【連載】

Google世代の整理術「デジタル情報整理ハックス」

3 よくある問題 情報のタスク化

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「タスクリストの一元化」はよく言われることですが、これはもはや無理のある理想だと思います。インターネット上でできることが激増した結果、少しでも面白いツールを「試して」みたりすると、そこで1つの「タスク」が発生し、そのタスクをすべて「一元化」するのは現実的ではないし、無駄も多くなります。

良い例がメールにスターマークを付けたり、「要返信」のラベルを付けたり「要返信」のフォルダに入れるといったやり方です。こうすることでメールツール上に「タスクリスト」が発生することになります。もちろん、「本当のタスクリスト」に「スターマークの付いたメール処理」という「メタタスク」を並べることができるのですが、これはすでに「一元化」の原則を、いささか狂わせてしまいます。

もちろん、ツールがメールだけならこれで問題ないと思いますが、RSSリーダーでも「スター」や「クリップ」を使っていたり、新しい「トラベル管理ツール」などで「行ってみたいところ」などをマークしていたりすると、それらも一種の「タスク」となってしまい、結局はあちこちに「タスクリスト」が増殖されてしまうのです。それらを「メタタスク」に書き入れると、毎日「行ってみたいところ」を意味もなく確認するなどということになりかねません。

さらに、アマゾンのほしい物リストなどに書籍リストを並べているなら、それらも「タスク」と見ることができます。「アマゾンのほしい物リストを整理する」などという「メタタスク」をタスクリストに書いておいても、それは気休めのようなもので、実際には「整理する」時間など、取れないはずです。少なくとも多忙なビジネスパーソンには、不可能でしょう。

アマゾンの「ほしい物リスト」

このように、今やweb2.0化の著しいインターネット上において私たちは、ちょっとツールを使っただけで新しい「タスク」が膨張するという事態に直面しています。情報はすぐタスクになり、情報管理は新たなタスク管理になってしまうのです。

最適なタイミングで情報を整理する

こうした問題に対処するために私が利用しているのは、ウェブブックマークにリマインダを組み合わせたツールです。そうしたものはちらほらと登場してきましたが、ここではとりあえずNETROCKETをあげておきます。

最近のウェブツールの大半がそうであるように、このツールも「β版」です。しかし、基本的な機能を使うだけなら、これといった問題はないようです。

使い方はそれほど難しくなく、ただ単に特定の日時がくると、「保存したブックマーク」をスケジューラのようにリマインドしてくれるというだけのものです。

具体的な利用法としてはたとえば、一カ月後にセミナーに行く予定があるとします。そのセミナーが開催される直前に、会場までの地図が載っているページをリマインドしてもらうようにセットできるのです。リマインド先はメールです。

全く同じようなことはRemember The Milk(RTM) を使って実行することもできるでしょう。先に挙げたアマゾンのほしい物リストを定期的に整理したいなら、毎週金曜日にそのことを、メールでリマインドしてもらって、そこにURLも付けておけばいいわけです。

つまり、見たいタイミングでしかブックマークしたURLを見ないようにし、しかし見たいタイミングでリマインドされるように工夫することで、情報とタスクリストを増殖させることを防げる、というわけです。

あるいは、捨てる

この程度のことをしても情報整理にはほど遠い、というのが普通でしょう。これだけでは、私にしてもそうです。

進めていくべきことは、インターネットの情報だからといって、「お気に入り」や「はてなブックマーク」など、たった1つの情報処理ツールにかき集めないことだと思います。

「情報の一元化」というのはよく言われますが、そうした方が情報整理を効率化できるかどうかは疑わしいところです。メールも情報ですし、新しいツールの紹介も情報ですが、それらをたとえば「受信トレイ」に一括で放り込むと、仕事によっては混乱してしまうでしょう。

むしろ、アクションを起こす必要があるタスクはタスク管理ツールで、メールはメールで、写真の整理は写真整理ツールにというように、施すべき処理や、とるべきアクションによって「入れ物」が分かれていた方が管理しやすいと思うのです。

そう考えるなら、タスクとして認識すべきサイトのページなどは、「はてなブックマーク」などとは分けておいた方が扱いやすくなるでしょう。

こうしたツールは、『少しでも「お気に入り」の膨張を防ぐ』という目的を、毎日の中で徐々に実現していくためのツールなのです。

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インデックス

連載目次
第54回 書評をコツコツ書き貯める
第53回 ブラウザで進捗管理
第52回 スキャンした雑誌・書籍の全文検索
第51回 異なる環境で同じブックマークを使う
第50回 電車の乗り換え情報をアレンジする
第49回 ブラウザのタブを整理する
第48回 電子ファイリングで雑誌をデジタル化する
第47回 DailyFeedでまとめてしまう
第46回 そこで忘れずにこれをする
第45回 タスク情報を整理する
第44回 Twitterの情報を整理する
第43回 情報と情報源
第42回 メールの整理を難しくする「心理」を納得させるテクニック
第41回 「Googleデスクトップ」でEVERNOTEのデータも検索してしまう
第40回 すぐに未読であふれるRSSリーダーをどうするか
第39回 EVERNOTEの階層式タグを使う
第38回 Webサイトの記事を一気に読む
第37回 情報整理と文書作成をひとつのツールで
第36回 EVERNOTEとGmailを組み合わせて強力な検索機能を使う
第35回 異なるブラウザでブックマークを同期する
第34回 フォルダ+タグの使い方の一例
第33回 紙copiNetで一気に大量にチェックする
第32回 PDFファイルは開きたくない
第31回 「情報ノート」をタスクリストとしても使いたい
第30回 あれとあれが一緒になれば
第29回 本で得た知識をまとめたい
第28回 IT時代の記憶術
第27回 中途でやめたサービスのデータは…
第26回 情報からアイデアを発想する
第25回 活用したいと思った情報を必ず活用する方法
第24回 ぼんやりした記憶を頼りに検索する
第23回 「とりあえずとって」おきたくなる原因
第22回 書籍もタグで管理する
第21回 「どうしてもとっておきたいエントリ」はどうするか?
第20回 よくある問題 ブックマークはもちろんしています
第19回 大事な情報に限って出てこない
第18回 連絡先情報をどうするか?
第17回 よくある問題 取っておいても読むチャンスがない
第16回 文字情報をとにかく貯めておく
第15回 英語サイトから情報を!
第14回 分類のされかたを研究する
第13回 ネットで気になる情報。とりあえずどうする?
第12回 タグ自体はどう整理する?
第11回 趣味で文具を買っていませんか?
第10回 情報は回遊させる
第9回 大事な情報はトスアップする
第8回 情報の一元化は超難題
第7回 よくある問題 メールの整理ができない!
第6回 ブックマークを同期する
第5回 よくある問題 RSSリーダーの中の大事な情報
第4回 「仕事用資料」の埋没を防ぐには
第3回 よくある問題 情報のタスク化
第2回 よくある問題 [あとで読む]でも読まなくなる
第1回 よくある問題「タグ」を扱う難しさ

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