【連載】

中小企業にとってのマイナンバー制度とは?

6 マイナンバーの収集で注意すべきこと

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従業員などのマイナンバーの収集にあたって守らなければならないルール

中小企業がマイナンバーを記載して作成、提出しなければならない書類を書面で作成しているのか、パソコンなどで電子データとして作成しているのかによって、収集方法も異なってきます。ただし、いずれのケースでも収集に当たって守らなければならないルールがあります。それは、利用目的の明示と本人確認です。

利用目的の明示については、従業員などに対する事前の案内で示していれば、それを再確認することで大丈夫です。

では、本人確認ですが、これは番号確認と身元確認をあわせておこなうこととされています。平成28年1月以降発行される予定の個人番号カードであれば、このカードだけで番号確認、身元確認をおこなうことができますが、収集を今年10月から11月におこなうのであれば、この個人番号カードによることはできません。

年内に収集をおこなう場合の原則的な本人確認方法として、「マイナンバーの通知カード+運転免許証」などの組み合わせが推奨されています。ただし、従業員など雇用関係にあるもので、雇用契約時に身元確認がおこなわれている場合は、人違いではないことが明らかであると事務取扱担当者または責任者が認めれば、身元確認のための書類の提示は必要がないとされていますので、通常は収集時番号確認のみおこなえばよいことになります。

本人確認(内閣官房の資料より)

[図 本人確認 国税庁資料より] https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/kakunin.pdf 10Pの図

なお、扶養親族の本人確認は、従業員がおこなうことになっていますので、中小企業側で扶養親族の本人確認までおこなう必要はありません。

収集方法と考慮すべき安全管理措置

マイナンバーを記載して作成、提出しなければならない書類を書面で作成している場合は、収集も書面でおこなうことになるのでしょうが、書面での収集、保管は電子データでおこなう場合に比べて漏洩、紛失等のリスクが高くなります。中小企業でもさまざまな事務にパソコンを利用しているのであれば、収集時から電子データにしていく方法をとりたいものです。以下、電子データ、書面での具体的な収集方法と考慮すべき安全管理措置をみておきましょう。

収集時に電子データとして入力、保管する方法

第1回に記載したとおり、今年の年末調整時に従業員などが提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」から本人および扶養親族の氏名欄に個人番号を記入する欄が追加されます。

ただし、国税庁の「国税分野におけるFAQ」に6月に追加されたQ2-11)では、「平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載する必要はありません。」としています。

マイナンバーが記載された書類の管理には施錠可能な書庫などで厳重に管理することが求められますので、収集時にパソコンなどに入力し電子データとして保管する方法を取る場合は、平成28年分の扶養控除等申告書への個人番号の記載は求めず、従業員などから扶養親族の分も含めた通知カードを提供してもらい、それを確認しながら事務取扱担当者または責任者が個人番号を入力する方法を考えましょう。ただし、この方法では一時的ではあれ通知カードを預かることになり、これらの通知カードは従業員などに返還するまで施錠可能な書庫などで厳重に管理することが求められます。可能であれば、事務取扱担当者または責任者が番号確認のために立ち会い、本人に入力してもらう方法がとれれば、通知カードを預かる必要もありませんので、より安全な方法となります。

なお、入力された従業員などの個人番号データは、事務取扱担当者および責任者以外は、見たり印刷したりできないようにする必要があります。

書面で収集、書面で保管する方法

どうしても書面で個人番号を収集するしかない場合は、通知カードのコピーを集める方法もありますが、これでは施錠可能な書庫などで厳重に管理しなければならないことに加えて、従業員本人および扶養親族の分を関連づけて保管するための手間も増えてしまいます。

前項でみた「国税分野におけるFAQ」のQ2-11では、平成28年1月より前であっても、従業員などに対し、平成28年分の扶養控除等申告書に従業員本人等の個人番号を記載するよう求めても差し支えないとしています。どうしても書面で収集、保管するしかない場合は、個人番号欄が設けられた「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に従業員などの個人番号を記載して提出してもらい、提出時に従業員本人および扶養親族の通知カードの提示を求めて番号確認をおこなう方法をとることが、書面で収集する場合のベターな方法といえます。

この場合、提出を受けた扶養控除等申告書は、施錠可能な書庫などで厳重に管理し、事務取扱担当者および責任者以外は見ることができないように管理する必要があります。

次回は、収集したマイナンバーの保管から利用、提出までのプロセスを確認し、必要となる安全管理措置についてより詳細にみていきます。

著者略歴

中尾 健一(なかおけんいち)
アカウンティング・サース・ジャパン株式会社 取締役
1982年、日本デジタル研究所 (JDL) 入社。30年以上にわたって日本の会計事務所のコンピュータ化をソフトウェアの観点から支えてきた。2009年、税理士向けクラウド税務・会計・給与システム「A-SaaS(エーサース)」を企画・開発・運営するアカウンティング・サース・ジャパンに創業メンバーとして参画、取締役に就任。マイナンバーエバンジェリストとして、マイナンバー制度が中小企業に与える影響を解説する。

