【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

166 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用

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外回りをする営業職の社員の業務効率化として、外出先からのメール閲覧や日報入力のほか、最近では彼らの位置情報を携帯電話のGPS機能によって把握し、容易にステータス報告できるソリューションも普及し始めている。こういった現場把握のソリューションは、営業だけでなく保守メンテナンスの現場でも効果を発揮する。

店舗や施設からの依頼による現地調査や定期巡回点検を行い、外構や空調設備、給排水などの保守メンテナンスを行うJMは、積極的なIT活用により現場報告や紙の帳票の運用効率化に成功している。

全国に14ある同社のサービスセンター管轄のもと、地域に密着した全国の工務店、約60拠点をフランチャイズとして展開しているJM。このネットワークを活かして業界最大手コンビエンスストアチェーンの店舗など、全国展開する大手企業が有する建物設備の保守メンテナンスも手掛ける。

本社のノウハウが工務店でも共有され、質の高いサービス提供が実現しているが、IT活用もその例に漏れない。各地の保守現場からは携帯電話やスマートフォンを使っての現場報告が実施されている。本社では距離を感じさせないリアルタイムな進捗管理が可能となり、集まった現場からのデータを分析して保守コスト削減などの提案につなげている。

例えば、コンビニエンスストアでは最近、自動ドアが増えていることにお気づきだろうか。同社の全国各店舗で実施している保守データを分析したところ、24時間休みなく開閉を繰り返す出入り口の扉では、手動式ドアのヒンジ部分が劣化しやすく、自動ドアに比べて修繕の頻度が高いことが判明した。そこで新規に建設する店舗だけでなく、既存店も自動ドアに替える提案を行ったのだ。

建設から保守メンテナンスまでトータルのコスト削減効果を算出できたのは、同社が早くから「Matabee-Reporter(仮称)」と称するITツールを導入して、保守メンテナンス業務のデータ化を進めてきたからに他ならない。

帳票そのまままのレイアウトをiPadで再現

工事の受付と完了時の確認書類「受付着信票・工事完了確認書」、修復箇所などの工事内容を平面図と共に記載する「現地調査シート」、工事の際の注意点を記載した「KY(危険予知)シート」の3つは、現場管理をするうえでの三種の神器ともいえる。これらをiPadで記入できるようにしたのが、システム開発会社のシムトップスと提携し、JMおよび建設業の業務にフィットするよう構築したiPad向けアプリ「Matabee-Reporter」だ。

紙の現地調査シート(左)と、「Matabee-Reporter」で表示させた現地調査シートは記入欄の位置が同じよう再現され、違和感のない記入ができる

紙と同じレイアウトであることの重要性を、株式会社JM常務執行役員 FC・SC室管掌 斎藤彰氏は次のように話す。

株式会社JM常務執行役員 FC・SC室管掌 斎藤彰氏

「見慣れた帳票と違ったものでは、どこに何を書けばいいか確認し直す面倒が発生するので、現場の職人さんはすぐに『使いにくい』と判断します。操作性も同様です。今までと同じ場所に同じように記載できなければ受け入れられず、使ってはもらえません」

2008年7月にiPhone、 2010年5月にはiPadが発売され、それ以降急激に普及したこれらの端末は、直感的な操作性が1つの特長だ。

「大きな画面に2本指をつけて広げたり閉じたりすると拡大や縮小ができる、スライドすると表示されているものが動かせる。見聞きした経験でストレスなく操作できる端末はiPad以外にありませんでした」(斎藤氏)

紙の帳票と同じ見た目の帳票がiPadに表示されることで、違和感なく年配の職人にも受け入れられている。

実際の導入効果は、以下の動画ようなものだ。


抜け漏れゼロ、帳票の情報は即データ化

全国にフランチャイズとして連携する工務店のほか、同社の直轄となるサービスセンターの社員も「Matabee-Reporter」を活用している。

同社東京サービスセンター 福地美樹氏

「抜けのない帳票作成が可能になりました。紙の帳票と違って、『Matabee-Reporter』がガイドしてくれるんです」と、アプリの利便性を評価するのは同社東京サービスセンターの福地美樹氏だ。

