【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

113 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現

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CXメディカルジャパンは、2012年4月27日に設立されたCRO(Contract Research Organization=医薬品開発業務受託機関)だ。「女性が多いこの業界で結婚や出産後も働ける環境を、また定年を迎えたエキスパートの方に技能を生かす新たなチャンスを創出したい」。同社の代表取締役、間瀬正三氏のこんな思いからiPadを使った業務改革が始まった。

同社はCRA(Clinical Research Associate=医療機関で治験が適正に行われているか監視、確認するスペシャリスト。一般的には「モニター」と呼ばれる)の特定派遣や、教育研修代行を行っている。登録型の一般派遣とは異なり、特定派遣の場合は、派遣元との雇用関係が維持されたまま派遣先での業務に就くことになる。

CXメディカルジャパン 代表取締役 間瀬正三氏

「このとき課題になるのは、基本的に派遣先へ常駐する社員とのコミュニケーションが希薄になることです。これを避けるのに、iPadなどのITツールを活用できないかと考えました」(間瀬氏)

モニターの多くは20~30代の女性で、働きたい気持ちがあっても子育てと仕事の両立が厳しく、思うように働けない場合も多い。また、定年を迎えて都心から離れたところで生活している元エキスパートもいる。こうした人々が働きやすい環境を作るのに同社では在宅勤務を認めたが、この時にもコミュニケーション不足が懸念された。

まずはiPadに慣れるところから

こういった課題をITで解決できないか、という考えから導入されたのがiPadだった。社員全員に15台が配付され、離れた場所にいても密なコミュニケーションが可能な、FaceTimeやSkypeを使った会議が行われることになった。

「社員同士がコミュニケーションを取るうえで最も大事なのは、Face to Faceで話すことですが、例えば子育て中で在宅勤務をしており、出社するのは週に2、3回という方もいます。月に一度は全員の顔を合わせる場を設けつつ、ほかの会議はFaceTimeで行うことで在宅勤務者とも会議できます。画像は鮮明で、議論するのにストレスは感じません」(間瀬氏)

社員の中には年配者もおり、全員が積極的にiPadを使うようになるまで、きめ細かくサポートを続けたという。

「最初に全体説明会を実施し、そのあとは随時質問を受け付けて呼ばれれば、いつでも駆けつけて対応します。せっかく導入したのに使ってもらえない状況を避けたかったので、そうならないために時間を惜しまず対応するよう心がけました」と話すのは、Web事業推進部担当者だ。

労務・総務処理から些細な連絡など多機能なコミュニケーションシステム「Linkage」

「Linkage」はGoogle AppsのアカウントでログインしてWebブラウザのSafariで利用できるコミュニケーションシステムだ。サイフォンの開発により、同社の抱えていた課題を解決するのに一役買った。

Linkageでは、「電話があったので対応してください」「朝の会議は○○さんが休みです」といった簡単な連絡事項を書き込み、共有ができる。社内でも外出中でもパソコンやiPadで利用できるので、手軽なコミュニケーションが実現。その手軽さから些細なことも投稿できるので、抜け漏れのない情報共有ができている。

「在宅勤務の社員、派遣先にいる社員、若い人や年配の人とさまざまな社員がいますが、全員がiPadを使って気軽に交流できるようになり、事務所に頻繁には来られない社員とのコミュニケーション不足が解消しました」(間瀬氏)

メールだと気負って形式的になり、打つのに時間を要してしまうが、Facebookやtwitterの投稿のように気軽にメッセージを送れ、また投稿相手にメッセージが来たことを知らせる「ウィンク」という機能がコミュニケーション活性化に役立っている。メッセージの入力には、キーボードより早く入力可能なSiriを積極的に活用することで、時間短縮に繋げている。

気軽に業務連絡を投稿しやすいインタフェースのコミュニケーションシステム「Linkage」

また、勤怠の登録や交通費申請もLinkageで処理している。

総務部 笠松志保氏

「こうした日々発生する事務処理機能が搭載されたことで、Linkageを使わざるを得ない状況になります。最初は慣れなくても、使っているうちに皆、便利だと感じるようになりました。旅費・交通費は月ごとにCSV出力できるので、給与計算の際にはこのデータを活用します」と話すのは、総務部の笠松志保氏だ。

