【連載】

Google世代の整理術「デジタル情報整理ハックス」

31 「情報ノート」をタスクリストとしても使いたい

 

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「これは後で役に立つ」とインターネットでクリップした情報の中に、タスクが紛れ込んでいることがあります。スクラップの中に資料とタスクが混在しており、しかもタスク管理には別のツールを使っている。ネットを活用する人にとってはよくある問題ですが、この問題をスマートに解決するハックスを紹介します。

よくある問題:混ざってくるタスクはどうするか?

デジタルノートに情報を集中している人も、アナログノートに集中している人も、「ノートの一元化」を目指している人なら、「中に混ざってくるタスクはどうするか?」という問題と、無縁ではいられないでしょう。

・いつか行ってみたいお店
・後で勉強したいこと
・忘れずに買いたいグッズ
・使ってみたいツール
・読んでおきたいマニュアル
・買って読みたい本
・いつか作ってみたい料理のレシピ

これらの情報を、インターネットから「クリップ」している人は多いでしょう。もちろんクリップしたエントリやページは、「後で見る」「後で試す」「後で買う」「要チェック」などのタグを付けているかもしれません。あるいは、スターを付けているかもしれません。

これらとは別に、少なからぬ人が「タスクリスト」を用意しています。「ToDo(やること)リスト」です。

こうなると困るのは、タスクリストが一元化されなくなることです。それだけでなく、こういった「ネットスクラップ」は「タスクリスト化」に、今ひとつ向かないのです。いちいちURLをタスクリストにコピペするのは面倒ですし、かといってスクラップのままだと、単位がページのため、リストになっているように感じられません。

結果として、タスクがたくさんのスクラップの中に埋もれていってしまうことになりやすいでしょう。

ライフハック:スクラップにチェックボックスをつける

かつて、このコラムでも紹介したEVERNOTEには、非常に面白い機能がついています。インターネットから取り込んだスクラップを、タスクリストの一部にしてしまうことができるのです。

以下の画面は、私自身のEVERNOTEです。ここには主に、ウェブスクラップ、タスクリスト、メモ、ノート、原稿の下書きなどが集中しています。使いだした頃よりも、便利なので、遥かに多くの情報を集中するようになりました。

つまり今では、ほとんどすべての作業をEVERNOTE上で済ませているということになります。私事で恐縮ですが、15年以上もWindowsPCを愛好してきたにもかかわらず、このたびiMacを購入しました。その理由は、このEVERNOTEが高速に動くからというのが大きかったのです。

筆者のEVERNOTE

EVERNOTEがとても使いやすいのは、このすべてのノートの中から、タスクリストだけを抽出する機能がついているところです。ATTRIBUTESのTO DOがそれです。さらに下位のCompletedは完了。Not completedは未了です。後ほど説明しますが、この使い分けができる点も見過ごせません。

ATTRIBUTESのTO DO

既に述べた通り、このNot completedが未完了タスクの意味であり、ここを選択すると、すべてのノートの中から、未完了タスクの入っているノートだけを抽出することができます。あとで読む、あとで買う、と思って保存したページを、すぐに呼び出すには、このやり方が最速だと思います。

未完了タスクをノートにつけるには、メイン画面にあるInsert ToDo CheckboxをクリックしてやればOKです。画面では一つしかチェックボックスをつけていませんが、ノートに複数のボックスを埋め込むことも可能です。

Insert ToDo Checkbox

こうしてやるだけで、このチェックボックスが未完了のページや、完了したページも、あとですぐに抽出してやることができます。この機能のいいところは、非常に手軽なところです。【要チェック】というタグを用意してやる方法もありますが、それよりも簡単です。それから、ページ中にいくつものタスクをリスト化することもできます。ページにタグをつけるのでは、そういう使い方はできません。

また、これはToDoの概念を持ったボックスであるため、一つ一つにチェックを入れることも可能です。そして、完了ボックスの入ったページだけをあとから抽出することも可能です。ですから、タスクが完了したからと言って、タグを付け替えたり、ゴミ箱に捨てずにすみます。

