【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

127 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現

 

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大阪府大東市にあるケンテックは、金型、金属部品、刃物などの強度を高める表面処理加工を行う会社だ。グループ会社であるファインテックの熱処理技術と真空技術、表面処理技術を駆使し、耐久性・耐摩耗性・耐焼き付け性・耐酸化性に優れたセラミック硬質被膜ファインコーティングを開発。コーティング技術のパイオニアとして、表面処理を行っている。

特に、溶融塩法を用いて、複合炭化物被膜をサブミクロンで生成させる独自プロセス「ファインコーティングナノ」では特許を取得。高い密着性と耐久性が評価されている。

大阪府大東市にあるケンテック(ファインテック)

工場の内部

データ入力で日常的に残業が発生

同社では従来、受注の際、営業マンが仕様書(注文書)のテンプレートをプリントアウトし、営業先で手書き記入していた。同時に熱処理や表面処理加工を行う製品をデジカメで撮影し、会社に持ち帰っていた。同社では、写真が現物管理の重要な情報となっており、工場ではこの写真をもとに製品を判別し、表面加工の作業を行っていた。

ケンテックの代表取締役社長である川端健一氏

そして営業マンは夕方会社に戻ると、事務職員に手書きの注文書を渡し、二人の事務職員が分担してFileMakerで構築したシステムにデータを手入力。受注は毎日100-150件ほどあり、多い日には200件にも達していたという。

「データ入力は事務職員一人あたり1~2時間ほどかかります。作業は営業マンが戻る夕方からになるため、日常的に残業が発生し大きな問題になっていました」と、ケンテック 代表取締役社長 川端健一氏は、新システム導入の背景を語る。

また、手書きの注文書からデータ入力する際には入力ミスもあり、写真とデータの照合にも時間がかかっていたという。

iPad miniから直接データをアップロード可能に

そこで、同社ではFileMaker GoとiPad miniを導入することを決定する。新たなシステムでは、営業マンが客先でiPad miniに受注データを直接入力。これまでデジタルカメラで撮影していた製品写真も、iPad miniのカメラで代用し、自動的に受注データに埋め込めるようにした。

写真が埋め込まれた受注データ

このシステムでは、営業マンは会社に戻ると、自身でiPad miniのデータをサーバに送信する。サーバのマスターデータに変更があった場合は、同時に差分をiPad miniに受信。これにより、事務職員のデータ入力作業は無くなり、残業時間の大幅な軽減につながった。

iPad miniのメニュー。データ連携がデータの送受信を行う部分

社内ではサーバ上のデータをもとに、PCから作業指示書、検査報告書、納品書、請求書などを発行。各種集計も行っている。請求データは受注管理システムからCSVで書き出し、会計システムに取り込んで利用している。また、iPad mini側では各営業担当個別の集金リストや各種集計などを閲覧する機能も備えている。

請求書発行画面

ケンテックが導入したシステム

今回のシステム開発を行ったのは、FileMakerの開発で実績があるジュッポーワークスだ。ジュッポーワークスとは、川端氏がアップルのセミナーで知り合い、それがきっかけで仕事を発注することになったという。

実は、ケンテックがそれまで使用していた受注管理システムは、川端氏の手作りによるものだった。当初は専用のオフコンを利用していたが、使い勝手が悪いため同氏が独自にAccessで再構築。その後、データ量がAccessの制限に達したため、 FileMakerに乗り換えたのだという。

しかし、今回のシステムでは、ジュッポーワークスに外注することにした。その理由を川端氏は、「iPadと連携させるシステムを独学で学び、スクリプトを組んで構築するのは、時間的に無理だと思いました。見積もり費用も想定内だったので、専門家にお願いすることにしました」と説明する。

入力もより効率的に

iPad miniの入力では、顧客情報や加工種類、単価などはマスター中から選択して入力する方式のため、キーボードをほとんど使わずに行える。また、営業マンごとに直近90日分の受注データをiPad miniに取り込めるため、営業マンは過去のデータを参照し、前回はどのような処理が行われたのかを顧客に説明できる。定期的な受注の場合は、過去のデータを再利用し、写真や日付を変更する程度で入力することも可能だ。

案件の中には夕方預かって、翌日の朝に届けるような急ぎのものもあるが、以前は社内でのデータ入力が終わらないと作業指示書が出せないため、工場側の作業が滞ることもあったという。ときには、入力を待たずに営業が持ち帰った紙ベースの情報をコピーして作業を進めていたが、途中で工程が分かれる場合は不便だった。しかし、今回のFileMaker Goの導入で工場側の業務スピードと正確性は大幅に向上したという。

同社がiPadではなく、iPad miniを選択した理由は、持ち歩くのに少しでも軽いほうがいいという点と、写真を撮るカメラの扱いやすさがあったという。

営業マンの中には60代の社員もおり、当初はiPad miniの導入に消極的な人もいたが、今ではiPad miniのほうが入力も早く、効率的だと好評だ。また、業務でiPadなどのモバイルデバイスを利用している企業はまだ少ないため、営業先で珍しがられ、それが社員のモチベーション向上にもつながっている。

ジュッポーワークス ソリューション開発部 課長 山田真澄氏

システム構築を行ったジュッポーワークス ソリューション開発部 課長 山田真澄氏は、「今回のシステムは、なるべくシンプルに、メンテナンスしやすいように工夫しました。マスターデータは、営業の方は変更できないようになっていますが、新規顧客の情報は営業の方が入力したiPad miniのデータを自動でマスターに追加するようにしています」と語る。

当初、データの送受信に時間がかかるという問題もあったが、FileMaker側のサムネイル作成機能を利用して写真データを圧縮するなどさまざまなチューニングを行うことで、時間の短縮に成功している。

山田氏はFileMaker GoとiPadを組み合わせたシステムについて、「データの収集と表示が1つのソフトでできることが魅力です。現在iPadは、情報を表示するという用途が多いのですが、FileMakerであれば、顧客の要望に合わせ、たくさんの情報の中から条件にあったものを検索して表示することができます。今回のシステムは、FileMakerの標準機能だけで作成しました」と語った。

ケンテックでは現在、FileMakerのデータをプリントアウトして工場の作業で利用しているが、今後は、工場側でもiPadとFileMaker Goを導入し、ペーパーレス化を図っていく予定だという。

工場で利用している作業依頼書を説明する川端社長。今後はこちらもiPadに置き換えていく予定だ

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
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第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
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第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
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第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
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第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
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第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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