【連載】

中小企業にとってのマイナンバー制度とは?

34 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(2)

 

34/43

まだ、マイナンバー対応のためのシステム整備まで進んでいない中小企業も多いのか、中小企業をターゲットにしたようなマイナンバー管理サービスのTVCMが放映されるようになってきました。

今回は現状のマイナンバー対応システムや外部委託サービスにどのようなものがあるのか、これからシステムを導入・整備しようとする企業にとってベストな選択はどのようなものなのか、現状のシステム・サービスの傾向を探りつつ考えてみます。

自社内でマイナンバー管理する場合のシステム選択肢

まずは中小企業が従業員などのマイナンバーを自社内で管理する場合のシステムを考えてみましょう。通常中小企業では、マイナンバーの管理からマイナンバーの記載が求められる書類を作成するまでのシステムを、自社で開発するようなところはまずありません。となると、マイナンバーを自社内で管理する場合のシステムは、市販されているパッケージソフトから選択していくことになります。

給与・年末調整のパッケージソフトでマイナンバー管理機能を利用する

すでに、給与計算や年末調整に市販の給与計算パッケージソフトを使用している場合、これらのパッケージソフトではマイナンバー対応のバージョンアップで従業員やその扶養親族のマイナンバーを管理できる機能が追加されていますので、これをそのまま利用するケースが多いようです。これらの給与計算パッケージソフトでは、年末調整業務に対応して源泉徴収票や給与支払報告書など従業員や扶養親族のマイナンバーの記載が義務付けられる書類は作成できます。また、給与計算の周辺業務として従業員などが支払う、社会保険料を決定するための標準報酬月額を算定するための書類を作成する機能なども、多くのソフトで対応しています。

ただし、税の分野でマイナンバーが必要となる「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」など、源泉徴収票提出時にあわせて作成・提出しなければならない支払調書に対応できていないパッケージソフトも多く、そのようなパッケージソフトを利用する場合は、企業で必要となる支払調書の分だけは、書類に手書きで対応する運用とせざるをえません。また、社会保障分野で2016年からマイナンバーの記載が必要となる雇用保険関連の届出書なども対応していないパッケージソフトが多く、企業で雇用保険関連の届出書が必要となる場合は、支払調書と同様に手書きで対応する運用となってしまいます。

雇用保険関連の届出書の場合は、従業員のマイナンバーを記載することになります。そのため、マイナンバーの管理は給与計算パッケージソフトで行い、書類に手書きする際にパソコン画面に該当する従業員のマイナンバーを表示させ書き写せば良いわけですし、マイナンバーを記載した届出書の控えを残す必要はありません。マイナンバーの管理は、あくまで電子データで管理できます。

ただし、支払調書に対応していないパッケージソフトでは、「支払を受ける者」が個人事業主の場合のマイナンバーの管理ができません。そのため、支払調書で必要となるマイナンバーの管理も紙ベースで行うことになり、電子データで管理するマイナンバーと紙ベースで管理するマイナンバーと、それぞれに対応した安全管理措置を講じる必要があります。

こうした事態を避けて自社内でシステム運用するためには、支払調書に対応した法定調書システムまでラインアップしているベンダーの給与計算パッケージソフトに切り替えるという方法もありますが、その場合はよりコストがかかることは計算しておく必要があります。

なお、社会保障分野でマイナンバーが必要となるすべての届出書に対応したパッケージソフトは、社会保険労務士向けに提供されているものしかありません。中小企業でこれらの届出書を作成・提出する頻度を考えると、この分野に自社内でシステム対応するためにコストをかけるかどうか、後ほど検討する外部委託も含めて検討したいところです。

給与・年末調整のパッケージソフトとマイナンバー管理システムを組み合わせて利用する

マイナンバー管理に特化したシステムは、クラウドサービスとして提供されるものが多いのですが、自社導入できるものもあり、そうしたもののなかには、給与計算パッケージソフトの足りない点を補うために、マイナンバー管理+法定調書作成機能を提供するものもあります。法定調書にも自社内でシステム対応するために、現在利用している給与計算パッケージソフトにプラスしてこうしたシステムを導入するという方法も考えられます。この場合、従業員などのマイナンバーは給与計算パッケージソフト、支払調書の「支払を受ける者」のマイナンバーはマイナンバー管理+法定調書作成パッケージと分けて管理することになり、それぞれの管理手法に応じて、安全管理措置を講じることになります。

