【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

158 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル

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携帯電話が普及しても、各デスクに置かれた固定電話がなくならない企業は多い。外出中の営業職の社員などに代わって、アシスタントが会社宛にかかってきた電話に対応し、メモを残したり社外にいる社員の携帯電話宛にメールや電話で言づてする…といったことはよくあるだろう。

取引先に伝えてある固定電話番号に加えて、常に持ち歩いている携帯電話番号も登録してもらいたいところだが、携帯番号がなかなか定着せず、固定電話にかかってくるケースは多い。また、名刺に携帯番号を書いていなければ、多くの取引先に個別に携帯番号を伝えるのも一手間だ。自席にいなくても固定電話番号宛の電話に対応したい、こんな課題を解決する仕組みがあるのをご存知だろうか。

海外発の人気ドラマや映画、リアリティショーなどのエンターテイメント番組、また「National Geographic Channel」では科学、自然、歴史を中心としたドキュメンタリー番組、さらには「FOX SPORTS」では野球やサッカーなどのスポーツコンテンツを日本で放送するFOXインターナショナル・チャンネルズ(以下、FOX)。同社は、iPhoneで固定電話番号での発着信を実現する「Bizダイヤル」を導入。外出の多い社員だけでなく社内で移動が多く席を離れがちな社員の利便性も向上したほか、携帯電話の通話料は導入前との比較で約4割減とコスト削減も実現した。

社員数増加に伴う設備投資の負担軽減策とは?

海外サッカーや日本のプロ野球などのスポーツコンテンツを扱う「FOX SPORTS」を2013年3月から開始した同社。この新たな取り組みに際し、一気に40名ほど社員を増員した。もともと外出の多い社員や役員には携帯電話を配付し、社内ではIP電話を利用していたが、このIP電話は1台あたりが10万円近くと高額だった。一般電話と違って全国一律料金で利用できる外線と、内線の両方が使えるほか、設定したグループに属する端末のみに着信させるグループ着信機能や複数人と通話できる会議通話、ディスプレイへの着信元情報の漢字表示など、多機能さと引き換えの設備投資だ。新規事業立ち上げに伴う大幅な増員では、一気に費用がかさんでしまう。

この課題が浮上する1年ほど前、固定電話と携帯電話の見積もりを試算してもらう機会があった。

FOXインターナショナル・チャンネルズ株式会社 管理部 人事総務マネージャーの山澤季夫氏

「IP電話とフィーチャーフォンの併用では、この2つの間で通話料が発生していました。それに比べてソフトバンクテレコムの固定電話サービス『おとくライン』とソフトバンク携帯電話を併用した場合、固定電話と携帯電話間の通話料が無料になりコストダウンが見込めました」と、同社の通信インフラを刷新するきっかけを振り返るのは、同社管理部 人事総務マネージャーの山澤季夫氏だ。

そして、社員数の増加に伴うIP電話の増設にかかる設備投資について思い悩んでいた際に知ったのが、外線電話番号をスマートフォンで利用できる「Bizダイヤル」というおとくラインの付加サービスだった。

携帯電話で内線や外線の発着信をしたい場合に、検討したい事項がいくつかある。まず、内線番号を残したいかどうか。残す際には、社外でも利用するニーズがあるかどうか。たとえば、拠点間では内線通話を携帯電話で行いたいが、社外での利用は不要ならば無線LANを利用する内線化ソリューションで解決できるだろう。一方、外出中の社員とも内線番号を利用したいなら、企業の電話交換機(PBX)と3G回線を接続できるサービスを探す必要がある。

外線番号宛にかかってくる電話を携帯電話に着信させたい場合は、内線番号ではなく外線番号を携帯電話で受けることになる。FOXのニーズはこのケースに合致する。

同社の場合、外出もなく自席にいる時間の多い社員には既存のIP電話を残したかったため、PBXはなくせない。他方、増加する社員向けに発生するIP電話増設といった設備投資を抑えたかったため、高額な初期費用や継続的な保守が必要ないクラウドPBXを利用した、携帯で外線電話番号での発着信が行えるサービスが求められていた。

