【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

119 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用

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金融機関・自治体向けシステムや企業のコールセンター向けCTI(Computer Telephony Integration)システムといった独自パッケージソフトウェア開発を手がけるITソリューションプロバイダーのアイティフォーでは、経営トップを含めた取締役および事業部長以上にiPadの携帯を義務付け、情報伝達の迅速化に成功している。

全国の企業・自治体に自社ソリューションを提供する同社では、顧客対応に当たる技術職はもちろん、事業部長職以上の幹部社員も顧客対応や出張でオフィスを離れることが多く、承認作業が滞ったり、重要な情報がリアルタイムに伝達されないといった課題を抱えていた。

情報共有ツールとしてトップダウンでiPadの導入を決定

重要な顧客情報を扱う同社は、徹底した情報セキュリティ体制をとっており、パソコンの操作ログを残すのはもちろん、オフィスやサーバルームへの荷物持ち込み規制や監視カメラの設置などで、情報漏えい・改ざんなどの防止に努めている。パソコンの社外持ち出しは申請制となっており、顧客先でデモを実施する必要がある場合などを除いて、基本的に外出時にはパソコンを持ち出さない。こうした強固なセキュリティ体制は、一方で日常業務の遂行をやりにくくする側面もある。

事業本部 IT推進部 部長 百合野洋一郎氏

「事業部長職以上の幹部社員が抱えていた課題のひとつは、顧客からの問い合わせや緊急対応が必要な事案が発生した際に、情報がすぐに伝わってこないこと。携帯電話のブラウザを使ってWebメールをチェックできる仕組みは提供していましたが、使い勝手の面などからリアルタイムな情報伝達にはなっていなかったのです。また外出や出張が重なると、数々の承認処理が滞留して、本来の業務を圧迫する状況も散見されました」と語るのは、事業本部 IT推進部 部長 百合野洋一郎氏。

そこで着目したのは、業務のリアルタイム性を向上させるツールとしてのiPadだった。

iPadの発売直後からテスト運用を実施した結果、通信機能を生かして場所を選ばない情報活用に効果があると判断。タッチパネル式の操作性も問題ないことから、社内導入を決定した。その際、まずは経営トップからiPadを使ったワークスタイル変革の口火を切ってもらおうと、社長と一部の役員にiPadを渡した。

「以前は、月曜日に出社すると大量の未読メールが溜まっていて、午前中はメール処理に追われてしまう状態でした。ところがiPadを使えば、休日中や出勤途中などの時間を使ってメールチェックを終わらせておけます。出社したらすぐに部門長などに指示を出せるようになったと、大変好評でした。iPadの配付範囲を幹部社員にまで拡大すれば情報伝達スピードの向上効果が出ると、トップダウンでiPad導入が決まり、最初のステップで取締役と事業部長全員がiPadを持つようになりました」(百合野氏)

さらに次のステップとして幹部社員に対して約50台のiPadを配布してから、情報の流れが速くなった。以前なら、何か問題が生じてもなかなか上層部まで情報がエスカレーションされないこともあったのだが、現在では常に幹部社員がiPadを持っているので、問題発生から間をおかずに担当の幹部社員に連絡を入れる習慣が現場に根付いた。iPadは現場と幹部社員を結ぶ“ホットライン”として機能しているという。

「例えば顧客先で何か問題が生じて、担当の事業部長が海外に出張中であったとしても、対策チームミーティングのような緊急会議をiPadとSkypeを使ってオンラインで実施することで、迅速な対応が可能になっています。また、幹部社員がどこにいようとも、iPadがあれば定例のミーティングにSkypeから参加できるので、会議によって行動が制約されることはなくなりつつあります」(百合野氏)。

海外出張が多い部門では、事業部長が海外にいるときには、Skypeを使ったオンラインミーティングが定着しているという。

情報セキュリティ向上を目的としたペーパーレス会議システム

社長以下役員全員がiPadを持ったことで、役員会や事業部長会議では、資料を電子化して配布するペーパーレス会議が可能になった。とはいってもセキュリティの観点から、役員が参照する重要な経営資料をクラウド環境に格納するわけにはいかない。そこで、社内サーバを使ったペーパーレス会議を構築できるiPadアプリとして「ECO Meeting」を選んだ。