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インデックス

連載目次
第74回 「税務行政の将来像(国税庁)」から見えてくる電子政府の未来
第73回 社会保障分野の電子化とマイナンバー
第72回 マイナンバー制度のもう一つのナンバー 法人番号活用の現在
第71回 特別徴収税額通知 誤送付などでマイナンバー漏洩
第70回 進む税務の電子化 年末調整 プロセスも電子化へ
第69回 マイナポータルおよびマイナンバー制度情報連携 試行運用開始
第68回 法人税等の電子申告義務化に向けた基本計画
第67回 2017年 「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(3)
第66回 2017年 「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(2)
第65回 2017年「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」をみる(1)
第64回 特別徴収税額通知書 “官”からマイナンバーがやってきた
第63回 デジタルファーストを目指す政府 法人税電子申告義務化へ
第62回 電子申告とマイナンバー制度
第61回 「特別徴収税額決定通知書」へマイナンバーが記載され通知されることの影響
第60回 マイナポータル・行政機関間での情報連携 本格運用は10月以降へ
第59回 1月~3月 マイナンバーの本格利用の時期を終えて
第58回 政府が進める「デジタルファースト」への流れとマイナンバー制度
第57回 マイナンバー本格利用 次は所得税確定申告
第56回 マイナポータル 2017年7月本格スタートのサービス概要
第55回 2017年におけるマイナンバー制度の動き
第54回 2017年におけるマイナンバー利用の動き
第53回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その4
第52回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その3
第51回 年末調整直前 今からでも間に合うマイナンバー対策 その2
第50回 年末調整直前、今からでも間に合うマイナンバー対策 その1
第49回 マイナンバーカード・マイナポータルの活用促進をめぐる総務省の動き その2
第48回 マイナンバーカード・マイナポータルの活用促進をめぐる総務省の動き その1
第47回 マイナンバー制度、今後のスケジュールを再整理する
第46回 なかなか進まない支払先からのマイナンバー収集
第45回 経済産業省版法人ポータル(β版)など法人番号をめぐる動き
第44回 行政側のマイナンバー制度へのシステム対応 現状の動きを確認する
第43回 中小企業・小規模事業者からマイナンバー取り扱いの委託を受ける税理士の現状
第42回 マイナンバー対応 準備を順調に進めている企業と進まない企業
第41回 世界最先端IT国家創造宣言とマイナンバー制度
第40回 マイナンバーが記録されているパソコンは修理できない?
第39回 平成28年度税制改正でマイナンバーの取り扱いはどう変わったのか?
第38回 動き出した企業版マイナンバー(法人番号)の利用が与える影響
第37回 マイナンバーカードは民間活用でどのようなメリットがもたらされるのか
第36回 多くの企業がメリットを感じない、マイナンバー制度の課題を考える
第35回 新入社員を迎える季節 継続的にマイナンバーを管理・運用できる体制作りを
第34回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(2)
第33回 中小企業のマイナンバー対応 システム選択? 外部委託? 現状の傾向を探る(1)
第32回 あいつぐマイナンバー制度のトラブル 中小企業への影響を考える
第31回 個人事業主のマイナンバー利用 今後のスケジュールを整理する
第30回 マイナンバー利用開始1カ月 マイナンバー利用の課題を考える
第29回 マイナンバーの取り扱い 中小企業から委託を受ける税理士などの最新動向
第28回 マイナンバーとマイナンバーカードの役割を考える
第27回 マイナンバー利用開始 すぐマイナンバーの記載が必要な書類・時期を再整理
第26回 平成27年分年末調整業務進行中 来年を見据えて準備しておきたいこと
第25回 マイナンバーの収集、今年中に収集するか? 来年に入って収集するか?
第24回 マイナンバーの通知と中小企業の取り組み 最新状況
第23回 中小企業向けマイナンバー商戦 現状整理
第22回 マイナンバー制度への対応を中小企業の本格IT化のきっかけに
第21回 法人番号の通知・公表スタート 中小企業に与える影響を考える
第20回 マイナンバー通知本格化 いよいよ本番 中小企業のマイナンバー対策
第19回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その2)
第18回 中小企業のマイナンバー対策 システム選びが成否をにぎる? (その1)
第17回 マイナンバー利用開始 間近に迫る 今中小企業は何をすべきか?
第16回 マイナンバー通知カードの送付始まる 待ったなしで始まるマイナンバー制度
第15回 税理士などにマイナンバーの取り扱いを委託する場合のシステム連携の課題
第14回 マイナンバーの保管・廃棄 システムで異なる安全管理措置
第13回 マイナンバーの利用・提出 よりセキュアに対応するためにほしい機能
第12回 マイナンバーの収集 システムで異なる業務運用
第11回 IT活用で対応するマイナンバー対策 システム比較
第10回 マイナンバー対策を契機にIT活用を見直す
第9回 法人番号とマイナンバー制度の将来像
第8回 マイナンバーの取り扱いを税理士事務所などに委託する場合
第7回 マイナンバーの保管、利用シーンで求められる安全管理
第6回 マイナンバーの収集で注意すべきこと
第5回 マイナンバー制度 中小企業に与える影響
第4回 中小企業が「個人番号関係事務実施者」として行う実務内容と必要な準備
第3回 すべての中小企業が「個人番号関係事務実施者」へ
第2回 マイナンバー制度の概要と今後のスケジュール
第1回 マイナンバー制度で業務のここが変わる!

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