【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

164 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)

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東横インといえば、宿泊価格の安さが魅力だ。かつてのビジネスホテルのイメージを一新させ、リーズナブルな料金でサービスを提供してきた。そんな同社が、リアルタイムな情報共有とスピード化を図ることを目的として、本社役員と全国のホテル支配人にiPad 2を配布したのは2011年7月、さらにコンパクトさが向上したiPad miniを配付したのは、2013年3月のことだった。

iPad mini導入で最も効果的なのは、移動時間を有効活用できるようになったことだと語るのは社長の黒田麻衣子氏だ。

代表執行役社長 黒田麻衣子氏

「導入前、ホテルの支配人は自店舗のデスクに座り、パソコンを立ち上げなければ情報にアクセスできない環境にありました。支配人会議などの出張時や他店舗に行った際、また、ホテル内でも事務室以外の別フロアでは情報にアクセスできないという状況は効率が悪く課題でした。そこで、場所を問わずに活用できるiPad miniは役に立つと考えました。いつでも情報にアクセスできることで、時間を無駄なく使えるようになったことは、最大の効果と考えています」(黒田氏)

「費用を抑えながらクオリティを高める」のが同社の強みだと黒田氏は語る。同社では、一般に本社が持つことが多い権限や職務を支配人に任せている。

同ホテルのiPad miniの具体的な利用方法は、以下の動画のようなものだ。


「例えば施設内の故障対応は、支配人が自ら修理します。分からない箇所は、本社の専門部署に質問しながら対応しますが、電話では伝えにくい内容もiPad miniのカメラで故障内容を撮影し、画像を見ながら会話をするといった使い方もしています。何事も自分たち流の工夫で対応する社風なので、一台でさまざまな活用方法があるiPad miniは現場にもマッチしています」(黒田氏)

工夫次第でさまざまな使い方が可能になるのがiPad miniの魅力だ。同社では、全国のホテル支配人が集まる会議で毎回大量に発生していた紙資料を電子化し、iPad miniから閲覧することで、印刷代や事務員の作業コスト削減にも成功した。さらにDVDで全店舗へ配送していた動画マニュアルなども、iPad上での配信を検討中だ。

「243店舗分のDVDを月に数回、業者に作成・発送依頼していたコストがすべて不要になるため、年間約400万円の経費削減が実現します。これにより手軽な動画配信が可能になるため、社長メッセージなども配信し現場店舗とのコミュニケーション促進に役立てたいと考えています」(黒田氏)

iPad miniを活用したペーパーレス会議の様子。会議資料はiPadで確認する

店舗の情報を同時に管理できるツールが欲しい

同社ホテルは駅近や繁華街の好立地にあり手頃な価格で宿泊できるため、ビジネス客だけでなく観光客からも重宝されており、客室稼働率は80%以上を保つ(全国平均でビジネスホテルは64.6%、シティホテルは72.8%、「宿泊旅行統計調査、平成23年10~12月期」より)。近年、くまもんで観光熱が高い熊本で3店舗の支配人を兼任している緒方ゆかり氏にiPad miniの導入効果を聞いた。

東横イン 熊本新市街・東横INN熊本城通町筋・東横INN熊本駅前 支配人 緒方ゆかり氏

「3店舗同時に管理しているので、支配人業務に必須な情報をまとめて確認できるツールがあればと思っていました。お客様にご満足いただくホテル運営をすることが支配人の仕事ですので、ホテルの状況を総合的に判断し、スタッフに適切な指示を出すことが求められますが、判断に必要な情報を提供してくれるのがiPad miniです。店舗管理をするうえで欠かせないツールになっています」(緒方氏)

3店舗を順次回りながらマネージメントを行っているという緒方氏。店舗の運営計画や客室稼働状況の管理、設備チェックやスタッフの管理、顧客対応まで、3店舗分の状況を判断し、現場スタッフに指示を出すのは容易ではないが、iPad miniから社内データにアクセスすることで必要な情報を必要時にすぐ入手できるようになり、業務効率が格段に向上したという。

「メールチェックやホテルの稼働状況、スタッフのシフト確認など、すべてiPad miniから3店舗同時に確認できます。導入前は、各店舗情報をその店舗の事務室のパソコンまで見に行く必要があり、ちょくちょく立ち寄る訳にもいかないため、時間を作ってそれぞれの店舗に入り、まとめてメールチェックや確認作業、入力業務を行っていました」(緒方氏)