LinkageではiPadの位置情報と連動し、居場所の共有もできる。離れていてもお互いがどこで何をしているか共有できることで効率的に待ち合わせ場所を決められたり、取引先に「今向かっているところです」とスムーズに回答できる。不測の事態にもオンタイムで対応できることが一番のメリットだ。

また「間瀬さんが今ここにいる!」といったことも見える化され、位置情報の共有そのものが社員にとって楽しく感じられることからiPadの活用も進んだという。

勤怠の登録(左)、交通費申請(中)、現在地情報の共有(右)など、さまざまなことがLinkageでできる

営業ツールやセミナーでもiPadを活用、通話はPHSにして経費削減

Linkageだけでなく、営業ツールとしてもiPadは活用されている。

「今まで紙で行っていたプレゼンをiPadで代替しています。企業案内のパンフレットなどはPDF化してiPadに入れ、iBooksで管理しています。また、セミナーなどではPowerPointで作った資料をPDF化し、iPadで表示させたものをプロジェクタを通して投影しています」(笠松氏)

最初は敬遠していた社員もペーパーレス効果を実感し、iBooksの使い方を覚えて利用している。今ではパソコンより場所を取らず、起動の速いiPadが常に手の届くところにある状態だ。

社員の机の上にはiPadが置かれ、外出中以外でもメモやメール閲覧などで日常的に利用されている

研修ではPDF化された資料をiPadに保存し、iPadとプロジェクタを繋いで投影している

Google Appsの利用にも積極的で、メール、カレンダーのほかに業務報告などをGoogleドライブで共有している。各業務ごとにフォルダを作成し、ユーザー権限を設定することで閲覧者を特定して運用しているという。当然iPadからもフォルダにアクセスできるので、随時アップロードされる営業報告書などは社外からの閲覧も可能だ。こうすることで急遽、体調不良で休んでも、誰もがフォロー可能な環境が整っている。

同社ではiPadを使うのと並行して、音声通話にPHSを利用している。主な顧客の1つである病院ではさまざまな医療機器への影響や患者への配慮から携帯電話の利用を禁止しているため、PHSは必然的な選択肢だったと間瀬氏。また、固定電話のほか、どの携帯キャリアへも一定の条件のもとで国内通話がすべて無料になる料金プランを利用しているため、通信費を節約しながらのコミュニケーションおよびビジネスの活性化も実現している。

iPadと「Linkage」を核とした同社独自のワークスタイル確立へ

今はSafariで利用されているLinkageだが、今後は同社が挙げる改善要望を取り入れたうえで、iPad向けのネイティブアプリケーション化がサイフォンによって計画されている。Linkage上でメッセージを受け取ると通知音を鳴らすなど、アプリにすることで多くの機能追加が可能になり細かな使用感向上が見込めるとWeb事業推進部担当者も期待する。万が一の端末紛失時にも、アプリを遠隔消去することで情報漏えいのリスクを抑えることができる。

また、現在Linkageで利用できるのは勤怠や交通費、旅費精算だが、「今後は人事・給与システムとも連携させたいですね。また当社の業務である人材派遣管理自体も、Linkage上でできればと考えています」(Web事業推進部担当者)

「私は普段、たくさんの荷物を持ち歩いていますが、このようにiPadでできることが増えて、持ち物がiPadとPHSだけになる近未来を楽しみにしています」と間瀬氏はIT活用への意気込みを見せた。

