプション」をクリックします。

メニューの「オプション」をクリック

オプション画面で、左サイドメニューから「メール」→「レイアウト」を展開します。

スレッド表示の設定

Outlookでは、他の多くの最近のメールソフトと同様に、同じタイトルで送受信した一連のメールをスレッド(thread:話の筋)としてグループ化して表示します。「Re:」などの返信を示す接頭辞が付いているタイトルも、同じタイトルのメールと見なします。

スレッドを表示するとき、新しい順と古い順のどちらの順番でメッセージを表示するか、削除済みのメッセージを表示するかどうか、設定を変更できます。削除したメールを表示するというと違和感を覚えるユーザーもいるかと思いますが、Outlookでは、スレッド中のメールを削除しても、取り消し線付きのメールとして削除メールを表示します。スレッドの中のメールを削除しても、それによってメールのやりとりの筋が分からなくならないようにするためです。そのため、スレッドごとメールを削除したときは、削除メールを表示しません。

(2)オプション画面の左サイドメニューで「メール」→「レイアウト」→「スレッド」をクリックし、ラジオボタンで設定を変更してから、「保存」をクリックします。

「保存」をクリックします

署名の設定

送信メールに自動的に付ける署名(シグネチャー)を設定します。

(3)左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「メールの署名」をクリックします。自動的に署名を挿入するかどうか、チェックボックスを設定し、テキストボックス内に書名を入力し、「保存」をクリックします。

「保存」をクリックします

(4)「自動的に書名を追加する」設定にした場合、新規メールを作成すると、自動的に書名が挿入されています。

メッセージ形式

現在、インターネットでは、メールの形式として、テキスト形式(プレーンテキストまたは標準テキストとも呼ばれます)とHTML形式の2つの形式のメールが多用されています。HTML形式は、Webページに使用する文書形式で、文字の大きさや色を設定したり、画像を埋め込んだりできます。反面、HTML形式に対応していないメールシステムでは正常に受信できません。昨今はHTML形式が初期設定になっているシステムが増えてきて、OutlookもHTMLが初期設定になっています。しかし、メールを軽くし、またどんな相手でも受信できるようにするには、やはりテキスト形式を基本に活用した方がいいでしょう。

新規メールを作成するときの初期設定を、テキスト形式か、HTML形式か、設定できます。また、BCCや差出人(FROM)欄をメール作成時に常に表示するかどうか設定できます。

(5) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「メッセージ形式」をクリックします。BCCや差出人をメール作成時にいつも表示するときは、チェックボックスをオンにしてください。メッセージ形式を「HTML」か「テキスト」から選択し、「保存」をクリックします。

「保存」をクリックします

なお、メール作成ウインドウで「・・・」(その他のコマンド)をクリックすると、作成中のメールについて、「HTML」か「テキスト」か、その都度選択できます。また、テキスト形式の受信メールに返信するときは、返信メールもテキスト形式、HTML形式の受信メールに返信するときは、返信メールもHTML形式になります。メール転送についても同様です。

閲覧ウインドウのレイアウト変更

Outlookでは、メールの内容を閲覧ウインドウにプレビュー表示します。閲覧ウインドウをメール一覧の右側に表示するか、下側に表示するか、あるいは閲覧ウインドウを表示しないか、好みに応じて設定できます。処理速度が遅いPC、低速回線では、閲覧ウインドウを非表示にしたほうが、使い勝手が向上する場合があります。また、新規メールを作成するときに、閲覧ウインドウ内でメールを作成するか、新規ウインドウを開くか、設定できます。

(6) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「閲覧ウインドウ」をクリックします。好みのスタイル、表示順、新規メールのスタイルを選択し、「保存」をクリックします。

「保存」をクリックします

(7)閲覧ウインドウを下に表示したレイアウトの例。

(8)閲覧ウインドウで新規メールを作成するレイアウト。このとき、右上のウインドウボタンをクリックすると、新規メールを新しいウインドウで開くことができます。

新しいウインドウで開きます

(9)新規メールを独立したウインドウで作成するレイアウト。「新規作成」をクリックすると、新しいウインドウを開きます。

「新規作成」をクリック

リンクのプレビューの設定

メール本文中にWebサイトのURLが記述されている場合、OutlookはそのWebサイトをプレビュー表示できます。便利な機能ですが、低速なPCや低速回線を使っているときには、プレビューのためにパフォーマンスが低下することがあります。

(10) 左サイドメニューのレイアウトメニュー下にある「リンクのプレビュー」をクリックします。プレビューを表示するときはチェックボックスをオンに、プレビューしないときはチェックボックスをオフにして、「保存」をクリックします。

「保存」をクリック

(11)リンクのプレビュー機能をオフにした状態。メール本文中のURLがそのまま表示されます。

(12)リンクのプレビュー機能をオンにした状態。メール本文中のURLのサイトをメール本文中にプレビュー表示します。

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インデックス

連載目次
第17回 Office 365のファイル添付メール(1)
第16回 Office 365管理センター(2)
第15回 Office 365管理センター
第14回 テナント全体の受信メール対応
第13回 Outlookの受信メール仕分け
第12回 Outlookの自動応答メールと自動仕分け
第11回 Outlookのメール画面のレイアウト設定
第10回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更(Outlook)
第9回 ユーザー情報の確認とユーザー設定の変更
第8回 Android標準アプリでOffice 365を使用する
第7回 OWAでOffice 365を使用する
第6回 Office 365をスマートデバイスで使う
第5回 OneDrive for Businessを同期する
第4回 デスクトップ版OfficeでOffice 365にサインインする
第3回 Officeアプリケーションをインストールする
第2回 1つの文書を複数のユーザーで同時編集する
第1回 OneDrive for Businessでフォルダーやファイルを共有する

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