【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

123 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出

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商談が予定よりも早く終わったときに、同じ会社の別部署の方に電話を入れ、あいさつだけでもしておくのは営業担当者の常とう手段だ。とりわけ遠方の顧客を訪問する際は、一回の訪問で可能な限り多くの担当者に会っておきたいものである。

事前に訪問計画を立てようにも、名刺がデータ化されていないと、名刺の束から相手企業のものを選り分けることから始まり、業務メモと突き合わせて誰と何回会ったか調べるといった面倒な作業が発生してしまう。もし新旧の名刺が混ざっていたら、どちらが最新の部署名かさえ分からなくなるだろう。

Web会議サービスを始めとしたビジュアルコミュニケーションサービスを提供するブイキューブでは、営業担当者に名刺管理ソリューション「リンクナレッジ」を導入して名刺情報のデータ化を実現し、外出先でiPhone/iPadから名刺データを活用して商談機会の創出に効果を上げている。

手入力による名刺のデータ化は非現実

営業本部 第1営業グループ 第2チーム チームリーダー 船津宏樹氏

「私が入社した当初は、名刺交換をしたら顧客管理システムに手作業でデータを打ち込むのが業務ルールでした。しかし1回の商談で数枚は名刺交換しますし、イベント会場では50~100枚の名刺交換は当たり前。とてもすべては入力できません」と語るのは、営業本部 第1営業グループで直販営業を担当する船津宏樹氏だ。

商談が進み、各種の書類を作成する必要に迫られた顧客に限って名刺情報を入力するのが精いっぱいで、見込み客の名刺はほとんどデータ化されない状況だった。そして引き出しの中には、活用されない名刺の束が積みあがっていく……。

名刺がデータ化されていない弊害はさまざまな形で現れた。例えば、経営陣が得た人脈から案件化を目指す場合など、名刺を渡されて商談を設定するように指示されると、その都度名刺情報をパソコンに打ち込み、その後に名刺を返却するという煩雑な作業が発生する。また、同じ顧客企業で自社の営業担当者が誰とすでに名刺交換しているかという情報も、個人が個別に名刺を管理している限り社内で共有されにくい。外出先で急に空き時間ができても、手元に顧客情報がなければ近くの顧客に急きょ電話を入れて立ち寄るといった時間の有効利用も望めない。

名刺管理に多くの課題を感じていた同社では、複数の名刺管理ソリューションを検討した結果、リンクナレッジの導入を決めた。

リンクナレッジは専用のスキャナで名刺をスキャンすると、画像データがインターネット経由でリンクナレッジに送信される。それをOCR処理した後、専門オペレータがデータ入力を実施。こうして作成されたテキストデータとスキャン時の画像データは名刺データベースに格納される。ユーザーは企業ごとのアカウントを使ってリンクナレッジのWebアプリにログインし、クラウドに登録された自社の名刺データをパソコンやスマートフォン、タブレット端末、携帯電話から利用できる。

2010年に幹部社員から利用を始め、名刺交換が多い営業担当者へ順次導入が進み、2013年4月から営業全員にアカウントを配付した。これと並行して営業担当者と開発部門の検証用として、iPhoneとiPadを60台ほど導入し営業効率の向上を目指した。

商談数は2倍、さらに解約阻止にも効果を発揮

名刺情報のデータ化によって生まれた営業メリットは、商談数の倍増という成果に現れた。

「電話番号やメールアドレスを検索する時間が圧倒的に短縮されました。以前なら、名刺の束を取り出して、一枚一枚めくって該当者を見つけ出し、アドレスや電話番号を入力しないと連絡できませんでした。リンクナレッジの効果でお客さまと電話やメールで連絡をとる回数が増え、以前と比べると商談の機会は2倍近くに増えています」(船津氏)

既存顧客リストから該当企業を抽出して定期的にフォローメールを送信する業務でも、リンクナレッジで名刺情報にタグを付けておけば担当者の絞り込みが簡単になり、メール一括送信も可能だ。検索性が飛躍的に向上した結果、メール本文の作成に集中できるようになった。その効果は、既存顧客の解約阻止につながっているという。

「メール送信の手間が軽減されたので、当社のサービスを導入いただいた既存顧客さまへ、アップデート情報や新規の機能情報などを個別メールでこまめに連絡できるようになりました。こうしたフォロー回数を増すメリットは、何らかの不満をお持ちのお客さまを早いタイミングで発見して、不満解消の施策を打てること。不満を感じている時間が長いお客さまは、イライラが蓄積してクレームや解約に進んでしまいます。フォロー回数が増えたことで、解約率を大幅に低減できました」(船津氏)