iPadとPHSの導入で全社員のコミュニケーションが活発化した同社では、派遣社員や在宅勤務者も会社にいるのと同じような環境のもと、Linkage機能強化でさらなる業務効率化を目指す。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
第170回 建設業界の人手不足解消にiPhoneが貢献 - ITで現場を業務効率化(動画付)
第169回 コーセーが店頭システムとしてAWSとiPadによる独自システムを構築(動画付)
第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
第155回 パラカがコインパーキングの候補地探しにiPad miniと地図を活用(動画付)
第154回 中古車買取の「アップル」、iPad miniを導入して成約率を向上(動画付)
第153回 遠隔監視システム「i-Next」とiPadで美容室の店舗管理や美容師育成
第152回 東京都飲食業生活衛生同業組合がiPadによる魚の直接仕入れを開始(動画付)
第151回 P&GがiPad導入でビジュアルプレゼンテーションを実現(動画付)
第150回 データをリアルタイムでクラウドに保存するiPad健康診断システム(動画付)
第149回 ロンドン五輪・フェンシング銀メダルを支えたiPadの映像分析
第148回 ナマコ漁をiPadでICT化 - 新星マリン漁協とはこだて未来大の取組み(動画付)
第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
第146回 日本大学歯学部が実習教材としてiPadを採用
第145回 イタリアワイン輸入会社がiPadとFileMakerを使って業務全般のIT化
第144回 遠隔地に低コストでコンサルティングを提供するiPadアプリ「経営参謀」(動画付)
第143回 鮮魚店チェーンにiPad導入で、店舗売上前年比10%UPを実現(動画付)
第142回 客先に常駐している社員とのコミュニケーションツールとしてiPhoneを導入
第141回 クリーニング業でiPadレジとPayPal Hereを使ってクレジット決済(動画付)
第140回 ANAがパイロット2,500名にiPadを配布 - ドラム缶28万本の燃料を削減(動画付)
第139回 ダノン、iPhoneを使った情報ツール導入で営業体制を強化 - 情報量は8倍に
第138回 トリンプが店頭でのコンサルティングツールとしてiPad miniを活用
第136回 独自iPadアプリ導入で営業力を向上させた三菱ふそうトラック・バス(動画付)
第135回 「PayPal Here」を導入したカフェバーが支出・売上管理アプリを駆使
第134回 三井倉庫が1,200台のiPhoneを活用 - 内線、Google Appsでさらなる効率化も
第133回 外車修理ショップが支払いサイクルの早さを評価してPayPal Hereを即導入
第132回 iPadのマッピングアプリで効率的な配送ルート・顧客確認が可能に
第131回 鳥取県立中央病院がXenDesktopを利用したカルテの遠隔閲覧システムを導入
第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
第129回 iPhoneとICカードを使った救急医療システム構築 - 室蘭総合病院(動画付)
第128回 建設現場のワークスタイル変革にiPad/iPhoneを導入 - 岩田地崎建設(動画付)
第127回 iPadの受注データをそのままサーバに登録 - 大阪の町工場がFileMakerで実現
第126回 iPadの動画を駆使して販売促進するゼブラの営業改革(動画付)
第125回 中外製薬、iPadで医師と効果的なコミュニケーションを実現(動画付)
第124回 北はりま森林組合が提案資料の作成にiPadを活用(動画付)
第123回 名刺管理ソリューションとiPhone/iPadの活用で商談機会を創出
第122回 多品種化への移行にiPadの独自アプリを活用 - 三和シヤッター工業(動画付)
第121回 AS/400上の基幹のレンタルシステムをiPadから参照
第120回 新宿の居酒屋がレジシステムをiPadに変更 - 店のどこからでも精算が可能に
第119回 経営陣の緊急対応“ホットライン”としてiPadを情報インフラに活用
第118回 顧客対応から施工管理まで、ミサワホームがiPad1,400台を活用(動画付)
第117回 磁石の力でイベント設営が容易に、その省力効果を動画で訴求
第116回 在宅医療にiPad利用し、1日2時間の労働時間短縮(動画付)
第115回 iPadによるコンサルティングで美容室への業績向上をサポートするコタ
第114回 フューチャースクールで最先端のICT教育を実践した岡山・哲西中学(動画付)
第113回 派遣や在宅勤務など、多様な業務形態にあわせた最適な働き方をiPadで実現
第112回 タマホームが全社員にiPhoneを配布し、業務効率化とFacebookに活用
第111回 フジタ製薬が社内業務やBIツールを活用した売れ筋把握にiPadを活用(動画付)
第110回 JFEエンジニアリングが現場との距離弊害をiPadとクラウドで解決(動画付)
第109回 アートネイチャーがiPadでの頭皮チェックや予約システムを参照(動画付)
第108回 小池酸素工業が営業力強化とマーケティングリサーチにiPadを活用
第107回 住所録をFileMakerでデジタル化し、iPhoneで活用する檀家管理システム
第106回 鹿島道路が特殊工法をアピールするキラーツールとしてiPadを選択
第105回 VPN経由でiPadから基幹システムに接続し、在庫確認や発注業務を実現
第104回 ラーメン店がiPadとPayPal Hereでクレジット払いに対応し、客数増を狙う
第103回 東京の歯科医院が訪問医療にiPadを活用(動画付)
第102回 エーザイがオンラインストレージでセキュアなiPadシステムを実現
第101回 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

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