【連載】

事例で学ぶiPhone/iPad活用術

101 熊谷組、設計本部にiPadを導入し顧客説明や施工監理の業務改革に成功

 
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ゼネコンの業務は、事業主(施主)を獲得する営業を始点として、事業主のニーズを形にする設計、専門工事業者と協力して工事を実施する施工、設計図どおりに工事が進んでいるか検査する品質監理、そして完成・引渡し後の維持管理となる。その間、社内の各部門間での情報交換はもちろん、事業主や施工業者など社外との情報交換も頻繁に行う。こうした業務全般を改善するためにiPadの導入を検討していた熊谷組では、まず設計と品質監理を担当する設計本部に試験的な導入を行った。2011年9月のことである。

ペーパーレス会議を手始めに、次々と設計本部の業務改善が進む

一般にiPadの試験導入は若手社員に任せ、職位の上位者へ順次エスカレートさせていくことが多いなか、熊谷組では設計本部長をはじめとする幹部の役職者3人がまず業務での有用性を検証したという。「若手に任せるといろいろとバイアスがかかるから」というのがその理由だ。試験導入に当たった設計本部 執行役員 副本部長 飯田宏氏は、iPad導入決定の経緯を次のように語る。

「iPadで基本的に何ができるか、特に設計本部としてどうやって活用できるかをテストしました。その過程でペーパーレス会議への利用は効果的だと確信し、さらに情報活用にも有効だと判明しました。この2つのメリットがiPad導入を決めた出発点です」(飯田氏)

熊谷組 設計本部 執行役員 副本部長 飯田宏氏

当時、朝会と呼ばれる日次会議では全案件のスケジュールを網羅した一覧表を紙で配付して情報交換していたが、試験導入から3カ月後には朝会に出席するライン部長全員にiPadを配付し、直後からペーパーレス会議に移行した。その後、グループ部長まで配付範囲を拡大し、この段階で設計本部に約50台のiPadが導入された。現在では設計本部のすべての会議はペーパーレスで実施されている。

会議で使用する資料は、担当者がパソコンで作成したものをPDF化して、クラウド型のファイル共有サービスを使って会議参加者に配付する方法をとっている。事前配布はしているが、ダウンロードにかかる時間は非常に短いので、会議が始まってからダウンロードしても問題ないという。紙やコピー機のコスト削減効果に加え、スケジュール表を常に手元で参照できる利便性向上も好評だ。

iPadによる情報活用について、同じく試験導入に参加した設計本部 品質監理部長 渡辺勝紀氏は、ワークスタイルの変革による効果を強調した。

熊谷組 設計本部 品質監理部長 渡辺勝紀氏

「以前は朝出社したらパソコンを立ち上げてメールをチェックするという流れでした。それがiPadの導入後、会社にいなくてもメールを受信できるようになったので、通勤時間中にメールをチェックして問題点や状況を把握できます。会社に着いたらすぐに必要な指示を出せるようになり、業務の迅速化が実現しました」(渡辺氏)

これ以外にも、通勤時間に経済紙の電子版を読めるようになった、あるいは新聞・雑誌の読みたい部分だけPDF化してiPadで読める、といったメリットも明らかになる。役職者は多忙な時間をやりくりして、常にビジネス情報をキャッチしなくてはならない。iPadはこうしたマネージメント層の情報活用ツールとして有効であるようだ。

設計という専門業務にiPadをどう活用できるのか?

ペーパーレス会議と情報活用の次段階として、本業である建設の専門的な業務でのiPad活用法を見つけるのが、新たなテーマとなった。特に設計本部への展開では、「監理分野については、他社でもiPadを活用している事例が出始めていたので、ある程度の利用イメージはつかめていたのですが、設計についてはほとんど手探りの状況でした。設計業務はWindowsパソコンを中心に行ってきた歴史があり、例えば図面の正確さなどは非常に重要なので、はたしてiPadを使って大丈夫なのかなど、多くの不安がありました」と飯田氏は振り返る。

iPadの何が設計業務に使えて、何が使えないのかを模索するところから始めた結果、「プレゼンテーション資料を簡単に作れる点は非常に評価でき、また大量の資料をiPadに取り込んで持ち運べるのも便利」(飯田氏)であることが判明した。この2点から、顧客先でのプレゼンテーションにかなり有効だと評価したという。