さらにiPhone/iPadを会社から支給されるようになると、以前よりリンクナレッジを利用する機会は約3倍も増えたという。

「リンクナレッジはモバイル機器用の画面も用意されているので、訪問先の受付で面会予定の方の部署名をiPhoneから検索したり、ワンタップで電話を発信できてとても便利です。iPadからリンクナレッジを開くのは、顧客訪問前の移動時間が多いですね。企業ごとに名刺交換した人をリストしてくれるだけでなく、その企業の最新ニュースも配信されるので、会話のきっかけとして情報を仕込むにはとても便利です」(船津氏)

iPhoneとiPadのそれぞれに最適化されたインタフェースが用意されているリンクナレッジ

また新聞などに発表された人事情報をリンクナレッジからメールで連絡してくれるので、人事異動や昇進のあった顧客にあいさつに行き、異動先でも自社サービスを使ってもらうよう提案するといったアップセルの機会創出も増えているという。

各企業のトップページには、人事異動やプレスリリースが表示されるリンクナレッジの「スマートレコメンド機能」

商談中はiPadのプレゼンテーションが効果的

ブイキューブのサービスであるWeb会議などは、百聞は一見に如かずで、とにかくデモを見てもらうのが一番効果的だ。以前はノートパソコンとデータカードを使ってデモを実施していたが、公衆無線LANサービスは、訪問先企業によっては接続状況が不安定になる場合もあり、うまくデモが動かないこともあった。iPhone/iPadを使ってデモを実施するようになってからは、Wi-Fi電波が不安定でも最低限3Gネットワークはつながるので、デモができないという事態はなくなった。

また、iPhone/iPadを使ったデモはパソコンに比べて起動から実演までが非常に短時間で済むので、「こんなに簡単にできるのか」と顧客から驚かれることも多いという。基本的に同社サービスの導入企業は社内にWi-Fiネットワークを構築するのだが、最近では出張や移動の多い管理職用として、iPadの3G版で運用するケースも増えている。

ブイキューブのWeb会議サービスのデモ。交信相手の顔とプレゼン資料が同時に見え、プレゼン資料には書き込みも可能だ

「当社のサービスはWeb会議によって遠隔地同士を結んだn:nの双方向コミュニケーションがメインなのですが、それ以外のサービスをご説明していると、中には1:nのコミュニケーションでもいいというお客さまも出てきます。iPadが導入される以前は、想定外の商材の資料を持ち合わせていない場合、とりあえず口頭でサービスを紹介して『後日、資料を持ってきます』という対応しか取れませんでした。いまはiPadにすべての提案資料が入っているので、急な商材変更にも柔軟に対応できています。iPadで電子カタログやWeb会議の実演写真を見たお客さまからは、イメージがわきやすいと言われます。紙の資料で写真を見せるよりも、iPadから見てもらう方が印象がいいようです」(船津氏)

「タブレット生活の顛末」と「4台持ち生活」を発信

船津氏はFacebookページの中で、コーポレートサイトでは伝えきれない豆知識的な情報を顧客と共有する使命を負っている。

「Facebookページのやり取り中で、お客さまからiPadをもっと使いこなしたいという声が多かったので、iPadだけでどれくらい日常の業務が成り立つのか自分を実験台にしてみようと、1カ月間パソコンを使用禁止にして業務を行い、その一部始終を『タブレット生活』と題してFacebookページに公開しました」(船津氏)

船津氏が運営するFacebookページ「船津 宏樹のSmart Style Wave」に連載された「タブレット生活」

会社支給のiPhone/iPadに加えて、自身で購入したiPad miniとiPhoneの4台持ちの船津氏は、パソコン・iPhone・iPadをどうやって使い分けているのか、しばしば質問されるという。

「個人的には、3つのデバイスはまったく別のツールであると認識しています。パソコンは定期的な会議や資料作成などのルーティン作業に使い、iPhone/iPadはリアルタイム性を重視する業務に使うものです。突発的に発生した事態に対応したり、最新情報を取得するといった仕事にはiPad。隙間時間を生かすにはiPhoneです。いずれ機会を見て、『タブレット生活』の続編として『iPhone/iPadの4台持ち生活』としてパソコンとの使い分けノウハウをFacebookページに公開したいですね」(船津氏)

ITベンチャー企業らしく、社内には船津氏のように新しいデバイスで積極的に業務スタイルを改革していこうとするキーマンが多く在籍している同社から、新しい業務改革ソリューションが生まれることを期待したい。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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