【連載】

中小企業にとってのマイナンバー制度とは?

8 マイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合

8/74

前回は、マイナンバーの保管から利用までのシーンで求められる安全管理措置と、そのために何をしなければならないのかをみてきました。ここまでは、中小企業が源泉徴収票の作成など年末調整業務や社会保障関連の書類作成を行うことを前提に、準備しなければならないことなどを見てきましたが、多くの中小企業では、これらの業務を税理士や社会保険労務士に委託しているのが実際です。

今回は、マイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合の注意点や相互の役割分担により安全に運用するためのポイントなどをみていきます。

マイナンバー 委託についてのルール

中小企業がマイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合、中小企業は委託先となる税理士事務所において、安全管理措置などが講じられるよう必要かつ適切な監督を行う必要があります。

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」(特定個人情報保護委員会 以下「ガイドライン」)では、この「必要かつ適切な監督」について以下の3つをあげています。

委託先の適切な選定
委託先の選定にあたって、事業者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられているかどうか、あらかじめ確認しなければなりません。

安全管理措置に関する委託契約の締結
契約内容として、秘密保持義務やマイナンバーを含む特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託する場合の条件、漏えいなどが発生した場合の委託先の責任などを盛り込んだ契約を結ぶ必要があります。

委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
委託した特定個人情報が、安全管理措置のもと委託契約にそって適切に取り扱われているか、その状況を把握できるようにする必要があります。

委託する場合は税理士事務所などにまず相談することから始める

「ガイドライン」が示す委託についてのルールは上記のとおりですが、実際に従来から年末調整などを税理士事務所に委託している多くの中小企業では、そのまま同じ税理士事務所に従業員などのマイナンバーの取り扱いも委託することになると考えられます。

税理士の方々の集まりである日本税理士会連合会では、このマイナンバー制度、特にマイナンバーの取り扱いについて早くから問題意識をもって取り組み、「税理士のためのマイナンバー対応ガイドブック」を発行、全税理士に発送するとともに、研修会等を通して、マイナンバー制度への理解を促し、税理士が中小企業からの委託を受けるための対応準備への取り組みを早めに進められるように活動されています。

年末調整だけでなく所得税など個人の税務関連でもマイナンバーを取り扱うことになる税理士事務所では、大量のマイナンバーを取り扱うことになりますので、事務所での対応準備に加えて、顧問先である中小企業に対してもどのような準備をすれば良いのかなど、すでに案内を始めている事務所も多いようです。

従来から企業として法人税などの税務代理をお願いし、年末調整も依頼している場合、経理指導や税務についてのアドバイスを税理士事務所から受ける立場の中小企業が、マイナンバーの取り扱いについては税理士事務所を監督する立場となるわけですが、実際にどのようにすれば良いのか、顧問の税理士事務所に相談することからまず始めましょう。

現実的な役割分担を決める

年末調整業務を税理士事務所に委託する場合を例に、中小企業と税理士事務所でどのように役割を分担することになるのか考えてみましょう。

マイナンバーの取り扱いでは、収集・保管(廃棄)・利用といったプロセスを経て、最終的に番号法で決められた利用目的にそくしてマイナンバーを記載した源泉徴収票などを行政機関に提出することになります。

従来税理士事務所が、年末調整業務において、中小企業の従業員や扶養親族の情報をパソコンなどに登録し、1年分の給与所得などを入力して源泉徴収票などを作成し税務署に提出するまでの業務を請け負っているとすると、マイナンバーの保管(廃棄)・利用・提供というプロセスは、税理士事務所が中小企業の委託をうけて行うことになります。

では、従業員から本人および扶養親族のマイナンバーを収集するというプロセスは、どちらが行うことにすべきでしょうか?

収集に際して必須となる本人確認において、継続的な雇用関係にあり人違いでないことを企業の取扱事務担当者または責任者が確認すれば身元確認書類は不要とされていますので、従業員に身元確認書類を用意させる手間を省くためにも、中小企業側で収集を行うほうが良いと考えられます。

役割分担に応じた準備と考慮すべき安全管理措置

収集は中小企業で、保管(廃棄)・利用・提供は税理士事務所でと役割分担した場合、中小企業側ではどのような準備をしていけばよいでしょうか?