自分の担当する保守メンテナンスの現場に足を運び、帳票を作成する福地氏は入社して1年に満たない。しかし、iPadで帳票を作成するようになってからは抜け漏れがゼロになったという。必須項目は赤字で記載され、記入漏れや画像添付漏れがあると先に進めない仕組みになっているのだ。

「1日に2、3カ所の現場をまわり、以前は事務所に戻ってからそれぞれの帳票を1時間~1時間半程かけて作成していました。今では電車などの移動時間で作成が完了します」(福地氏)

多い時は1日で5、6店舗をまわる社員もおり、帳票作成業務において残業の必要がなくなったのは大きい。

必須項目は赤字で目立つようになっており、抜け漏れを防ぐ(左)。サインも手書き入力が可能だ(右)

紙の帳票と比較してもう1つ大きな違いがある。入力した内容が即、分析可能なデータとなる点だ。紙の書類はいくらファイリングしても、傾向を見るにはExcelファイルなどへの打ち込みが必要だ。Excelファイルをサーバ上で保管、共有しても、データベース化しないと分析するに至らない。ところが、「Matabee-Reporter」では入力された内容がデータベースに即時反映されるので、リアルタイムで分析対象となる。帳票作成がスピーディーになったことで、帳票の内容を見てメンテナンスの傾向などを分析するレポート業務も迅速化された。

簡単操作の現場報告を追求

スマートフォンが普及する前の2000年頃から、携帯電話向けに現場報告アプリの開発もスタートしていた。「どこで誰が何を」の報告を目的に作られた作業証明アプリ「HandyBUZ」は、緯度経度情報付きの画像が時刻と共に送信される。今ではiPhoneでも使える同アプリでは、先に撮影を行った画像を報告書のフォーマット上へ配置できる。時刻は自動的に付与されるので、あとは「レポート」をタップするだけだ。

先に撮影を行うと(左)、撮影した画像をフォーマット上に配置できる(右)

「工務店の方々の持っている携帯電話の機種はさまざまです。どのキャリアでも使えるよう試行錯誤しましたが、共通して心がけたのは年配の職人さんであっても手間を取らずに操作できることです」と、斎藤氏はこだわりを明かす。

HandyBUZにより現場では携帯電話やiPhoneから容易な操作での現場報告が可能になり、本社ではリアルタイムな進捗管理が実現した。同社現場担当の社員にはiPhoneが配付され、同アプリを利用したメンテナンス状況などの現場報告が実施されている。

パノラマ撮影を実現するツールでさらに利便性向上

リコーが昨年11月に発売したパノラマカメラは、一度シャッターを切るだけで360度のパノラマ撮影ができる。Wi-Fi接続することでiPhoneでの操作も可能なため、遠隔でシャッターを切ることも可能だ。高い場所を撮影したければ、三脚にカメラを取り付けて高い場所まで上げることで、地上にいながらiPhoneでシャッターを切って頭上をパノラマ撮影できる。この方法で同社は設備点検の手間を軽減している。屋根の上や、各フロアの点検が必要な場所を撮影する。

「例えば1階から4階までまわり、設備をチェックします。そのあと店舗オーナーに『4階のこの部分はメンテナンスが必要です』とお伝えする際、以前は平面図を広げて、廊下の先のこの部屋の隅にある…と説明してもなかなか伝わらず、お客様に4階まで昇るご面倒をおかけすることもありました。360度の写真が取れれば場所は一目瞭然で、メンテナンス箇所も画像を拡大してお見せできるので、すぐに納得していただけます」(福地氏)

このほか建築前の企画段階で3次元空間シミュレーションなどを使った提案も行う同社。図面や帳票など紙のファイリングが絶えないイメージの建設業界で、iPhone・iPadをはじめとしたさまざまなIT活用が進化を続けている。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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