企業において連絡ツールとしてメールはあって当たり前のものであり、会社でのメールの送受信は自分に割り当てられたPCにインストールされた電子メールソフト行うのが一般的だ。しかし、出張や外回りなどの外出時にメールをチェックするのはちょっと面倒である。

システムの整備が進んでいる企業であれば、会社のメールを外部で取得するためのWebメールシステムを用意しているだろうが、そこまで対応している企業もなかなかない。今回は、電子メールを外部で送受信する方法をテーマとして取り上げる。その方法はいくつかあるが、会社宛てのメールを外部で送受信するためにGmailを利用する方法は、自宅宛てのメールを外部で送受信する場合にも利用可能である。

会社のメールを外部から受信する方法

会社のPCで受信するメールを社外で受信する方法はいくつかある。以下、代表的な3つの方法を紹介しよう。

ノートPCで受信する

会社で利用しているノートPCを持ち歩けるなら、あとはインターネットに接続さえできれば、会社にいるのと同じ状態でメールをチェックできる。インターネット接続には、携帯電話などでダイヤルアップ接続するか、無線LANのアクセスポイントを使うなどの方法がある。

携帯メールに転送

PCの電子メールソフトで受信したメールを携帯電話のメールアドレスに転送する方法は、シンプルでわかりやすいのがメリットだ。ただしこの方法は、メールソフト側でメールの振り分け設定をちゃんとしていないと、必要なメール以外も転送されるというデメリットもある。

Webメールの利用

近年企業では、電子メールソフトを用いた送受信から、Webメールへ移行するケースが増えているようである。Webメールとは、Internet ExplorerなどのWebブラウザでメールを送受信できるようにしたもので、「Hotmail」や「Yahooメール」と同じようなタイプである(※1)。

(※1)Webメールに対して、電子メールソフトを使って送受信することをPOPメールと呼ぶ。

Webメールの最大のメリットは、PCの電子メールソフトが不要なこと。インターネットに接続してWebページを閲覧できる環境があれば、どこでもメールを送受信できる。もちろん、インターネット接続はPCである必要はなく、携帯電話などでもOKである。

Webメールなら、社内・社外を問わず、Webページが見られる環境であれば自分宛てのメールを送受信できるのである。ただし、会社用のメールソフトとしてWebメールを使うには、会社側でそのためのシステムを導入する必要がある。便利であっても、会社がWebメールを使うことをよしとしなければ利用できないのだ。

Gmailを利用しよう

そこで、オススメしたいのが「Gmail」を利用した方法である。Gmailは、Googleが提供している無償のWebメールサービスだ。個人で利用している人も多いのではないだろうか? Gmailには、他のメールアカウントのメールを受信する機能がある。つまり、会社で使用しているメールアドレスのメールをGmailで受信できるので、簡単に会社のメールをWebメールとして利用できるというわけだ。

Gmailのアカウントは、Gmailのアカウント作成ページで作成することができる。

Gmailで会社のメールを送受信する仕組み

理屈はこうだ。通常のメールは、会社のメール受信サーバに蓄積された受信メールをPCのメールソフトで受信する。そして、メールの送信もメール送信サーバを通して送信される(図1)。

通常の会社のメール送受信の仕組み

これをGmailをPCのメールソフトの代わりにメールを受信させて、Webで利用できるようにするわけだ(図2)。

Gmailを用いて会社のメールを送受信する仕組み

企業によっては利用不可

企業によっては、情報漏洩を防止するために、自社のメールサーバに対して外部からのアクセスを禁止している場合もある。その場合はGmailを使って会社のメールを受信することはできない。

Gmailのメリット

Gmailで会社のメールを受信できる仕組みを構築しておけば、出先であろうが、自宅であろうが、インターネットが利用できればメールをチェックできるようになる。モバイルGmailを使えば、携帯電話を使ってGmailをチェックすることも可能である。

また、Gmailには強力な迷惑メールフィルタが付いているのも見逃せない。毎日大量のスパムメールに悩まされているユーザーも多いだろうが、Gmailではかなり高い確率でスパムメールを迷惑メールフォルダに自動で振り分けてくれる。会社のメールサーバにスパムフィルタがない場合でも、Gmailを使えば必要なメールだけがフィルタリングされる。

携帯電話を使ってGmailをチェックする場合、迷惑メールフォルダに振り分けられたメールはデフォルトでは非表示になるので、余分なパケット料金をかけずに、必要なメールだけを見ることがすぐにできる。

次回は、Gmailの具体的な設定方法について説明することにしたい。