【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

183 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減

 

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コンタクトセンターとフィールドワーカーをつなぐ業務にiPadを導入した事例が広がっている。iPadのGPS機能を活用してコールセンターがフィールドワーカーの現在地を特定したり、iPadを通してフィールドワーカーと詳細な顧客情報を共有するなど、効果的な業務フローが可能になる。

コンタクトセンター業務のアウトソーシングを展開するプレステージ・インターナショナルは、iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携システムを積極的に構築している。小売企業やメーカー、ECサイトなどを顧客に持ち、コンタクトセンター対応に加えて、フィールド業務にも対応するのが特徴で、業務特化のグループ会社がフィールドワークに対応する。

コンタクトセンターの問い合わせ対応から、現地障害サポートを一気通貫に対応

パークアシスト事業においては、「ゲートバーが開かない」「精算機器が故障」といったエンド・ユーザーからの問い合わせを同社のコンタクトセンターが対応し、緊急度が高いものについては、パーキング保守をカバーするグループ会社のプレミアパークアシストへ取り次ぎ、全国に展開するフィールドスタッフが24時間365日の駆け付け保守対応をする仕組みだ。

株式会社 プレステージ・インターナショナル パークアシスト事業部 事業管理グループ グループ長 日岡篤史氏

「クレームになるケースも多く、顧客企業(パーキング事業者)の信用を低下させてしまう恐れがあるため、とにかく現場に早く駆け付け、正確な作業ができることがパーキング運営の一番大切なポイント」と語るのは、パーキング事業責任者の日岡氏だ。

そこで同社が力を入れているのが、コンタクトセンター業務とフィールド対応(駆け付け対応)のICT化である。コンタクトセンターとフィールドスタッフ、データ分析などを統合した独自システムを構築する同社では、全フィールドスタッフにiPad miniを配付して迅速な駆付け対応を可能にしている。

エンド・ユーザーから、コンタクトセンターに問い合わせが入ると、コールスタッフは、システム上からフィールドスタッフのGPS位置情報を確認し、障害場所に最も近いスタッフに緊急出動を依頼する。コールスタッフが受け付けた問い合わせ内容、障害状況などは、システムを介してフィールドスタッフのiPad miniに情報共有される。

iPad miniを活用するフィールドスタッフ(左)。右はGPSステータスを利用した駆け付けアサインシステム

フィールドスタッフはコールセンターからの出動依頼を受けると、「PARSシステム」(同社の独自開発アプリ)を起動し名称か地図画面で駆け付け先のパーキングを検索し、問い合わせ内容や現場設備状況、過去障害履歴を即時に確認して現場に向かう。

GPSを利用した駆け付け時間の短縮や、コールセンターと全国に展開するフィールドスタッフの情報共有による障害対応前の情報確認により、エンド・ユーザーの満足度を高めるのが狙いだ。

報告書をすべて現場で完結し、対応現場の過去履歴も検索可能

「日報や報告書は、事務所に戻ってから作成するという従来型ではなく、現場で報告書を作成し、即日中に顧客企業への保守完了報告が可能です」(日岡氏)

現場では、保守作業を行いながら画面ボタンをタップすれば、「どのような作業をしたか」を簡単に作業報告書として作成できる。文字では表現しづらい説明についてはiPad miniのカメラ機能で撮影し、システム上の報告書にそのまま取り入れることもできる。

「機械の保守操作など、覚えることの多いフィールドスタッフが負荷なく使えるものを目指しました。分厚いマニュアルを読まなければ使えないものは現場に浸透しません。iPad miniは直感的に操作を覚えられるので、フィールドスタッフも興味を持って活用してくれています」(日岡氏)

保守業務終了後、その場ですぐに報告書を送付できるので、事業主へのレスポンスが格段に早くなるほか、事務所に戻ってからの報告書作成が不要となり、フィールドスタッフの業務負荷も低減できている。さらに、現場のフィールドスタッフに「どんなボタンがいいか?」などヒアリングを行い、キーボードを使わなくても報告書が作成できるよう、音声入力機能を取り入れるなど工夫したという。

個々のフィールドスタッフごとに既存の業務スタイルがあるので、いかにタブレットの利用が負担にならないようにするかが重要で、直感的に利用できるiPad miniはシステムとの親和性が高い。

同社の独自システムの「PARSシステム」 フィールドスタッフがワンタップで報告書が作成できるよう日々画面やボタン配置を改善している(システム開発は同社グループの株式会社プレミアモバイルソリューションが担当)

データ蓄積による「予測の活用」

また、同社が力を入れているのはデータ分析だ。コールセンターについては、独自システムにより問い合わせ内容、顧客管理などシステム管理を10年前より構築してきたが、現場でのデータ積み上げは実は非常に難しかったという。iPadアプリを導入することで、報告書を作成すると「いつ到着したか」「作業時間はどの位だったのか」といった測定しづらいタイムデータが自動で記録できるようになり、現場の貴重なデータの蓄積が可能になった。

1案件が終了するまでに要する平均時間(受付開始~作業完了)をフィールドスタッフごとに分析できる

「今まで現場でやっていた見えない作業が今後は全部データ化できます。どんなトラブルが多いのか、パーキングごとにどんな特性があるかを分析することで、今後の保守対応の予測が可能となり、サービス付加価値を上げられます。また、どの作業員が一番早く作業しているかといった情報がよりピンポイントに分析でき、ノウハウの横展開を行い業務効率向上できる下地が整いました」(日岡氏)

新人とベテランの平準化を可能にするツール

フィールドスタッフは、緊急な対応を求められる現場へ1人で駆け付けるため、熟練者と新人のスキルの差も課題の1つだ。フィールドスタッフを統括し、多忙の際は現場に出ることもあるというデイビス アリキサンダー武氏はこう語る。

株式会社プレミアパークアシスト 業務品質管理 デイビス アリキサンダー武氏

「現場への到着時間から差が出ます。ベテランはすぐに場所を把握して駆け付けられますが、新人は地図を眺めて位置を確認するところからスタートします。現場でも分からないことが多いので、電話で質問をしていましたが、なかなか解答にたどり着けず、解決が遅れてしまうこともありました」(デイビス氏)

iPad miniは、新人スキルの底上げができる心強いツールになった。PARSがあれば、目的地までのルートを簡単に検索できるので到着時間が短縮できる。パーキングごとの過去の対応履歴もPARSに記録されているので、「今では、電話をする前にiPad miniから対応履歴を検索して、ベテランのフィールドスタッフの対応方法を確認する方法に変わってきています。iPad miniなら自分で調べてすぐに回答を得られるので、現場の作業時間も短縮しています」(日岡氏)

フィールドスタッフは、保守作業のマニュアルをバイクに積んで現場に向かうが、今後はiPad miniにすべてのマニュアルを入れて、どの現場のマニュアルもiPad miniから閲覧可能にしたり、作業動画を入れるなど、動画を見ながら現場で作業ができるなど支援ツールとしても役立てたいと日岡氏はいう。

「早く到着できても、すぐに解決できなければ意味がありません。パーキングを素早く稼働可能な状態に復帰させることは、利用顧客様からのクレームを抑えるほか、事業主様にとってはパーキングの稼働率向上となり、顧客満足の向上に繋がります」(日岡氏)

夜間作業時には、iPad用のライトも持参されるというが、独自のシステムとiPadの活用により、多くの企業の裏方業務を日々支える同社の改善は続く。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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