従業員からの収集にあたっての準備の詳細は、連載第5回の「従業員からの個人番号の収集」で見たとおりですが、従業員への案内の方法や利用目的として明示する内容については、あらためて税理士事務所と相談しておくのがよいでしょう。

その上で、収集方法や収集した従業員のマイナンバーの受け渡し方法を税理士事務所と相談して決めましょう。 例えば、収集時に表計算ソフトなどを利用して電子データとして登録する場合は、USBメモリーなどで受け渡す方法などが考えられます。この場合、税理士事務所に渡したあと、中小企業側ではマイナンバーの利用用途がないのであれば、税理士事務所できちんと保管されていることを確認し、一旦登録した従業員のマイナンバーは破棄してしまえば、保管に関する安全管理措置までは必要ないことになります。

書面で収集する場合、従業員から「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」にマイナンバーを記載して提出させる方法をとることになりますが、コピーを税理士事務所に渡し、原本は中小企業で保管しなければなりませんので、施錠できる書庫などに保管するなどの安全管理措置は必要となります。

いずれの方法をとる場合でも、受け渡しに際してマイナンバーを持ち出す際のリスクを軽減するために安全管理措置を講じる必要はあります。

以上のような受け渡し方法は、税理士事務所が利用しているシステムに依存して決まってくると考えられます。税理士事務所の多くは、事務所内のバソコンやサーバーにデータを保管するシステムを利用しており、そのために、上記のような方法で顧問先である中小企業が収集しても、受け渡す際の安全管理措置や、税理士事務所でのデータの取り込みまたはデータ入力で、税理士事務所にも大きな負荷がかかってきます。

では、クラウドのシステムを利用している税理士事務所の場合は、中小企業でのマイナンバーの収集方法やデータの受け渡し方法はどのようになってくるのでしょうか?

もともとクラウドシステムの大きな特徴は、税理士事務所と顧問先中小企業でデータをリアルタイムで共有できることです。この特徴を活かせば、中小企業でマイナンバーを収集時に、インターネットにつないだパソコンで従業員本人または取扱事務担当者がクラウド上のマイナンバー用のデータベースに入力、保存すれば、クラウド上で保管され、それはそのまま税理士事務所に共有される仕組みが提供できます。税理士事務所では、共有されたマイナンバーを利用して源泉徴収票などを作成、電子申告までそのままスムーズにできれば、手元でマイナンバーを管理することなく、申告まで完了できます。

このようなクラウドであれば、受け渡し時の安全管理措置は不要となりますし、中小企業、税理士事務所とも事務所内にマイナンバーを保管することもありませんので、その部分での安全管理措置も大幅に軽減できます。また、クラウドシステムで利用されるデータセンターはセキュリティ対策にさまざまな施策を施しており、中小企業や税理士事務所に比べれば格段に高いセキュリティが保たれています。

中小企業が税理士事務所にマイナンバーの取り扱いを委託する場合、「委託先の適切な選定」のために、中小企業と税理士事務所の連携でどれだけマイナンバーの安全な管理ができるのかという視点で、税理士事務所がマイナンバーの取り扱いに利用しようとするシステムについても確認しておくことは、大事なポイントとなります。

著者略歴

中尾 健一(なかおけんいち)
アカウンティング・サース・ジャパン株式会社 取締役
1982年、日本デジタル研究所 (JDL) 入社。30年以上にわたって日本の会計事務所のコンピュータ化をソフトウェアの観点から支えてきた。2009年、税理士向けクラウド税務・会計・給与システム「A-SaaS(エーサース)」を企画・開発・運営するアカウンティング・サース・ジャパンに創業メンバーとして参画、取締役に就任。マイナンバーエバンジェリストとして、マイナンバー制度が中小企業に与える影響を解説する。