この場合も、以前から利用している給与計算パッケージソフトのコストに加えて、マイナンバー管理+法定調書作成パッケージのコストが増えることになります。

外部委託のマイナンバー管理サービスにおける選択肢

中小企業が自社内でマイナンバーを管理しようとするとき、もっとも選択しやすいシステムである給与計算パッケージソフトでは前項でみてきたように、どうしても不足があります。その不足を補うようなマイナンバー管理+法定調書作成パッケージというような今までになかったようなパッケージソフトも登場してきていますが、自社内管理にこだわらずに外部委託を考えるとどのような選択肢がでてくるのでしょうか。

ここでは、クラウドサービスとして提供されるマイナンバー管理システムを、自社内で管理する形態に対して、マイナンバーを自社内で「持たない管理」として外部委託の一形態として取り上げます。

外部委託のマイナンバー管理サービスでどこまで対応できるのか

大手システムベンダーなどが新たに企業向けに開発・提供するマイナンバー管理システムは、そのほとんどがクラウドサービスという形態をとっています。

これらのサービスでは、企業が使用している給与・人事システムから従業員の情報を取り込み、従業員一人ずつにマイナンバー管理サービスにアクセスできるID・パスワードを発行、従業員自らスマートフォンやパソコンから本人および扶養親族のマイナンバーを登録するとともに、本人確認書類(マイナンバー通知カードと運転免許証など)もスマートフォンなどで撮影してアップロードできるような機能を備えています。

この仕組みでは、マイナンバー取り扱いの最初の関門となるマイナンバーの収集時に従業員の通知カードなどマイナンバーが記載された書類のやりとりが不要になり、企業のマイナンバー取扱担当者も、従業員が登録したマイナンバーと本人確認書類をオンラインで確認するだけでマイナンバーの収集業務が完結しますので、マイナンバー収集時の漏えいリスクを限りなく軽減することができます。また、収集後の保管も社内のシステムで行うのではなく、クラウド上のマイナンバー管理に特化したデータベースで行われますので、まさに「持たずに管理」することができます。

また、これらのクラウドマイナンバー管理サービスでは、従業員などから通知カードのコピーなどを郵送で収集し、マイナンバーの入力を行う収集代行から請け負うサービスもありますので、中小企業で従業員が自らマイナンバーを登録するような環境が整わない場合は、こうしたサービスを利用する選択肢もあります。

では、このようなクラウドマイナンバー管理サービスでは、実際にマイナンバーを記載しなければならない書類の作成・提出はどのように行うことになるのでしょうか? 企業が給与計算システムで作成した源泉徴収票などをクラウドサービスに取り込んでマイナンバーを付加するような連携が一般的なようですが、ここでも課題は支払調書への対応となり、支払調書を別途クラウドサービス側で作成できるようなサービスもあります。

作成の次にくるのが「提出」ですが、マイナンバーを記載した書類の提出は紙での提出に伴うリスクを避けるためにも、できれば電子申告・申請で行いたいものですが、電子申告・申請まで対応しているクラウドサービスはほとんどないため、マイナンバーを記載した書類は社内のパソコンにダウンロードして印刷・提出することになるケースが多いようです。

ここで、ご紹介した大手システムベンダーの提供するマイナンバー管理のクラウドサービスは、もともと従業員数の多い中堅企業を対象としている感があり、中小企業にとっては割高なコストに感じられるのではないかと思われます。

これに対し、中小企業向けにクラウドで給与計算システムを提供してきたベンダーも、クラウドでのマイナンバー管理システムを提供しています。支払調書には未対応ということがこれらのクラウドサービスでも課題となりますが、中小企業向けのクラウド給与計算システムは、中小企業にとってマイナンバー管理のクラウドサービスの選択肢として、特にコスト面では、より身近なものと感じられるのではないでしょうか。

税理士・社会保険労務士への外部委託 システム連携が鍵

年末調整を税理士へ、社会保険関連の諸手続きを社会保険労務士へ、もともと委託している中小企業では、従業員などのマイナンバーの管理も税理士や社会保険労務士へ委託することになります。

税理士や社会保険労務士といったその道のプロにマイナンバーの管理も委託するとしても、マイナンバー管理の主体は中小企業である以上、委託先となる税理士事務所や社会保険労務士事務所を監督する責任を負うことは避けられません。