Keynoteで作成したプレゼンテーション用資料

設計の業務は、ともすると一日中パソコンに向かって設計図を引いているイメージを持たれがちだが、実際には設計本部員のほとんどは、日中は外出して顧客と打ち合わせをしているという。そこで新たに決まった仕様を付け加えるために、社に戻って設計図を修正する。若手は社内で作図する機会が比較的多くなるが、管理職になると顧客や施工現場との打ち合わせが主たる業務だ。

iPadを使えば、打ち合わせに必要な設計図や資料、施工物件の完成写真などをすべて入れて持ち運べるうえ、相手が少人数ならiPadだけを使って対面でのプレゼンテーションができる。もちろん大人数ならプロジェクタや大型ディスプレイにつないで本格的なプレゼンテーションも可能だ。状況によっては、モバイル型プロジェクタを携帯してiPadの資料を投影することもある。資料作成は、設計部が作った図面をもとに広報部が見栄えのいいイラストを作成したものを再利用するなどで、各自が「Keynote」を使って作成しているという。

状況に応じてモバイル型プロジェクタも持参してプレゼンテーションを行う

導入から約1年経過した2012年9月には、設計本部の本部長から、「今後はノートパソコンを止めてプレゼンテーションはすべてiPadにするように」との指示が出され、そのための研修も始まっているという。また部長以上に限定している配付範囲を、今後は課長クラスまで拡大する準備を進めている。課長のほうが設計実務に携わっている割合が大きいので、iPadによってさらに業務改善が期待できる。

品質監理部では、不具合報告の迅速化・視覚化に大きな改善効果

品質監理部とは、施工現場の作業が設計図どおりに施工されているかを監理するのが役目である。iPadの業務利用で最初に効果を実感できたのは、図面の電子化による可搬性の向上だった。現場に持ち込む設計図は、本来A1サイズで作成された図面を縮小し製本した状態で、数百ページにもなる。これの製本された設計図が大規模物件であれば、「意匠」「構造」「設備」「電気」の4冊分必要になる。

製本された設計図(左、中央)、それを電子図面に変換してiPadに取り込んだ(右)

「従来はこの設計図を持って、現場を検査のために回っていました。重くてかさばるのはもちろんのこと、縮小版では細かい部分を確認するのが難しいという問題がありました。また照明工事が済んでいない建物の中や、屋外で夕方になったりすると、暗い状況では製本図面はとても見づらいものでした。いまはiPadの中に図面をすべて電子化して格納してあるので持ち運びは非常に楽になり、細かい部分も拡大して確認できるようになりました。ディスプレイも明るいので、暗い現場での視認性も格段に向上しています」と渡辺氏。

常に手元のiPadで図面を確認できるほか、電子図面を開くアプリに「GoodReader」を利用しているため、図面に直接メモやコメントを書き込めるのも便利だ。

「GoodReader」のファイル管理機能を使ってすべての物件ごとにフォルダ分けして電子図面を格納(左)、図面上にメモやコメントの書き込みが可能だ(右)

こうした図面の電子化によるメリットに加えて、検査時に発見された不具合報告にも大幅な改善効果が生まれている。

「従来の不具合報告は、まず電話で一報を入れてから、規定のフォーマットに沿って文書で行っていたのですが、言葉による説明だけだと伝わりにくい部分も多かったのです。iPadを工事監理者全員に配付して以来、問題個所を発見したらその場で写真を撮って本部へメールで送信することが可能になり、不具合発生から本部での情報共有までのリードタイムが大幅に短縮され、状況の把握も正確にできるようになりました」(渡辺氏)

不具合報告以外にも、会議の席で施工経過をiPadの動画で撮影して関係者に見てもらうといった使い方も定着している。

「例えば競馬場の大型スクリーンのような大きな建物になると、写真では臨場感が出ないのですが、動画を撮影することでリアルな報告が可能になります。動画撮影時にナレーションも加えると周囲の状況が分かって、工事の進行がより具体的にイメージでき、言葉だけの説明よりも臨場感があります」(渡辺氏)

従来では、デジカメで撮影してからパソコンのある作業所まで移動してパソコンに取り込んでメール送信といった面倒な作業が発生していたが、iPadなら現場からすぐにメール送信できるようになった。

競馬場の大型スクリーン施工現場をiPadで撮影した動画。周囲の状況を動画で記録すると、現場の状況をよりリアルに伝えられる

施工現場への配付を経て、iPadの全社展開を目指す

iPadを使った業務改善は順調に進んで、設計本部以外も含めた熊谷組全体で約250台のiPadが稼動するようになった(2012年10月現在)。これは内勤者で業務改善効果の期待できる部門にはほぼiPadがいきわたっている状況だ。

そして今後、iPadの展開先として検討を進めているのは、施工現場に設置する仮設作業所での活用だ。現在は3つの現場にトライアルとしてiPadを導入して、作業所に設置したファイルサーバに格納した図面にiPadからアクセスできる環境を構築している。

既存のiPhone/iPadアプリには、建設業を想定した工程管理ソリューションが多数リリースされており、同社でも各製品を評価しているというが、いずれも「帯に短し、たすきに長し」の状況だ。施工現場の工程管理と監理部門が実施する検査業務をiPad上でうまく連携でき、それをネットワーク経由で本社のパソコンにも反映できるようなシステムが構築できれば、大幅に業務を改善できると渡辺氏は指摘した。