そのため、情報確認はどうしても数時間、半日ごとにならざるをえなかった。

「支配人会議などの出張で、多い月は5~6回程度ホテルを不在にすることもありますが、iPad miniがあれば出張先でも逐一3店舗の状況を確認でき、入力業務もiPad miniから直接行えるので隙間時間を有効に活用できています」(緒方氏)

ホテル運営の責任を負う支配人にとって、客室稼働率は何より気になるところだが、iPad mini があれば3店舗の空室状況をリアルタイムに確認することができる。3店舗は、駅前、繁華街の中心、県庁や熊本城に近い場所にそれぞれ位置しており、例えば熊本のある場所でイベントがあれば、イベント開催場所に近いホテルから埋まっていく。満室になる前に空室がある店舗に送客をかけ全体の空室状況を調整することで、空室のままになる部屋を極力なくすことができる。また、スタッフのシフト管理もiPad mini から対応できる。

「1店舗あたり30~50名程度のスタッフが勤務していますが、残室状況によって手配するホテルスタッフや清掃スタッフの人数もすべて変わってきます。客室が埋まっていく様子をiPad miniではっきり確認しながら指示が出せるので、適正な人員配置にも役立っています」(緒方氏)

iPad mini片手にスピーディなホテル運営が可能に

メールチェックを頻繁に行えることで、予約顧客への対応もスピーディになり、サービス向上にもつながっていると緒方氏はいう。予約は主に公式ホームページから受けるが、団体予約などは店舗でも直接受付する。最近は、履歴が残るメールからの予約を好む顧客も増え、支配人が直接やりとりする機会も増えている。

「移動中の空き時間などにもこまめにメールチェックできるので、団体予約にも素早く対応できます。溜まったメールをまとめてチェックしていたころに比べ、見逃す心配もなくなりました」(緒方氏)

近年増加している海外からの旅行客とのメールのやり取りも、iPad miniに翻訳アプリさえインストールしておけば、辞書要らず。iPad miniの活用範囲は広がる一方だ。

ホテル運営をするうえで、「常に自分のホテルを見直す目線」を持つことも大切だ。同社では、「支配人日報」を配信し、各店舗の状況を共有し合っている。

「各ホテルの支配人がその日にあったこと、反省点、業績、明日の予定などを全支配人と関係者にメール送信していますが、この日報も、iPad miniで作成・閲覧できるようになりました」(緒方氏)

他店舗の日報には、自店舗の運用に役立つヒントがある。以前は事務所のパソコンでまとめてチェックしていたので、なかなかすべての日報に目を通す時間はなかったと緒方氏は語る。iPad miniで頻繁にメールチェックが可能になってからは、すべて目を通し参考にする余裕も生まれたという。

客室稼働状況やシフト管理、日報入力もiPad miniから対応できる

カメラで状況報告や宿泊客とのコミュニケーションツールもiPad miniで

清掃後の客室チェックにもiPad miniのカメラ機能は役立つ。清掃後の客室を見回り、汚れが残ったままの部分や、注意してほしい個所をiPad miniカメラで撮影し、朝礼でスタッフに見せれば、口頭では伝えにくい内容も伝わりやすく、スタッフの改善指導に効果的なのだという。

また、周辺地域との交流にもiPad miniが欠かせない。同社では宿泊費用を抑えるために、ごく一部の店舗を除きレストランなどの飲食施設を設置せず、代わりに周辺の飲食店とタイアップすることで顧客満足度向上を図っている。知らない土地で、その土地ならではの料理を楽しむのも宿泊客の楽しみの一つだ。そこで支配人が周辺飲食店に出向き、「美味しい」と思った飲食店を同社のWebサイトに掲載し宿泊客へ紹介するが、飲食店へ掲載依頼する際にも、iPad miniを持参する。掲載先のWebページを表示しながら説明したり、掲載許可の出た飲食店のメニューや料理をiPad miniのカメラで撮影し、その場でWeb掲載するなど活用している。

「Walking map」サイトの地図画面(左)。店舗の周辺スポット情報が分かる。地図上のアイコンをタップすると店舗の詳細リンク先が開く(右)

今後は、海外への店舗展開も積極的に進める予定だと黒田氏はいう。

「現在、韓国に6店舗を展開し、2015年にはカンボジアにも進出する予定です。そうなれば、現地との遠隔会議などが必須となるので、iPadによるビデオ会議も検討中です」(黒田氏)

今後ますますiPad mini活用の用途は拡がりそうだ。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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