中小企業が税理士や社会保険労務士にマイナンバーの管理を委託する場合、マイナンバーの収集から保管・利用、廃棄まで、どのような方法で行うのか、事務所ではどのような安全管理措置を講じているのかなど、あらかじめきちんと説明を受けておくことが大事です。

その際、中小企業と税理士事務所や社会保険労務士事務所などで、マイナンバーを二重に管理しなければならない事態は避けたいものです。

従業員および扶養親族のマイナンバーを記載する欄が設けられた「扶養控除等(異動)申告書」は中小企業で保管が義務付けられた書類です。2016年以降は原則マイナンバーの記載が必須となりますが、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバーについては給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」 旨を記載した上で、給与支払者が従業員等のマイナンバーを確認し、その旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員などのマイナンバーの記載をしなくても差し支えないとされています(国税庁「源泉所得税関係に関するFAQ(Q1-9)」)。

中小企業からすれば、税理士や社会保険労務士にマイナンバーの管理を委託する以上、こうした「扶養控除等(異動)申告書」の取り扱いも考慮して、中小企業側では一切マイナンバーの記載された書類やデータを管理する必要のない委託となれば、中小企業側で漏洩リスクなどに対応した安全管理措置をとらなければいけない局面は限りなく少なくなってきます。

税理士や社会保険労務士がクラウドサービスのマイナンバー管理システムを使用している場合は、前項でみたクラウドサービスと同様に従業員が本人および扶養親族のマイナンバーを入力できる仕組みを使うことができます。従業員などからのマイナンバーの収集は、役割分担として中小企業が担うことになりますが、こうした仕組みを使えれば、通知カードのコピーを一時的に預かるなど漏洩リスクにつながる方法をとる必要もなくなりますので、中小企業にとってはより安心できる仕組みとなります。また、税理士向けに提供されるクラウドサービスでは支払調書にも対応しており、「支払を受ける者」のマイナンバーも同様の方法で収集・管理できます。さらに、電子申告・申請にも対応していますので、収集から保管・利用、そして提出と一貫して電子データのまま完結するため、プロセス全体を通して、より漏洩リスクの少ない運用となります。

中小企業にとっても、税理士や社会保険労務士にとっても、「持たずに管理」できるクラウドサービスによるマイナンバー管理システムでの運用が、現状ではベストの選択といえます。

*  *  *

以上見てきたように、現状では、中小企業にとって身近な存在である税理士などがクラウドサービスのマイナンバー管理システムを利用し、マイナンバーの管理について委託を受けた中小企業にも同じサービスを提供する、そのような利用方法が双方の漏洩リスクを徹底して軽減できるベストの方法といえます。

残された課題は、税の分野では税理士へ、社会保障の分野では社会保険労務士へと委託する場合、それぞれの利用するシステムがクラウドサービスであっても、別々なサービスとなるため、それぞれに従業員などのマイナンバーを登録することになり、マイナンバーの管理が一元化されないことです。

二重にマイナンバーを登録する手間を省き、かつ漏えいリスクをより軽減するためにも、マイナンバーが一元管理され、税の分野でも社会保障の分野でもマイナンバーの記載が必要な書類の作成・提出までスムーズに運用できるようなシステムが、求められているのではないでしょうか。

著者略歴

中尾 健一(なかおけんいち)
アカウンティング・サース・ジャパン株式会社 取締役
1982年、日本デジタル研究所 (JDL) 入社。30年以上にわたって日本の会計事務所のコンピュータ化をソフトウェアの観点から支えてきた。2009年、税理士向けクラウド税務・会計・給与システム「A-SaaS(エーサース)」を企画・開発・運営するアカウンティング・サース・ジャパンに創業メンバーとして参画、取締役に就任。マイナンバーエバンジェリストとして、マイナンバー制度が中小企業に与える影響を解説する。

<お知らせ>
ITソリューション検討Information

マイナビニュースのIT Search+では、ITソリューションの検討に役立つ情報を掲載しています。
ここでは、IT Search+の人気記事ベスト3をご紹介。ぜひ、ビジネスにお役立てください。