固定電話番号を持ち歩けるメリットを社内外で実感

専用アプリケーションを利用することで、固定電話番号宛にかかってきた通話をiPhoneで取ることができ、発信でも相手に固定電話番号を通知できるのがBizダイヤルだ。この際は固定電話回線を利用するため、通話料は固定電話と同等となり携帯電話の通話料と比べて安い。加えておとくライン同士や、おとくラインとソフトバンク携帯電話間が通話無料なのと同様に、Bizダイヤルとおとくライン、ソフトバンク携帯電話間の通話は無料となる。

「コストメリットのほか、すでにおとくラインを利用していたので、手間なく固定電話番号を変更せずに社内外で利用できるのが魅力でした」(山澤氏)

専用アプリケーションを通じてiPhoneで発着信ともに固定電話番号を利用できるBizダイヤル。発信先には固定電話番号が通知され、折り返しの電話をiPhoneで受けられる

営業職の社員や役員が外出中に固定電話番号での通話が可能になったほか、本社内にいる社員間でもBizダイヤルが利用されている。スタジオ、編集室、会議室や自席が5つのフロアに点在するため、自席にいない時間の長い制作系のスタッフもBizダイヤルを活用するという。

「デスクにある電話が鳴れば当然、席にいないと取れません。ところがBizダイヤルではデスクにあった固定電話と同じ番号のまま、電話は手元のスマートフォンにかかるのでどこにいても対応でき、取り損ねや取り次ぎ業務がなくなりました」(山澤氏)

制作系の社員は1日のほとんどをスタジオや編集室で過ごすこともあり、外出の多い営業職と同じように席にいない時間が多くなりがちだ。もし電話に出られなくても、着信履歴はスマートフォンに残るので、すぐにかけ返すことができ対応スピードが向上したという。

Bizダイヤルのテスト導入段階でAndroid端末とiPhoneを比較し、より使い勝手の良かったiPhoneに機種変更した同社。

「弊社のスタッフはテレビというクリエイティブな業界ゆえか、特に、プライベートでもiPhoneを利用している社員が多かったのです。そのためiPhoneは使い慣れた端末でもあり、切り替えたときには使いやすいと好評でした」と、山澤氏は社員の満足度を実感している。

Bizダイヤル導入後は編集室やスタジオなど自席にいないときも、固定電話宛の着信にスムーズに応じられるようになった

最小限の手間でコスト削減と利便性向上が実現

Bizダイヤルの付加サービス「共有電話帳」は社員の氏名、組織名と電話番号をWeb上で一括登録すると、スマートフォンの専用アプリケーション経由で登録した内容が見られる。Bizダイヤル導入前、社員の連絡先はExcel表で管理し、携帯の電話帳への登録は個人に委ねられていた。社員の異動や退職で担当者が変更になれば、連絡先を調べるにはパソコンでExcel表を確認したり同僚に聞いていたが、共有電話帳を利用することで、社員全員の所属部署や番号がiPhoneで検索可能になった。万が一携帯電話が紛失・故障してしまった際は新しい端末で電話帳の登録をやり直さなければならなかった手間も、共有電話帳を利用することで解消する。

専用アプリケーション画面(左)の「電話帳」をタップし、氏名を選択すると、電話番号のほか、部署名も確認できる(右)

「Bizダイヤル導入時も、共有電話帳の設定にも申込書と電話番号のリストを準備するくらいで手間がかからず、スピーディーな立ち上げが可能でした。『思い立ったら即行動&実現』というFOXのカラーにあった対応ができたと思います」(山澤氏)。

そして、コスト削減効果もあったという。前述のとおり携帯電話の通話料より固定電話の通話料のほうが割安なため、Bizダイヤルを利用した固定電話番号での発信が増えたことで通話料削減に成功したのだ。

「携帯電話の通話料は導入前と比べての約4割削減されました。この効果を社内で周知して、発信するときは固定電話料金が適用されるBizダイヤルの番号をなるべく利用したいと思っています。Bizダイヤルの番号と、自席にいることが多い社員の使っているIP電話の番号、そして携帯電話の番号すべてが共有電話帳で見られるので、発信時にはBizダイヤルの番号があればそれを使うよう促進します」(山澤氏)

自席から離れた場所での固定電話番号による通話を実現し、Bizダイヤルからの発信が増えることで今後さらなるコスト削減が見込まれる。企業の内線や外線を受けるソリューションとしてiPhoneを活用する事例はこれからも増えていくだろう。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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