テンプレートを使おう

Googleドキュメントの「文書」ツールはWebブラウザベースのインタフェースを採用しており、誰でも簡単に社内外向けの書類を作成することが可能。しかし、なかには「なかなかセンスの良い書式が作れなくて……」「急ぎの案件で新規フォーマットを作成している時間がない」といったことも多いはず。そんな時にぜひ活用してもらいたいのがテンプレート機能だ。

Googleドキュメントではクラウドサービスの特徴を生かし、世界中のユーザーによって作成されたテンプレートが利用できるようになっている。文書に限らずプレゼンテーション、スプレッドシート、フォーム、図形描画の各ツールについて多彩なテンプレートがアップロードされており、いる。

テンプレートの使い方は非常に簡単で、Googleドキュメントにアクセスしたら左上にある「新規作成 ▼」から「テンプレート」を選択するだけ。「人気/使用人数/評価順」で並べ替えが行えるほか、「ドキュメント/スプレッドシート/プレゼンテーション/フォーム/描画図形」などタイプでの絞り込み、さらに「アルバム/ビジネス/計算/カレンダーとスケジュール/カード&証明書/休日/ラベル&名刺/法務/手紙&FAX/その他/個人ファイナンス/プレゼンテーションデザイン/履歴書&カバーレター/統計情報/学校&教育」といったカテゴリごとの絞り込みも可能となっている。「言語で絞り込み」から「日本語」を選択しておけば日本語のテンプレートのみを抽出できるし、海外との取引が多い企業ならば「English」を選ぶとよいだろう。

そのほか、テンプレートギャラリーにはドメイン内のユーザーを活用できる「【ドメイン名】テンプレート」、使用履歴から参照が可能な「使用したテンプレート」、個人単位で管理できる「マイ テンプレート」が用意されているのも使いやすいポイントだ。

Googleドキュメントにアクセスしたら、左上にある「新規作成 ▼」から「テンプレート」を選択

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「公開テンプレート」のタブをクリックすると、世界各国のユーザーが作成したテンプレート一覧が表示される

タイプやカテゴリ、言語での絞り込みも簡単に行える。「プレビュー」で内容を確認し、使用するテンプレートが決まったら「このテンプレートを使う」をクリック

テンプレートが開いたら、通常の文書作成と同じ手順で入力・保存といった作業が進められる

文書を作成している途中で、「ここの内容はもう少し細かく書いたほうがよいだろうか?」「最新のデータ集計が終わっていれば数値を載せたい」など、他のユーザーと意見交換が必要なケースも出てくるだろう。Googleドキュメントではこうした場合のために、ファイルの同時編集およびチャット機能を提供している。

しかし、実際には質問したい相手がオンラインでないこともある。そんな時に活躍してくれるのが「ディスカッション」と呼ばれる機能だ。

このディスカッション機能は、Twitterのようにコメントを投稿できるのが特徴。文書ファイルに関するコメントが投稿されると電子メールで通知が送られるため、オンライン状態になった際にコメントを確認できる。また、コメントで「@アカウント名 内容のご確認をお願いします」のように入力すると、任意の相手に対して電子メールで呼びかけができるのも面白い。指定方法は、例えば連絡先が「mycom@gmail.com」であれば「@mycom@gmail.com」といった具合だ。ちなみに、ディスカッションは1つのコメント下部に複数の回答がつけられるスレッド式になっており、「解決」をクリックすることで解決済みマークが表示されるのもわかりやすい。

そのほか、ディスカッション上部の「ドキュメントの統計情報」をクリックすると、7日間の更新情報として「表示回数」および「ディスカッション」の記録も確認できる。

ディスカッションを開始するには、対象ファイルを開いてから右上に表示された「ディスカッション」をクリック

ディスカッションは、1つのコメント下部に複数の回答がつけられるスレッド式で非常に見やすい。任意の相手にディスカッション参加を呼び掛ける際、「@」を入力した段階で候補が表示されるのも便利だ

一連のやり取りを終えたら、「解決」をクリックすることで解決済みマークが表示される

「ディスカッション」の右にある「▼」から「ディスカッションの通知設定」をクリックすると、コメントが追加された場合にメールによる通知を受け取るか、といったディスカッションに関する設定が可能

今回は社内外向けの書類作成をより効率化できる「テンプレートとディスカッション機能」について紹介した。もちろんこれらの機能は文書だけでなく、スプレッドシート/プレゼンテーション/フォーム/描画図形の各ツールでも応用が可能なので、ぜひ日頃のビジネスに役立てていただきたい。

参考になるWebサイト

Google ドキュメントのテンプレート集
http://www.sateraito.jp/Google_Docs_Spreadsheets.html

　

Google ドキュメントの使い方テクニック
　http://www.sateraito.jp/google_apps_learning.html

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