【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

199 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに

 

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業務時間のほとんどを社外で過ごす営業担当者にとって、社内LANに接続された自席のPCに戻るまでメール確認や事務処理、資料確認ができないのは大きな制約だ。日中の外回りを終え、会社に戻って1日分のメール処理やスケジュール調整、日報など事務作業を開始するのでは、今の時代の業務スピードに追いつけなくなりつつある。手持ちの資料がなく社内に戻って確認せざるを得ないため、顧客へ「後で折り返し連絡します」と回答することで商機を逃すリスクもある。

社外からも社内情報にアクセスしたい

不動産の売買や仲介を行う株式会社オープンハウス(東京・丸の内)では、営業担当者の業務連絡用にフィーチャーフォンを配付していた。しかしここ最近、現場の営業担当者から外でメールが見たい、資料をPDFで確認したいと要望が出ていたという。

同社は、2013年9月に東証一部に上場後、右肩上がりの成長を続けている。事業の拡大に伴い、業務システムの整備が必要な段階にきていたと語るのは、iPhone導入を主導した情報システム部の鈴木貴臣氏だ。

株式会社オープンハウス 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 課長 鈴木貴臣氏

「会社のメールアドレスに受信したメールはフィーチャーフォンのMMSに転送して、出先でメールの確認をしていましたが、返信はできませんでした。MMSからの返信は、携帯電話のメールアドレスでお客様へ通知されてしまいます。さらに、そのMMSメールのアドレスへお客様が返信すると、容量制限を超えた場合は『ソフトバンクのメールに送れませんでした』とエラーメールが届いてしまいます」(鈴木氏)

オープンハウスグループの営業業務は、本社に勤務し土地の仕入れを担当するオープンハウス・ディベロップメントの営業部と、各拠点で不動産仲介を担当するオープンハウスの営業部に分かれる。仕入れ部隊は、物件探しや業者周りで終日外出していることが多く、必要な図面はかばんに詰めこんで持ち歩いていたが、すべての図面は持ち運べない。業者とやり取りする際に必要な図面がなければ、折り返し確認となり業務が停滞してしまう。また、仲介部隊も、顧客の内覧中に見せたい図面を持ち合わせていなければ、その場での対応ができない。

株式会社オープンハウス 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 係長 土屋俊輔氏

Google Appsで外出先からも情報共有

業務の効率化を検討した同社は、外出先からグループウェアを利用できるようiPhoneを導入した。

「上層部からの指示もあり、2014年の11月末に導入の検討を始め、2015年の3月上旬には約750台を配付しました」と語るのは、情報システム部の土屋俊輔氏だ。

iPhone導入後の操作研修は入社2年目、情報システム部の山本哲平氏が担当した。平均年齢28歳。若くして役職者になることも普通だという同社では、若手にもどんどん仕事を任せる。

株式会社オープンハウス 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 山本哲平氏

「700人の社員に1カ月で研修しました。本社のセミナールームに集まってもらい、1日多いときには3講座ほど。指紋登録などもその場で教えました。最初は、文字入力に戸惑う社員もいますが、iPhoneのすごいところは、1度研修したらなんとなく使えるところですね。研修後、現場の社員もみんな喜んで使ってくれています」(山本氏)

メールシステムは、クラウドサービス「Google Apps for Work」へ移行し、カレンダー機能と連絡帳機能は、「rakumo」のサービスを採用した。Google Apps for Workにもカレンダーや連絡帳機能が備わっているが、あえて別々のサービスを併用したという。

「既存のグループウェアは『サイボウズ』を利用していたため、カレンダーや連絡帳機能は、使い勝手が似ている『rakumo』のほうが現場社員には利用しやすいと判断しました。スピード導入したからには、すぐに現場で使ってもらえるツールにしたかったので、Googleカレンダーは、現場に馴染まない懸念がありました」(土屋氏)

株式会社オープンハウス 管理本部 情報システム部 クラウド推進グループ 会見春香氏

図面のPDFは、Googleドライブを使って共有・閲覧している。物件写真はiPhoneで撮って、そのままGoogleドライブで共有する。Googleドライブに格納しておけば、外出先からでも閲覧できる。

さらに社内の連絡方法にも変化があったと情報システム部の会見春香氏はいう。

「簡単な社内連絡は、Google+のハングアウトを使うようになりました。ハングアウトの利点は、メールや電話と違ってコミュニケーションが取りやすいことです。打ち合わせに入っていても、ちょっと相談して返信をもらうことができます。物事を決めるスピードが速くなりましたね」(会見氏)

akumoカレンダーで隙間時間を有効活用

人事採用の現場でも効果がでていると語るのは人材開発部の東迎訓史氏だ。同社の採用方針は、エントリーしたすべての学生と面接することだという。年間1万人程度の学生との面談を6人のチームで担当しているので、採用時期は分刻みのスケジュールで採用説明会や面接をこなしている。

株式会社オープンハウス 企画本部 人材開発部 課長 東迎訓史氏

「書類選考だけでなく、まずはその人に直接会って誠実さとやる気を見たいので、どんなに時間がなくても全員に面接します。その中でiPhoneは非常に役立っています。iPhoneからrakumoカレンダーにアクセスできるようになって、面接のスライス時間でスケジュールの空き状況を確認したり、調整できるようになりました」(東迎氏)

以前は、社内LANに接続された自席のPCに戻るまでスケジュールの確認ができなかったので、説明会や面接の合間に学生と電話でやりとりした内容はすべて折り返し対応となっていた。

「その場で次の面談を予約できていれば会えたのに、間をあけたことによって連絡が取れなくなってしまったこともたびたびありました」(東迎氏)

面接の進捗管理もスプレッドシートを利用して、メンバー全員で情報共有できるようにした。

株式会社オープンハウス 企画本部 人材開発部 主任 新井資生氏

同じく人材開発部の新井資生氏は、合同説明会の資料もGoogleドライブに格納してiPhoneで持ち運んで効率化を図っているという。

「iPhoneをプロジェクタにつないで説明会の資料を投影しています。以前は重たい紙資料を持ち運んで説明会を実施していましたが、今は資料を持ち運ばなくてよいので移動が楽になりました」(新井氏)

サブタイトル:ポータルサイトで店舗へ情報展開

Googleサイト を利用したポータルサイトも開設した。このポータルサイトを窓口にして、Gmail、rakumoカレンダー、Googleドライブ、rakumoコンタクト(連絡先)、電子承認画面へアクセスできる。

「『AgileWorks』というワークフローシステムをGoogle Appsと連携させて、Googleサイトからログインできるようにしました。電子承認や、経費精算案件が発生すると、承認者にメールで通知が送付され、『未承認〇件です』と教えてくれるので承認作業を見逃しにくくなります」(鈴木氏)

ポータルサイトの画面。この画面から業務に必要な社内システムにアクセスできるようにした

今後について、鈴木氏は「物件情報をマッピングして、訪問履歴や情報共有できるSFAの機能も準備を進めています」と話す。要である物件情報をGoogleマップと連動させて、より一層の業務効率アップを目指す予定だ。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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