ペーパーレス会議で使用する「ECO Meeting」。該当の会議室を選び(左)PDF化された会議資料を開く。資料には手書きでメモを書き込んで保存できる(右)

事業本部 技術企画部 シニアスペシャリスト 井出真利志氏

「社外からは接続できないローカルなシステムを構築しました。具体的には、社内の通常Wi-Fiネットワークとは別に、役員会議専用のWi-Fiネットワークを用意して、会議中はそのネットワークに切り替えてECO Meetingにログイン後、PDF化された会議資料を開いてもらいます。PDFへの書き込みも含めてiPad側には資料を残さないことで、従来の紙を使った会議よりもセキュリティレベルは向上しています」と、システム構築を担当した事業本部 技術企画部 シニアスペシャリスト 井出真利志氏は語る。

ペーパーレス会議は紙コスト削減や資料配付など事務方の負荷低減で導入されることが多いが、同社では機密性の高い資料の流出防止を重視している。

このほかにも承認、経費精算、出張レポート提出といったワークフローに関しては、パソコン用に開発された基幹システムをiPadから利用することで、追加の開発コストを回避している。基幹システムをiPadから利用するには、VPNで社内ネットワークに接続し、iPad用のリモートデスクトップ・アプリを立ち上げてWindows環境にログインしている。もちろん、社内メールやWebシステムについてはiPadから利用できるので、現在ではパソコンを持ち出すことはなくなったという。

一方、顧客先で自社ソリューションのデモを実施する必要があるときは、デモ環境を構築したパソコンを持っていかざるを得ない。しかし、客先でパソコンを立ち上げ、種々のサーバインスタンスを起動させて実際のデモが動くようにするのにはそれなりの時間がかかり、製品のバージョンが上がればその都度、デモ環境もアップデートさせる必要があるなど、少なからず保守コストが発生していた。そこで現在では、デモ環境をクラウド上に構築して、iPadでリモートデスクトップを使ってデモを見せる取り組みも始めている。

事業本部 事業推進部 フィナンシャルシステム担当 スペシャリストの榎本顕介氏によれば、タブレット端末を検討している顧客にはiPadによるデモを実施して、好評を博しているという。

iPadを使ったデモ風景。訪問先にプロジェクタやモニター設備があればiPadから投影し(左)、投影設備のない場合はiPadを直接見てもらう(右)。iPadだけでデモができるようになったため、事前準備や移動が楽になって助かると榎本氏

電話とスマートデバイスの融合に向けて

管理本部 総務部 主任 細井恒一氏

同社がiPad導入に踏み切れたコスト面での裏付けは、シスコシステムズのPBX(Private Branch Exchanger:内線電話同士や加入者電話網との接続機器)とソフトバンクモバイルのホワイトオフィス(内線電話を社内・社外でも利用可能にするサービス、固定~携帯電話間、携帯電話間も内線通話となる)を導入することで、通信コストを削減できたからだ。

「iPad導入による追加コストを含めても、通信コストは昨対比でマイナスになっています。今までは、個人の携帯電話料金についてコントロールが困難でしたが、会社支給の携帯電話でどこからでも内線発信できるのはコスト削減効果が大きいです」と、管理本部 総務部 主任 細井恒一氏は評価する。

PBXとホワイトオフィスによる内線電話システムの概要

こうした内線電話システム拡張を踏まえて、現在利用している携帯電話をiPhoneにリプレイスすることも検討している。試験的に導入したiPhoneから内線電話システムに接続して、問題なく稼動することは確認済だ。例えば、シスコシステムズが提供するiPhoneアプリ「Web電話帳」を使えば、連絡先の電話番号や氏名といった個人情報を端末には残さない仕組みが実現する。iPhoneを会社支給とするかBYOD(Bring Your Own Device:社員が個人所有の端末を業務でも利用すること)にするかなど、詳細については現在検討中というが、iPhone/iPadといったスマートデバイスと内線電話システムの融合による業務改革を実現して、将来的はそのノウハウをコールセンター向けのソリューションとして顧客に提案することも構想している。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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