まとめ

ところで、私自身はメインのタスクリストとして、EVERNOTEを使っているわけではありません。したがって、タスクリストの一元化はできていないということになります。

2つ以上のタスクリストを持つ場合、タスクを確実にこなすためには、どちらかを上位のタスクリストとして、「下位タスクリストの未了タスクを終わらせる」というタスク項目を設けてやる必要があります。

私の場合ですと、

□ EVERNOTEの未了タスクを完了させる

というタスクが、メインで使っているタスクリストにあるわけです。これは「ルーチンタスク」であって、1日に1回(通常は午前中)はチェックするようにルール化しています。

これは、残念ながらそれほどほめられた方法ではないと思いますが、どうしてもタスクリストには時間属性を持たせたく、そのため、全タスクリストをEVERNOTEに集中させようとは思わないので、2つとも使う上では、唯一の選択かと考えています。

このような使い方をしている以上、いうまでもなくEVERNOTEに集めるタスクの数はしぼるようにしています。具体的にいえば、ネットスクラップのタスクであるか、さもなければ出先で思いついたタスクです。外出先では、iPhoneを使って、EVERNOTEにタスクを追加するわけです。

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インデックス

連載目次
第54回 書評をコツコツ書き貯める
第53回 ブラウザで進捗管理
第52回 スキャンした雑誌・書籍の全文検索
第51回 異なる環境で同じブックマークを使う
第50回 電車の乗り換え情報をアレンジする
第49回 ブラウザのタブを整理する
第48回 電子ファイリングで雑誌をデジタル化する
第47回 DailyFeedでまとめてしまう
第46回 そこで忘れずにこれをする
第45回 タスク情報を整理する
第44回 Twitterの情報を整理する
第43回 情報と情報源
第42回 メールの整理を難しくする「心理」を納得させるテクニック
第41回 「Googleデスクトップ」でEVERNOTEのデータも検索してしまう
第40回 すぐに未読であふれるRSSリーダーをどうするか
第39回 EVERNOTEの階層式タグを使う
第38回 Webサイトの記事を一気に読む
第37回 情報整理と文書作成をひとつのツールで
第36回 EVERNOTEとGmailを組み合わせて強力な検索機能を使う
第35回 異なるブラウザでブックマークを同期する
第34回 フォルダ+タグの使い方の一例
第33回 紙copiNetで一気に大量にチェックする
第32回 PDFファイルは開きたくない
第31回 「情報ノート」をタスクリストとしても使いたい
第30回 あれとあれが一緒になれば
第29回 本で得た知識をまとめたい
第28回 IT時代の記憶術
第27回 中途でやめたサービスのデータは…
第26回 情報からアイデアを発想する
第25回 活用したいと思った情報を必ず活用する方法
第24回 ぼんやりした記憶を頼りに検索する
第23回 「とりあえずとって」おきたくなる原因
第22回 書籍もタグで管理する
第21回 「どうしてもとっておきたいエントリ」はどうするか?
第20回 よくある問題 ブックマークはもちろんしています
第19回 大事な情報に限って出てこない
第18回 連絡先情報をどうするか?
第17回 よくある問題 取っておいても読むチャンスがない
第16回 文字情報をとにかく貯めておく
第15回 英語サイトから情報を!
第14回 分類のされかたを研究する
第13回 ネットで気になる情報。とりあえずどうする?
第12回 タグ自体はどう整理する?
第11回 趣味で文具を買っていませんか?
第10回 情報は回遊させる
第9回 大事な情報はトスアップする
第8回 情報の一元化は超難題
第7回 よくある問題 メールの整理ができない!
第6回 ブックマークを同期する
第5回 よくある問題 RSSリーダーの中の大事な情報
第4回 「仕事用資料」の埋没を防ぐには
第3回 よくある問題 情報のタスク化
第2回 よくある問題 [あとで読む]でも読まなくなる
第1回 よくある問題「タグ」を扱う難しさ

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