同社ではトライアルの結果を踏まえつつ、既存の活用ノウハウを援用して施工現場でのiPad活用法を探っていく構えだ。内勤から現場まで業務フロー全体にiPadを浸透させられれば、これまでにない建設業のワークスタイルが見えてくるだろう。

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インデックス

連載目次
第200回 iPadで新人の営業支援、対面営業で質の高い情報を提供-日本アジア証券
第199回 脱フィーチャーフォンでスピード感のある業務スタイルに
第198回 グループ会社の社員を含め全員がiPhoneをフル活用 -日本事務器
第197回 iPad対応の歯科ソリューションで在宅歯科診療支援 -サンシステム
第196回 iPadでレジ周りをスッキリスマートに変えるクラウドPOS導入 - Zoff
第195回 iPad導入で診察の呼出やドクター紹介など、女性医療サービスの質を向上
第194回 シスメックスが全社員にiPhoneを配布し、ワークスタイル改革を実現
第192回 アリババがiPhoneとクラウドPBXの導入でオフィスをフリーアドレス化
第191回 iPadを使ったナビで宅配業務を大幅に効率化 - すし海道
第190回 タクシーにiPadを搭載してデジタルサイネージを導入
第189回 ロッテ商事がiPadを使って営業・店舗巡回営業スタッフのワークスタイル変革
第188回 "男も美脚"をアピールするためデジタルサイネージを活用
第187回 タカキュー、店舗運営にiPadを導入して効果的な店舗環境づくりを実現
第186回 社員の自由な発想を社内全体に広げるJR東日本 - 乗務員だけではなく、技術系部署でも活用を促進
第185回 鍵のトラブル対応のBESTがiPhoneとPayPal Hereで客単価を30%向上
第184回 竹中工務店がモバイル端末活用で目指す「竹中スマートワーク」
第183回 iPadを活用したコールセンターとフィールドワーカーの連携で業務負荷を低減
第182回 グローバル展開する材料メーカーがiPadで提案・承認業務を効率化
第181回 リサイクルショップがiPadと遠隔監視システム「i-NEXT」で顧客満足度を向上
第180回 iPadが高性能なPOSレジになる - リクルートライフスタイルが「Airレジ」活用(動画付)
第179回 ブラザー販売がiPhoneとシンクライアントで「いつでも、どこでも、マイオフィス」
第178回 専門商社の営業スタイル改革に独自の運用ノウハウでiPhoneとiPadを活用
第177回 レンタルユニフォームのアラマークがiPadでワークスタイルを改革
第176回 坂田建設がiPadとPrimeDriveでワークスタイルを一新
第175回 大丸松坂屋百貨店、iPad導入で顧客ニーズを効果的に引き出す
第174回 建築業の工程管理にiPadとFileMakerを導入し工期を4週間も短縮
第173回 商業施設のインフォメーションでiPadを活用し接客対応向上
第172回 エクシングがiPhoneでCRMを利用した営業やPayPal Hereでの料金回収で効率化
第171回 eラーニングやアンケートへ広がる三和シヤッターのiPad活用(動画付)
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第168回 在宅医療を支える薬剤師がiPadで医師や看護師、介護スタッフとSNS連携(動画付)
第167回 分煙環境整備の支援をする分煙コンサルタントがiPad+動画で提案力を強化
第166回 現場報告、帳票記入をiPhone・iPadで - 建設業界で革新的なIT活用
第165回 建設業界の標準ツールを目指す図面共有用iPadアプリ「CheX」- 鹿島建設
第164回 東横インが本社役員と全ホテル支配人にiPad mini配付(動画付)
第163回 JR東日本がiPad mini 7,000台を全乗務員に携行させ、対応をICT化(動画付)
第162回 iPad採用とアプリ刷新でタブレット活用率を大幅向上 - アステラス製薬
第161回 「スマートカタログ」でマルチメディアコンテンツによる営業訴求力向上
第160回 iPadで保守作業員の業務改革 - 年間57万時間を削減した施策とは?(動画付)
第159回 ベンチャー企業がiPadを認定施工店に貸与、販売力をレバレッジ(動画付)
第158回 固定電話番号での発着信をiPhoneで実現 ‐ FOXインターナショナル
第157回 議員と市幹部職員にiPadを導入、"タブレット議会"に移行した逗子市(動画付)
第156回 サイボウズのワークフローで決裁時間を大幅短縮 - 極楽湯(動画付)
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第147回 食肉小売店がiPad miniで棚卸システム、作業時間を3分の1に短縮(動画付)
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第130回 地図検索システムをiPad miniから閲覧し、営業効率向上。売上にも直結
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