34/43

インデックス

連載目次
第43回 中小企業・小規模事業者からマイナンバー取り扱いの委託を受ける税理士の現状
第42回 マイナンバー対応 準備を順調に進めている企業と進まない企業
第41回 世界最先端IT国家創造宣言とマイナンバー制度
第40回 マイナンバーが記録されているパソコンは修理できない?
第39回 平成28年度税制改正でマイナンバーの取り扱いはどう変わったのか?
第38回 動き出した企業版マイナンバー(法人番号)の利用が与える影響
第37回 マイナンバーカードは民間活用でどのようなメリットがもたらされるのか
第36回 多くの企業がメリットを感じない、マイナンバー制度の課題を考える
第35回 新入社員を迎える季節 継続的にマイナンバーを管理・運用できる体制作りを
第34回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(2)
第33回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(1)
第32回 あいつぐマイナンバー制度のトラブル 中小企業への影響を考える
第31回 個人事業主のマイナンバー利用 今後のスケジュールを整理する
第30回 マイナンバー利用開始1カ月 マイナンバー利用の課題を考える
第29回 マイナンバーの取り扱い 中小企業から委託を受ける税理士などの最新動向
第28回 マイナンバーとマイナンバーカードの役割を考える
第27回 マイナンバー利用開始 すぐマイナンバーの記載が必要な書類・時期を再整理
第26回 平成27年分年末調整業務進行中 来年を見据えて準備しておきたいこと
第25回 マイナンバーの収集、今年中に収集するか? 来年に入って収集するか?
第24回 マイナンバーの通知と中小企業の取り組み 最新状況
第23回 中小企業向けマイナンバー商戦 現状整理
第22回 マイナンバー制度への対応を中小企業の本格IT化のきっかけに
第21回 法人番号の通知・公表スタート 中小企業に与える影響を考える
第20回 マイナンバー通知本格化 いよいよ本番 中小企業のマイナンバー対策
第19回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その2)
第18回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その1)
第17回 マイナンバー利用開始 間近に迫る 今中小企業は何をすべきか?
第16回 マイナンバー通知カードの送付始まる 待ったなしで始まるマイナンバー制度
第15回 税理士などにマイナンバーの取り扱いを委託する場合のシステム連携の課題
第14回 マイナンバーの保管・廃棄 システムで異なる安全管理措置
第13回 マイナンバーの利用・提出 よりセキュアに対応するためにほしい機能
第12回 マイナンバーの収集 システムで異なる業務運用
第11回 IT活用で対応するマイナンバー対策 システム比較
第10回 マイナンバー対策を契機にIT活用を見直す
第9回 法人番号とマイナンバー制度の将来像
第8回 マイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合
第7回 マイナンバーの保管、利用シーンで求められる安全管理
第6回 マイナンバーの収集で注意すべきこと
第5回 マイナンバー制度 中小企業に与える影響
第4回 中小企業が「個人番号関係事務実施者」として行う実務内容と必要な準備
第3回 すべての中小企業が「個人番号関係事務実施者」へ
第2回 マイナンバー制度の概要と今後のスケジュール
第1回 マイナンバー制度で業務のここが変わる!

もっと見る



転職ノウハウ

あなたが本領発揮できる仕事を診断
あなたの仕事適性診断

シゴト性格・弱点が20の質問でサクッと分かる!

「仕事辞めたい……」その理由は?
「仕事辞めたい……」その理由は?

71%の人が仕事を辞めたいと思った経験あり。その理由と対処法は?

3年後の年収どうなる? 年収予報
3年後の年収どうなる? 年収予報

今の年収は適正? 3年後は? あなたの年収をデータに基づき予報します。

激務な職場を辞めたいが、美女が邪魔して辞められない
激務な職場を辞めたいが、美女が邪魔して辞められない

美人上司と可愛い過ぎる後輩に挟まれるエンジニアの悩み

人気記事

一覧

イチオシ記事

新着記事

Intel、"Kabylake"こと第7世代Coreプロセッサ発表 - ノートPC向けから提供
[22:11 8/30] パソコン
TVアニメ『SUPER LOVERS 2』、来年1月放送! ティザービジュアルを公開
[21:58 8/30] ホビー
[豊川悦司]大竹しのぶを「200歳ぐらいまで生きそう」と絶賛 「後妻業の女」で共演
[21:52 8/30] エンタメ
[ハロー!プロジェクト]名古屋定期公演スタート 初日は愛知出身・牧野が出演「地元でイベントうれしい」
[21:41 8/30] エンタメ
真鍋昌平×岩井俊二が“現代”を語る、「リップヴァンウィンクル」BD&DVD記念
[21:37 8/30] ホビー

求人情報