8/74

インデックス

連載目次
第74回 「税務行政の将来像(国税庁)」から見えてくる電子政府の未来
第73回 社会保障分野の電子化とマイナンバー
第72回 マイナンバー制度のもう一つのナンバー 法人番号活用の現在
第71回 特別徴収税額通知 誤送付などでマイナンバー漏洩
第70回 進む税務の電子化 年末調整 プロセスも電子化へ
第69回 マイナポータルおよびマイナンバー制度情報連携 試行運用開始
第68回 法人税等の電子申告義務化に向けた基本計画
第67回 2017年 「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(3)
第66回 2017年 「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(2)
第65回 2017年「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(1)
第64回 特別徴収税額通知書 “官”からマイナンバーがやってきた
第63回 デジタルファーストを目指す政府 法人税電子申告義務化へ
第62回 電子申告とマイナンバー制度
第61回 「特別徴収税額決定通知書」へマイナンバーが記載され通知されることの影響
第60回 マイナポータル・行政機関間での情報連携 本格運用は10月以降へ
第59回 1月~3月 マイナンバーの本格利用の時期を終えて
第58回 政府が進める「デジタルファースト」への流れとマイナンバー制度
第57回 マイナンバー本格利用 次は所得税確定申告
第56回 マイナポータル 2017年7月本格スタートのサービス概要
第55回 2017年におけるマイナンバー制度の動き
第54回 2017年におけるマイナンバー利用の動き
第53回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その4
第52回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その3
第51回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その2
第50回 年末調整直前、今からでも間に合うマイナンバー対策 その1
第49回 マイナンバーカード・マイナポータルの活用促進をめぐる総務省の動き その2
第48回 マイナンバーカード・マイナポータルの活用促進をめぐる総務省の動き その1
第47回 マイナンバー制度、今後のスケジュールを再整理する
第46回 なかなか進まない支払先からのマイナンバー収集
第45回 経済産業省版法人ポータル(β版)など法人番号をめぐる動き
第44回 行政側のマイナンバー制度へのシステム対応 現状の動きを確認する
第43回 中小企業・小規模事業者からマイナンバー取り扱いの委託を受ける税理士の現状
第42回 マイナンバー対応 準備を順調に進めている企業と進まない企業
第41回 世界最先端IT国家創造宣言とマイナンバー制度
第40回 マイナンバーが記録されているパソコンは修理できない?
第39回 平成28年度税制改正でマイナンバーの取り扱いはどう変わったのか?
第38回 動き出した企業版マイナンバー(法人番号)の利用が与える影響
第37回 マイナンバーカードは民間活用でどのようなメリットがもたらされるのか
第36回 多くの企業がメリットを感じない、マイナンバー制度の課題を考える
第35回 新入社員を迎える季節 継続的にマイナンバーを管理・運用できる体制作りを
第34回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(2)
第33回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(1)
第32回 あいつぐマイナンバー制度のトラブル 中小企業への影響を考える
第31回 個人事業主のマイナンバー利用 今後のスケジュールを整理する
第30回 マイナンバー利用開始1カ月 マイナンバー利用の課題を考える
第29回 マイナンバーの取り扱い 中小企業から委託を受ける税理士などの最新動向
第28回 マイナンバーとマイナンバーカードの役割を考える
第27回 マイナンバー利用開始 すぐマイナンバーの記載が必要な書類・時期を再整理
第26回 平成27年分年末調整業務進行中 来年を見据えて準備しておきたいこと
第25回 マイナンバーの収集、今年中に収集するか? 来年に入って収集するか?
第24回 マイナンバーの通知と中小企業の取り組み 最新状況
第23回 中小企業向けマイナンバー商戦 現状整理
第22回 マイナンバー制度への対応を中小企業の本格IT化のきっかけに
第21回 法人番号の通知・公表スタート 中小企業に与える影響を考える
第20回 マイナンバー通知本格化 いよいよ本番 中小企業のマイナンバー対策
第19回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その2)
第18回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その1)
第17回 マイナンバー利用開始 間近に迫る 今中小企業は何をすべきか?
第16回 マイナンバー通知カードの送付始まる 待ったなしで始まるマイナンバー制度
第15回 税理士などにマイナンバーの取り扱いを委託する場合のシステム連携の課題
第14回 マイナンバーの保管・廃棄 システムで異なる安全管理措置
第13回 マイナンバーの利用・提出 よりセキュアに対応するためにほしい機能
第12回 マイナンバーの収集 システムで異なる業務運用
第11回 IT活用で対応するマイナンバー対策 システム比較
第10回 マイナンバー対策を契機にIT活用を見直す
第9回 法人番号とマイナンバー制度の将来像
第8回 マイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合
第7回 マイナンバーの保管、利用シーンで求められる安全管理
第6回 マイナンバーの収集で注意すべきこと
第5回 マイナンバー制度 中小企業に与える影響
第4回 中小企業が「個人番号関係事務実施者」として行う実務内容と必要な準備
第3回 すべての中小企業が「個人番号関係事務実施者」へ
第2回 マイナンバー制度の概要と今後のスケジュール
第1回 マイナンバー制度で業務のここが変わる!

もっと見る



人気記事

一覧

イチオシ記事

新着記事